Un accesso personale per ogni cliente
Ogni cliente entra con il suo account e vede solo le sue cose. Se un'azienda cliente ha più referenti, ognuno ha il suo accesso.
Portali clienti e aree riservate
Un'area riservata dove ogni cliente entra con il suo account e trova da solo documenti e aggiornamenti sulle sue pratiche.
«A che punto è la mia pratica?»
Per esempio, uno studio tecnico che segue pratiche edilizie riceve ogni giorno telefonate ed email con la stessa domanda. Un portale clienti con un'area riservata risponderebbe al posto tuo, e invece oggi l'unico archivio è la tua casella di posta.
Poi c'è chi chiede di rimandare un documento già spedito, perché non lo trova più. Ogni richiesta ti costa il tempo di cercare il fascicolo e scrivere due righe, e la giornata se ne va in risposte.
Cosa si costruisce
Documenti sempre a disposizione
Contratti e relazioni si caricano una volta e restano lì, ordinati per data. Il cliente li scarica quando gli servono, anche a un anno di distanza.
Lo stato di ogni pratica
Il cliente vede a che punto è la sua pratica, con le fasi che usi tu nel lavoro. Quando la pratica avanza, gli arriva un'email.
Richieste e documenti dal cliente
Il cliente ti manda domande e documenti dal portale, già legati alla pratica giusta. Gli allegati smettono di perdersi tra le conversazioni email.
Collegato al tuo gestionale
Se i dati stanno già in un gestionale, il portale li legge da lì. Così non devi aggiornare le stesse informazioni in due posti.
Come si lavora
Si sceglie cosa vede il cliente
Si parte dalle domande che ricevi più spesso. Ognuna diventa un'informazione che il cliente trova da solo nel portale.
Si decide chi accede a cosa
Si stabiliscono i ruoli, per esempio cliente e collaboratore dello studio. È la parte da curare di più, perché un documento visto dalla persona sbagliata è un problema serio.
Si prova con pochi clienti
Il portale si apre prima a un gruppo di clienti di fiducia. Le loro difficoltà al primo accesso dicono cosa spiegare meglio prima di aprirlo a tutti.
Si apre a tutti
Beyond Studio prepara l'email di invito e una breve guida al primo accesso. Il portale si presenta con il nome e i colori della tua azienda.
Più nel dettaglio
Cosa mettere nel portale
Nel portale va quello che il cliente ti chiede più spesso e che puoi mostrare senza spiegarlo. Lo stato di una pratica funziona bene se le fasi hanno nomi chiari. Se servono commenti tecnici, conviene scriverli apposta per il cliente.
Lascia fuori le note interne e le bozze. Conviene tenere due campi separati, uno per lo studio e uno per il cliente. Così un appunto interno non finisce per errore sotto gli occhi del cliente.
Dati personali e accessi
Un'area riservata contiene quasi sempre dati personali, quindi il loro trattamento va previsto dall'inizio. Si decide insieme per quanto tempo restano i documenti e cosa succede all'account quando un cliente chiude il rapporto con te. Conviene anche stabilire chi, nello studio, può caricare documenti e chi può solo leggerli.
L'informativa privacy la prepari con il tuo consulente. Beyond Studio costruisce il portale in modo che le scelte scritte lì si possano applicare, per esempio cancellando i documenti alla scadenza prevista.
Domande frequenti
I documenti dei clienti sono al sicuro?
Ogni cliente ha un accesso personale e i dati viaggiano cifrati. Per i documenti con dati personali si decide insieme chi li può vedere e per quanto tempo restano nel portale.
I clienti devono installare un'app?
No. Il portale si apre dal browser, anche dal telefono. Al primo accesso il cliente sceglie la sua password e da lì entra quando vuole.
Posso caricare molti documenti insieme?
Sì, si può prevedere il caricamento di più file in una volta, abbinati al cliente giusto dal nome del file o dalla cartella. Se i documenti escono già da un gestionale, il portale può prenderli da lì.
E i clienti che preferiscono scrivermi?
Possono continuare a farlo. Il portale si affianca all'email, e chi lo trova comodo smette da solo di chiederti i documenti.
Quanto costa?
Dipende da cosa deve mostrare il portale e da quali programmi deve leggere. Dopo la prima chiamata ti arriva un preventivo scritto voce per voce.
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