Collegamenti tra i programmi che hai
Beyond Studio collega i programmi che usi già attraverso le loro API, per esempio il negozio online con il gestionale. Ogni dato si inserisce in un punto solo e arriva negli altri da sé.
Integrazioni e collegamenti tra programmi
I programmi che usi già si passano i dati da soli. Ogni informazione si inserisce una volta e arriva dove serve.
Gli stessi dati, scritti due volte
Il negozio online riceve un ordine e qualcuno lo riscrive nel gestionale del magazzino. Poi la stessa persona crea la fattura, ricopiando nome, indirizzo e codice fiscale del cliente. Un'integrazione via API tra questi software, cioè un collegamento attraverso la porta da cui due programmi si scambiano dati, toglierebbe di mezzo questi passaggi.
Ogni fornitore ti assicura che il suo programma «si integra», e nessuno fa il collegamento al posto tuo. Intanto un errore di battitura nel magazzino diventa una giacenza sbagliata, e lo scopri quando un cliente ha già pagato un articolo che non c'è.
Cosa si costruisce
Una regola chiara per ogni dato
Si decide quale programma comanda su ogni informazione, per esempio le giacenze il magazzino e i prezzi il gestionale. Così due programmi non si sovrascrivono a vicenda.
Una API per il tuo software
Se il tuo programma su misura deve offrire dati ad altri, lo studio gli costruisce una API documentata. Ogni programma che la usa ha il suo accesso controllato.
Errori gestiti, dati che non si perdono
Se un programma collegato non risponde, il collegamento riprova e tiene da parte i dati. Quando qualcosa resta bloccato ricevi un avviso con il motivo.
File, quando l'API manca
Alcuni programmi non hanno una API. In quel caso lo studio legge i file che sanno esportare, a orari fissi, e porta i dati dove servono.
Come si lavora
Si fa la mappa dei dati
Si elencano i programmi che usi e quali dati passano dall'uno all'altro, a mano o con un file. Dalla mappa si vede subito dove nascono i doppioni.
Lo studio verifica cosa permettono le API
Legge la documentazione di ogni programma e prova l'accesso. Alcune API hanno limiti o costi a parte, ed è meglio saperlo prima di scrivere il preventivo.
Si collega un flusso alla volta
Si parte dal passaggio che ricopi più spesso, per esempio gli ordini dal negozio al magazzino. Si prova su dati veri prima di passare al successivo.
Resta un registro leggibile
Nel registro vedi cosa è passato e cosa si è fermato, con il motivo. Se un fornitore cambia la sua API, è lì che te ne accorgi per primo.
Più nel dettaglio
Prima di collegare due programmi
Conviene chiarire quale dei due è la fonte giusta per ogni informazione. Se il prezzo si cambia sia nel gestionale sia nel negozio online, prima o poi i due valori si separano. A quel punto il collegamento non sa a quale credere.
Serve anche sapere chi ha le credenziali di amministratore dei programmi. Spesso sono intestate a un vecchio fornitore o a un ex collaboratore, e recuperarle è il primo passo pratico. Conviene anche annotare quanti ordini passano in un giorno normale, perché alcune API limitano il numero di richieste.
Collegare i programmi o sostituirli
Collegare i programmi esistenti conviene quando ognuno fa bene il suo lavoro e il problema è solo il passaggio dei dati. Per esempio, un negozio di articoli sportivi contento del suo programma di fatturazione può tenerlo e collegarlo al negozio online.
Se invece passi più tempo a correggere un programma che a usarlo, ha più senso sostituirlo con un software su misura. Poi si collega solo quello che resta. Si valuta insieme guardando la mappa dei dati.
Domande frequenti
Cos'è una API, in pratica?
È la porta da cui un programma accetta richieste da un altro programma, per esempio leggere un ordine o aggiornare una giacenza. Molti programmi in cloud ne hanno una, a volte inclusa nel piano e a volte a pagamento.
Il mio programma non ha una API. Si può collegare lo stesso?
Spesso sì, attraverso i file che sa esportare o una cartella condivisa. Il collegamento è meno immediato, e prima di iniziare lo studio ti spiega cosa comporta.
Serve il permesso dei fornitori dei programmi?
Serve un accesso alle loro API, che di solito si attiva dal tuo account o si chiede al fornitore. Alcuni lo includono nell'abbonamento e altri lo fanno pagare a parte, e lo studio lo controlla all'inizio.
Cosa succede se un fornitore cambia la sua API?
Capita, e spesso i fornitori avvisano in anticipo. Il registro segnala il problema appena si presenta, e dopo la consegna lo studio resta disponibile per adeguare il collegamento.
Quanto costa un'integrazione?
Dipende da quanti programmi colleghi e da quanto sono complete le loro API. Il preventivo arriva dopo la verifica degli accessi, scritto voce per voce.
Spesso va insieme a
Automazione dei processi
I passaggi che fai a mano ogni giorno, sempre uguali, li fa il programma. A te restano le eccezioni e le decisioni.
ScopriNegozi online
Un negozio online con le tue regole di spedizione e i pagamenti che ti servono, collegato al magazzino che usi già.
ScopriMagazzino e ordini
Giacenze aggiornate a ogni vendita, ordini dei clienti e ai fornitori nello stesso posto, e un avviso quando un articolo sta per finire.
ScopriRacconta cosa ti serve
Una videochiamata per capire come lavori oggi e cosa vorresti cambiare. La prima chiacchierata non ti impegna a niente.
