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Sistemi gestionali

Un gestionale che segue il tuo lavoro e mette in un posto solo i dati che oggi stanno sparsi tra fogli e chat.

Parliamone

I dati dell'azienda stanno in cinque posti diversi

Gli ordini arrivano per email, il magazzino lo tieni su un foglio, gli appuntamenti sull'agenda di carta e i turni nel gruppo WhatsApp. Per sapere se un cliente ha pagato apri due programmi, e alla fine chiedi in amministrazione. Un gestionale personalizzato mette questi pezzi nello stesso posto.

Forse hai già provato un gestionale pronto. Aveva decine di funzioni che non usi e mancava proprio quella che ti serviva, così il foglio Excel è rimasto aperto lì accanto.

Cosa costruisce Beyond Studio

Gestionale su misura

Un gestionale costruito sui passaggi della tua azienda, che tiene insieme i dati oggi divisi tra fogli e programmi diversi.

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CRM su misura

Contatti e trattative in un posto solo, con le fasi di vendita della tua azienda e un promemoria per ogni cliente da richiamare.

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Magazzino e ordini

Giacenze aggiornate a ogni vendita, ordini dei clienti e ai fornitori nello stesso posto, e un avviso quando un articolo sta per finire.

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Preventivi, ordini e documenti

Preventivi calcolati dal tuo listino in pochi passaggi, con il PDF pronto da mandare e l'ordine che nasce dal preventivo accettato.

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Agenda e prenotazioni

Un'agenda condivisa tra operatori e stanze, con le prenotazioni dal sito e i promemoria ai clienti, che rispetta le durate e le pause della tua attività.

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Commesse e progetti

Ore e materiali di ogni commessa in un posto solo, confrontati con il preventivo mentre il lavoro è ancora aperto.

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Turni e presenze

I turni della settimana pianificati in un posto solo e visibili a ciascuno sul telefono, con ferie e cambi turno che passano da una richiesta.

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Intranet e strumenti interni

Documenti e procedure interne in un posto solo, con la versione giusta in cima, e le richieste che oggi passano per email trasformate in moduli.

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Come si lavora

  1. Si parte da una giornata di lavoro

    In videochiamata racconti a Beyond Studio cosa succede da quando arriva una richiesta a quando la chiudi. Lo studio segna chi fa cosa e in quale passaggio i dati si perdono.

  2. Lo studio ti propone da dove cominciare

    Un gestionale si costruisce un pezzo alla volta. Il preventivo arriva scritto voce per voce sulla prima parte, di solito quella che oggi ti fa perdere più tempo.

  3. Si costruisce a tappe e tu lo usi con dati veri

    Ogni tappa la provi sul lavoro di tutti i giorni. Quello che non torna si corregge prima di andare avanti con la parte successiva.

  4. Lo studio importa i dati e resta anche dopo

    Clienti e articoli entrano nel gestionale con il loro storico, dai fogli e dai programmi di oggi. Dopo la messa online scrivi a [email protected] per modifiche e aggiunte, e ti risponde una persona.

Più nel dettaglio

Gestionale personalizzato o programma già pronto

I programmi pronti funzionano bene per le cose che tutti fanno allo stesso modo, come la contabilità o le buste paga. Diventano scomodi su quello che fai a modo tuo, per esempio il calcolo di un preventivo o l'assegnazione dei lavori.

Spesso la scelta giusta sta nel mezzo. Il programma pronto resta per la parte che già funziona, e il gestionale personalizzato copre quella che oggi gestisci a mano. Poi lo studio li collega, così un dato inserito in uno arriva anche nell'altro.

Come si collega a ciò che usi già

Prima di scrivere codice si fa l'elenco dei programmi che usi: il servizio di fatturazione elettronica, il programma del commercialista, il sito, la posta. Per ognuno si vede quali dati deve dare al gestionale e quali deve riceverne.

Dove il programma lo permette, il collegamento passa da una API, cioè la porta da cui due programmi si scambiano dati. Dove una API non c'è, si scambiano file a orari fissi, per esempio un'esportazione ogni notte. In tutti e due i casi lo studio ti dice prima cosa si può collegare e cosa resta fuori.

Domande frequenti

Meglio un gestionale personalizzato o uno già pronto?

Se un programma pronto fa quello che ti serve e il suo modo di lavorare ti va bene, conviene quello, e lo studio te lo dice prima. Il gestionale personalizzato ha senso quando passi più tempo a girare intorno al programma che a usarlo.

Quanto costa un gestionale personalizzato?

Dipende da quante parti deve coprire, da quante persone lo usano e da quali programmi va collegato. Dopo la prima chiamata lo studio ti manda un preventivo scritto voce per voce, prima di iniziare.

Posso partire da una parte sola?

Sì, ed è il modo che lo studio ti consiglia. Si comincia per esempio dagli ordini o dagli appuntamenti, e il resto si aggiunge quando la prima parte funziona.

Il gestionale fa anche le fatture elettroniche?

Prepara i dati della fattura partendo da quello che hai già inserito. L'invio al Sistema di Interscambio passa da un servizio di fatturazione elettronica o dal programma del commercialista, a cui il gestionale si collega.

Serve un server in ufficio?

No. Il gestionale si apre dal browser, anche dal telefono, e i dati stanno su un server esterno con le copie di backup.

Chi lo usa ogni giorno deve imparare tutto da capo?

Le schermate usano le parole e i passaggi che il tuo personale conosce già. Alla consegna lo studio ti mostra come si usa, e dopo resta disponibile per dubbi e modifiche.

Le altre aree

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Programmi costruiti intorno al tuo modo di lavorare, quando quelli pronti ti costringono a girare intorno ai loro limiti.

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Il sito che ti fa trovare e la web app che fa prenotare o comprare, scritti a mano e veloci da aprire sul telefono.

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La piattaforma che vuoi lanciare tu, dalla prima versione da provare con clienti veri fino ai pagamenti ricorrenti e alla gestione dopo il lancio.

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Una videochiamata per capire come lavori oggi e cosa vorresti cambiare. La prima chiacchierata non ti impegna a niente.

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