Agenda per operatore e per stanza
Ogni persona ha la sua colonna, e anche stanze e attrezzature hanno la loro. Il gestionale non lascia prenotare due volte la stessa stanza nello stesso orario.
Agenda e prenotazioni
Un'agenda condivisa tra operatori e stanze, con le prenotazioni dal sito e i promemoria ai clienti, che rispetta le durate e le pause della tua attività.
L'agenda di carta sta sul bancone, e il telefono squilla mentre lavori
Rispondi al telefono con le mani occupate, sfogli l'agenda e cerchi un buco tra due appuntamenti. Intanto un cliente scrive su WhatsApp per spostare quello di domani, e un altro non si presenta senza avvisare. Un gestionale appuntamenti mette tutto nella stessa agenda, visibile a chi lavora con te.
Per esempio, uno studio di fisioterapia con più terapisti e due stanze deve far combaciare gli orari delle persone con quelli delle stanze. Basta un appuntamento segnato sulla pagina sbagliata per trovarsi in due nella stessa stanza.
Cosa si costruisce
Servizi con durata e pause
Un trattamento dura cinquanta minuti più dieci per riordinare, una visita di controllo ne dura venti. L'agenda propone solo gli orari in cui il servizio ci sta per intero.
Prenotazioni dal sito
Il cliente sceglie servizio e orario tra quelli liberi, e l'appuntamento entra in agenda. Decidi tu quali servizi si prenotano da soli e quali aspettano la tua conferma.
Promemoria ai clienti
Il giorno prima parte un messaggio per email o SMS con data e ora, e un link per disdire. Il posto liberato torna subito disponibile.
Scheda cliente e storico
Ogni cliente ha lo storico degli appuntamenti e le note che lasci. Chi lo riceve sa cosa è stato fatto l'ultima volta.
Acconto alla prenotazione, se lo vuoi
Per i servizi lunghi puoi chiedere un acconto al momento della prenotazione. Il pagamento passa da un servizio di pagamento online, e l'appuntamento si conferma quando arriva.
Come si lavora
Si parte dalla settimana tipo
Racconti quanto dura ogni servizio e quali orari fa ciascun operatore, comprese le eccezioni come il sabato a turno. Da qui nascono le regole dell'agenda.
Prima l'agenda interna
Beyond Studio comincia dall'agenda che usate in sede, perché deve funzionare prima di aprirla ai clienti. Per qualche giorno può stare accanto a quella di carta.
Poi le prenotazioni online
Quando le regole reggono, lo studio apre le prenotazioni dal sito, anche su pochi servizi all'inizio. Poi si guarda con te come le usano i clienti, e si allarga ad altri servizi.
Promemoria e acconti
Per ultimi arrivano promemoria e acconti, che servono quando l'agenda è piena di appuntamenti veri.
Più nel dettaglio
Le regole che rendono l'agenda affidabile
Un'agenda condivisa funziona se rispetta i vincoli che oggi tieni a mente. Per esempio il tempo da lasciare tra due clienti, o l'operatore che il martedì esce prima. Scritte nel gestionale, queste regole valgono per tutti, anche per chi prenota dal sito alle undici di sera.
Le eccezioni restano possibili. Chi lavora in sede può forzare un appuntamento fuori orario, e il gestionale lo segna in modo che resti visibile a tutti.
Le disdette e chi non si presenta
Un appuntamento saltato lascia un'ora vuota in agenda. Il promemoria del giorno prima, con il link per disdire, spinge chi non può venire ad avvisare in tempo. Il posto torna libero e qualcun altro può prenotarlo.
Per chi salta spesso, la scheda cliente tiene il conto delle assenze. Decidi tu se chiedere a quelle persone un acconto, o se confermare a mano le loro prenotazioni. Se lavori con una lista d'attesa, il gestionale può avvisare il primo della lista quando un posto si libera.
Domande frequenti
Posso importare gli appuntamenti già fissati?
Sì, da un file o da un'agenda online che permette l'esportazione. Se oggi usi la carta, si inseriscono a mano solo le prossime settimane.
I clienti devono registrarsi per prenotare?
Non per forza. Si può chiedere solo il nome e un recapito, oppure dare un accesso a chi prenota spesso.
Gli operatori vedono gli appuntamenti nel calendario del telefono?
Si può fare in modo che ognuno ritrovi i suoi appuntamenti nel calendario che usa già. Il gestionale resta l'unico posto dove l'agenda si modifica, così non nascono doppioni.
I promemoria via SMS hanno un costo?
Gli SMS passano da un servizio di invio esterno, che si paga a messaggio. Il costo è indicato nel preventivo, così decidi se usarli o restare sulle email.
Quanto costa?
Dipende da quanti operatori e stanze devi gestire e da quali parti ti servono, come le prenotazioni online o gli acconti. Dopo la prima chiamata lo studio ti manda il preventivo voce per voce.
Spesso va insieme a
Prenotazioni e pagamenti online
Il cliente sceglie giorno e ora tra quelli liberi e paga l'acconto se serve, mentre la prenotazione entra nella tua agenda.
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