Dati che passano da soli
Gli ordini che arrivano per email o dal sito entrano nel gestionale senza essere ricopiati. Se un dato manca o non torna, l'ordine si ferma e ti avvisa.
Automazione dei processi
I passaggi che fai a mano ogni giorno, sempre uguali, li fa il programma. A te restano le eccezioni e le decisioni.
Le stesse operazioni, ogni mattina
Ogni mattina apri la posta, scarichi gli ordini arrivati di notte e li ricopi nel gestionale uno per uno. Poi mandi a mano le conferme ai clienti e segni le consegne sul calendario. L'automazione dei processi aziendali serve a togliere dalla tua giornata proprio questi passaggi.
Nessuna di queste operazioni richiede una decisione, eppure ti prendono la prima ora di lavoro. E basta un ordine saltato per accorgertene quando il cliente telefona a chiedere dove sia la merce.
Cosa si costruisce
Conferme e solleciti automatici
Le conferme e i solleciti partono al momento giusto, con il testo che decidi tu. Ogni invio resta registrato, così sai chi è stato avvisato e quando.
Documenti compilati dal programma
I contratti e le schede di lavoro si compilano con i dati già presenti nel gestionale. Tu li rileggi e li mandi.
Un registro di quello che succede
Ogni automazione scrive cosa ha fatto e quando. Se qualcosa va storto lo vedi subito, invece di scoprirlo settimane dopo.
Le eccezioni restano a te
Il programma gestisce i casi normali e ti passa quelli strani, con il motivo scritto accanto. Le decisioni che contano continui a prenderle tu.
Come si lavora
Si misurano i passaggi ripetuti
Descrivi a Beyond Studio un processo dall'inizio alla fine, con quante volte lo fai a settimana e quanto tempo ti prende. Serve a capire quali automazioni ripagano il lavoro e quali no.
Lo studio scrive le regole e tu le confermi
Prima di automatizzare si mette per iscritto cosa deve fare il programma in ogni caso, eccezioni comprese. Se una regola non ti convince si cambia sulla carta, dove costa poco.
Si parte da un processo solo
Si automatizza un processo e per qualche settimana lo si lascia girare accanto al lavoro fatto a mano. Quando i risultati coincidono, la versione manuale si può spegnere.
Gli altri si aggiungono uno alla volta
Ogni processo nuovo passa dallo stesso controllo. Così sai sempre quale automazione fa cosa, e dove guardare se un risultato ti sembra strano.
Più nel dettaglio
Quali processi automatizzare per primi
Conviene partire dai passaggi frequenti e sempre uguali, che oggi passano per copia e incolla. Sono i più facili da descrivere con regole precise, e quelli dove un errore di distrazione costa di più. Per esempio, un'agenzia di pratiche auto che ogni giorno controlla le scadenze delle revisioni e telefona ai clienti potrebbe partire dagli avvisi.
Sui processi che cambiano ogni mese, o che dipendono da un giudizio caso per caso, conviene aspettare. Prima si stabilizza il modo di lavorare, poi lo si automatizza.
A cosa fare attenzione
Un'automazione che nessuno guarda può sbagliare per settimane senza che nessuno se ne accorga. Per questo ognuna ha un registro e manda un avviso quando qualcosa non torna, e in azienda una persona sa dove guardare.
Va considerato anche cosa succede quando uno dei programmi collegati cambia. Se il fornitore aggiorna il suo sistema, l'automazione va ricontrollata, ed è uno dei motivi per cui lo studio resta disponibile dopo la consegna.
Domande frequenti
Devo cambiare i programmi che uso?
Di solito no. L'automazione lavora sopra quelli che hai già, purché permettano di leggere e scrivere i dati dall'esterno, e lo studio lo verifica all'inizio.
Cosa succede se un'automazione sbaglia?
Ogni automazione ha dei controlli, e se un dato non torna si ferma e ti avvisa invece di andare avanti. Nel registro trovi cosa ha fatto, quindi l'errore si ritrova e si corregge.
Si può automatizzare tutto?
Conviene di no. I passaggi che richiedono un giudizio restano a una persona, mentre si automatizzano quelli sempre uguali, dove l'errore di distrazione è più frequente.
Esistono già servizi come Zapier o Make. Perché non usare quelli?
Per collegamenti semplici tra programmi diffusi vanno bene, e se bastano lo studio te lo dice. Quando le regole sono complicate o i dati sono delicati, un'automazione scritta apposta si controlla meglio e non dipende dai limiti di un servizio esterno.
Quanto costa?
Dipende da quanti processi vuoi automatizzare e da quanti programmi sono coinvolti. Si può partire da un processo solo, con un preventivo scritto voce per voce prima di iniziare.
Spesso va insieme a
Integrazioni e collegamenti tra programmi
I programmi che usi già si passano i dati da soli. Ogni informazione si inserisce una volta e arriva dove serve.
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Una videochiamata per capire come lavori oggi e cosa vorresti cambiare. La prima chiacchierata non ti impegna a niente.
