Un archivio unico per clienti e lavori
Ogni cliente ha la sua scheda, con i lavori aperti e la storia dei contatti. Chi risponde al telefono trova tutto lì, senza chiedere ai colleghi.
Gestionale su misura
Un gestionale costruito sui passaggi della tua azienda, che tiene insieme i dati oggi divisi tra fogli e programmi diversi.
Ogni reparto ha il suo file, e nessuno ha il quadro
In ufficio l'ordine si scrive su un foglio, in magazzino su un altro, e l'amministrazione ricopia tutto nel programma delle fatture. Quando un cliente chiama per sapere a che punto è il suo lavoro, qualcuno deve alzarsi e andare a chiedere. Un software gestionale su misura parte proprio da questi passaggi.
Per esempio, un'azienda che installa infissi tiene i sopralluoghi su un quaderno e gli ordini ai fornitori su un foglio. Basta una misura cambiata e non riportata per ordinare il pezzo sbagliato.
Cosa si costruisce
Gli stati che usi già
Se per te un lavoro passa da «sopralluogo» a «ordinato» a «montato», il gestionale usa le stesse parole e gli stessi passaggi. Ogni persona sposta il lavoro avanti quando ha finito la sua parte.
Permessi per ruolo
L'amministrazione vede importi e pagamenti, chi lavora fuori vede indirizzo e materiale. Ognuno entra con il suo account e resta traccia di chi ha cambiato cosa.
Avvisi sulle scadenze
Il gestionale ti segnala un lavoro fermo da troppi giorni o un pagamento in ritardo. Gli avvisi arrivano per email oppure compaiono appena entri.
Collegamenti con i programmi che restano
Il programma delle fatture e quello del commercialista restano dove sono. Il gestionale passa loro i dati, così non li ricopi a mano.
Come si lavora
Si segue un lavoro dall'inizio alla fine
In videochiamata si ripercorre un lavoro vero, dalla prima telefonata all'incasso. Ne esce una mappa dei passaggi, con i punti in cui oggi si ricopia o si perde qualcosa.
Prima versione su un reparto
Beyond Studio parte dal punto che crea più problemi e lo mette in mano a chi ci lavora. Il resto dell'azienda continua come prima finché questa parte non regge.
Si allarga un pezzo alla volta
Ogni tappa aggiunge un reparto o un passaggio, e la provi con dati veri. Vedi i progressi mentre lo studio costruisce, e quello che non torna si corregge subito.
Importazione e messa in uso
Clienti e lavori aperti entrano dai fogli di oggi. Lo studio ti mostra come si usa e resta disponibile per le modifiche anche dopo la consegna.
Più nel dettaglio
Quando un gestionale pronto non basta più
Un segnale chiaro è il numero di fogli aperti accanto al programma. Se il gestionale pronto tiene le fatture e tutto il resto vive su Excel, stai pagando un programma per una parte sola del lavoro.
Un altro segnale sono le personalizzazioni chieste al fornitore, una dopo l'altra, ognuna con il suo costo e i suoi tempi. Se ogni mese ti serve una modifica nuova, conviene un gestionale che parta dal tuo modo di lavorare.
Cosa c'è dentro, in pratica
Un software gestionale su misura è fatto di poche parti, messe nell'ordine giusto. Ci sono le schede, come quelle dei clienti e dei lavori, e gli stati che un lavoro attraversa. Poi le persone che possono toccarlo e i documenti che produce.
Il grosso del lavoro sta nel capire come le usi tu. Per questo le prime chiamate servono ad ascoltare, prima di scrivere codice. Se un passaggio oggi esiste solo nella testa di una persona, si mette per iscritto insieme e diventa una regola del gestionale.
Domande frequenti
Quanto costa un software gestionale su misura?
Dipende soprattutto da quanti passaggi deve seguire e da cosa va collegato. Dopo la prima chiamata lo studio ti manda un preventivo voce per voce, con ogni tappa indicata a parte.
Quanto tempo ci vuole?
Dipende da quante parti servono all'inizio. Nel preventivo trovi i tempi di ogni tappa, e la prima parte la usi prima che il resto sia pronto.
Il gestionale funziona anche dal telefono?
Sì. Si apre dal browser, quindi lo usi dall'ufficio come da fuori, con lo stesso account.
Cosa succede ai programmi che uso già?
Quelli che funzionano restano. Il gestionale si collega dove il programma lo permette, e dove non lo permette si scambiano file a orari fissi.
Posso aggiungere funzioni più avanti?
Sì. Dopo la consegna lo studio resta disponibile e aggiunge le parti nuove quando ti servono, per esempio un reparto in più o un nuovo tipo di documento.
Spesso va insieme a
CRM su misura
Contatti e trattative in un posto solo, con le fasi di vendita della tua azienda e un promemoria per ogni cliente da richiamare.
ScopriMagazzino e ordini
Giacenze aggiornate a ogni vendita, ordini dei clienti e ai fornitori nello stesso posto, e un avviso quando un articolo sta per finire.
ScopriCommesse e progetti
Ore e materiali di ogni commessa in un posto solo, confrontati con il preventivo mentre il lavoro è ancora aperto.
ScopriRacconta cosa ti serve
Una videochiamata per capire come lavori oggi e cosa vorresti cambiare. La prima chiacchierata non ti impegna a niente.
