Le prenotazioni e gli ospiti della tua struttura in un archivio solo, collegato al sito e ai portali su cui vendi già le camere.
Vendi le camere su Booking.com e su Airbnb, e intanto rispondi a chi chiama. Ogni prenotazione nuova va chiusa a mano sugli altri canali, e basta un ritardo per avere due ospiti nella stessa camera. Beyond Studio collega il software della struttura a un channel manager, cioè il servizio che tiene allineate le disponibilità sui portali, così il calendario resta uno.
Chi ti trova su Google ti scrive per sapere se c'è posto, e tu rispondi con date e prezzi a mano, spesso il giorno dopo. Intanto quella persona ha già prenotato su un portale. Lo studio aggiunge al tuo sito una pagina di prenotazione che legge le disponibilità del calendario e calcola il prezzo per le notti scelte. La caparra si paga online, nello stesso momento.
All'arrivo chiedi i documenti, li fotografi e poi ricopi i dati di ognuno per la comunicazione degli alloggiati alla Questura. Con il check-in online l'ospite inserisce i suoi dati prima di partire. Tu li ritrovi nella scheda della prenotazione, da controllare quando consegni le chiavi.
La mattina devi dire a chi fa le pulizie quali camere si liberano e quali ospiti arrivano presto. Di solito lo scrivi su WhatsApp a memoria, guardando il calendario. Il software prepara ogni giorno l'elenco delle camere da rifare in ordine di arrivo, e chi pulisce lo apre sul telefono e segna quelle pronte.
A fine mese ricostruisci arrivi e presenze per i dati ISTAT, contando le notti su un foglio. Se tutte le prenotazioni stanno nello stesso archivio, quei conteggi li prepara il software, divisi per provenienza degli ospiti. Tu li controlli e li trasmetti come fai adesso.
Il cliente sceglie giorno e ora tra quelli liberi e paga l'acconto se serve, mentre la prenotazione entra nella tua agenda.
ScopriI programmi che usi già si passano i dati da soli. Ogni informazione si inserisce una volta e arriva dove serve.
ScopriUn gestionale costruito sui passaggi della tua azienda, che tiene insieme i dati oggi divisi tra fogli e programmi diversi.
ScopriUn sito aziendale che spiega cosa fai e si apre in fretta sul telefono, con un modulo che ti porta richieste complete.
ScopriI passaggi che fai a mano ogni giorno, sempre uguali, li fa il programma. A te restano le eccezioni e le decisioni.
ScopriChi gestisce un B&B o una casa vacanza passa buona parte della giornata fra il calendario delle camere e il telefono. Le richieste arrivano dai portali e dal sito, e ognuna va segnata nello stesso calendario prima che qualcun altro prenoti le stesse notti. Poi ci sono le caparre da controllare e gli ospiti da registrare nei tempi previsti.
Un software per strutture ricettive serve a tenere tutto questo in un archivio solo. Ogni prenotazione porta con sé il suo ospite e il suo pagamento, da qualunque canale arrivi.
Non serve costruire tutto nella prima stagione. Per esempio, un affittacamere con quattro stanze potrebbe partire dalla pagina di prenotazione sul sito. Le prenotazioni dirette non pagano la commissione del portale, e il check-in online si può aggiungere l'anno dopo.
In videochiamata racconti come lavori in una settimana di alta stagione, e da lì si sceglie cosa costruire per primo. Lo studio lavora per tappe e ti mostra ogni parte con le tue camere e le tue tariffe, prima di metterla online.
Sì. Il collegamento con i portali passa da un channel manager. Se ne usi già uno, lo studio verifica prima se permette di collegarsi e in che modo; se non lo usi, si sceglie insieme come procedere.
Dipende da quanto tempo ti porta via oggi la gestione a mano. Spesso si parte da una cosa sola, come la pagina di prenotazione sul sito o il check-in online, e il resto si aggiunge dopo.
Dipende dai canali che la Questura e la tua regione mettono a disposizione, e va verificato caso per caso. Quello che si può fare sempre è tenere i dati degli ospiti completi e ordinati, così non devi ricopiarli. Un invio automatico lo studio lo promette solo dopo averlo verificato con te.
Dipende da quante camere o appartamenti gestisci e da quali canali vanno collegati. Dopo la prima videochiamata ti arriva un preventivo scritto voce per voce, prima di iniziare.
Sì. Il software si apre dal browser, sul computer della reception come sul telefono, e i dati stanno su un server con le copie di backup.
Una videochiamata per capire come lavori oggi e cosa vorresti cambiare. La prima chiacchierata non ti impegna a niente.
