Le iscrizioni e le quote dei soci in un gestionale solo, che ricorda i rinnovi e raccoglie le presenze segnate dal telefono.
A settembre la segreteria raccoglie moduli di carta e certificati, e poi ricopia tutto nel foglio dei soci. Con un modulo di iscrizione online la famiglia inserisce i dati una volta sola e carica i documenti. La scheda del socio è pronta prima che arrivi in sede.
Per sapere chi ha pagato la quota del mese scorri un quaderno o l'estratto conto. Il gestionale segna ogni pagamento e ricorda a chi è in ritardo che la quota è scaduta. Se vuoi, i soci possono pagare online con la carta.
In una società sportiva tenere d'occhio la scadenza del certificato di ogni atleta è un lavoro a parte. Il gestionale registra la data di scadenza e avvisa per tempo la segreteria e l'atleta. Di ogni certificato si conserva solo quello che serve, e lo si decide insieme.
Gli istruttori segnano le presenze su un registro, quando se ne ricordano, e a fine mese non sai quanto è frequentato un corso. Dal telefono l'istruttore apre l'elenco del corso e spunta chi c'è. In una scuola di lingue o di musica lo stesso registro serve a contare le ore di ogni insegnante.
Gli avvisi passano da un gruppo WhatsApp affollato, e chi entra a metà anno non ritrova niente. Dal gestionale mandi un'email a un corso o a una squadra. Ogni socio ha un'area riservata dove ritrova gli avvisi e le ricevute dei suoi pagamenti.
Un gestionale costruito sui passaggi della tua azienda, che tiene insieme i dati oggi divisi tra fogli e programmi diversi.
ScopriRinnovi automatici e cambi di piano collegati al tuo servizio, così l'accesso segue i pagamenti senza controlli a mano.
ScopriUn'area riservata dove ogni cliente entra con il suo account e trova da solo documenti e aggiornamenti sulle sue pratiche.
ScopriUn'agenda condivisa tra operatori e stanze, con le prenotazioni dal sito e i promemoria ai clienti, che rispetta le durate e le pause della tua attività.
ScopriI passaggi che fai a mano ogni giorno, sempre uguali, li fa il programma. A te restano le eccezioni e le decisioni.
ScopriIn molte associazioni la segreteria la fanno i volontari, la sera, dopo il lavoro. In una palestra o in una scuola privata spesso c'è una persona sola al banco, che risponde al telefono mentre iscrive qualcuno.
Un gestionale per associazioni serve a togliere da quelle ore il lavoro ripetitivo. Sono i rinnovi da ricordare e gli elenchi da rifare per ogni corso. Chi sta al banco apre la scheda di un socio dal telefono, mentre gli parla.
Ogni associazione ha il suo statuto e le sue categorie di soci, e una palestra vende abbonamenti mensili e corsi a numero chiuso. Beyond Studio costruisce il gestionale su queste regole, così le quote si calcolano come le calcoli adesso.
Si può partire in piccolo, e per chi ha un bilancio stretto è spesso la scelta più sensata. Per esempio, una scuola di danza potrebbe partire dalle iscrizioni online di settembre e aggiungere le presenze ai corsi durante l'anno.
Dipende da quanto tempo la segreteria passa oggi su iscrizioni e quote. Si può partire da una parte sola, come il modulo di iscrizione online, e aggiungere il resto nelle stagioni successive.
Sì. Il pagamento con carta si collega alla scheda del socio, e la quota risulta pagata senza che nessuno la segni a mano. Chi preferisce pagare in sede continua a farlo, e la segreteria lo registra.
Sì. Se i soci sono in un foglio Excel o in un altro programma, lo studio li importa con le quote e le scadenze, e ti segnala i doppioni, così decidi tu come sistemarli.
Dipende da quanti corsi e soci gestite e da quali parti servono. Dopo la prima videochiamata ti arriva un preventivo scritto voce per voce, prima di iniziare.
Una videochiamata per capire come lavori oggi e cosa vorresti cambiare. La prima chiacchierata non ti impegna a niente.
