Gestionale per B&B e case vacanza: cosa deve fare davvero

Un gestionale per B&B serve a togliere lavoro ripetitivo: tiene in un solo calendario le prenotazioni di tutti i canali, incassa caparre e saldi, raccoglie i dati degli ospiti e prepara gli adempimenti come le schedine per la Questura e l'imposta di soggiorno. Il criterio per sceglierlo è semplice: quante cose oggi fai a mano, e quante il gestionale fa al posto tuo dal primo giorno.

Cos'è un gestionale per B&B e in cosa si distingue da un calendario?

Un calendario dice quali notti sono occupate. Un gestionale, chiamato anche PMS (property management system), sa anche chi arriva, da quale canale, quanto ha pagato e quanto deve ancora pagare, quali documenti mancano e cosa va comunicato alle autorità.

La differenza si vede nelle giornate piene. Con il calendario e un foglio Excel, ogni arrivo richiede di aprire tre o quattro programmi: il portale per i dati, la banca per controllare il bonifico, il portale della Questura per la schedina, il foglio dell'imposta di soggiorno. Con un gestionale, la prenotazione è il centro e tutto il resto parte da lì.

Quali funzioni deve avere un gestionale per B&B?

Le funzioni che considero indispensabili, in ordine di quanto tempo fanno risparmiare a una piccola struttura, sono queste:

• calendario unico collegato ai portali, per non vendere due volte la stessa notte;
• elenco prenotazioni da tutti i canali, con lo stato del pagamento;
• pagamenti online con caparra e saldo, incassati sul conto della struttura;
• check-in online, per raccogliere i dati degli ospiti prima dell'arrivo;
• invio delle schedine al Portale Alloggiati della Polizia di Stato;
• calcolo dell'imposta di soggiorno secondo il regolamento del tuo comune;
• anagrafica ospiti con storico dei soggiorni;
• statistiche su occupazione, incassi e tariffa media.

A queste si aggiungono funzioni utili a seconda della struttura: servizi extra come colazione o transfer, messaggi in un'unica casella, accessi separati per chi fa le pulizie, la comunicazione dei dati ISTAT.

Serve anche il channel manager?

Se vendi su più di un portale, sì. Il channel manager è la parte che collega il calendario del gestionale a Booking.com, Airbnb e agli altri canali, aggiornando prezzi e disponibilità in tutti i posti insieme. Molti gestionali lo includono, altri lo collegano a un servizio esterno. In entrambi i casi la cosa importante è che il calendario sia uno solo. Ne ho parlato nella guida su cos'è un channel manager.

Quali adempimenti può gestire un gestionale?

Gli obblighi di una struttura ricettiva italiana sono parecchi, e un buon gestionale ne prepara la maggior parte partendo dalle prenotazioni:

• schedine alloggiati, da trasmettere alla Questura entro 24 ore dall'arrivo;
• dati ISTAT su arrivi e presenze, inviati al portale statistico della regione;
• imposta di soggiorno, con tariffe, esenzioni e totali per i versamenti;
• CIN, il codice identificativo nazionale, da riportare su annunci e comunicazioni.

Ho dedicato una guida specifica ad Alloggiati Web, dove spiego anche come evitare la ricopiatura dei dati. Una cautela che ripeto sempre: l'invio automatico dei dati ISTAT dipende dal portale della singola regione, quindi va verificato caso per caso prima di contarci.

Quali domande fare prima di scegliere un gestionale?

Prima di firmare un abbonamento, chiedi una prova con dati realistici e fai queste domande:

• lo uso dal telefono? Molti gestori lavorano in giro, tra una colazione e un check-in;
• cosa succede alle prenotazioni che ho già? Vanno importate, non ricopiate a mano;
• chi mi aiuta ad attivarlo? La configurazione iniziale è la parte più delicata;
• dove sono i dati e posso esportarli? Se un giorno cambi, devi poter portare via tutto;
• come si paga? Canone fisso, percentuale sulle prenotazioni, moduli a parte;
• c'è un vincolo di durata? Un abbonamento disdicibile ti lascia libero di cambiare idea.

Sui costi, il consiglio è confrontare l'importo annuale totale. Un canone basso con una percentuale su ogni prenotazione diretta, in alta stagione, può costare più di un canone fisso più alto.

Quali errori vedo più spesso?

Gli errori più comuni non riguardano il software, ma il modo in cui viene introdotto:

• attivare tutto insieme. Meglio partire da calendario e prenotazioni, poi aggiungere pagamenti, poi schedine e imposta;
• lasciare canali fuori dal gestionale. Le prenotazioni telefoniche annotate sul quaderno sono quelle che causano gli overbooking;
• configurare male le tariffe. Se le regole di prezzo non sono scritte bene all'inizio, si passano mesi a correggere preventivi;
• non coinvolgere chi lavora con te. Chi fa le pulizie o accoglie gli ospiti deve avere un accesso suo, con le informazioni che gli servono.

Come si passa dal foglio Excel al gestionale?

Il passaggio fa paura soprattutto per le prenotazioni già prese. In realtà, se organizzato bene, si fa in pochi giorni. Il percorso che seguo con le strutture è questo:

1. scelta del momento: meglio la bassa stagione, quando arrivano poche prenotazioni nuove;
2. configurazione: sistemazioni, tariffe, regole di soggiorno, dati della struttura, metodi di pagamento;
3. importazione delle prenotazioni future, da portali e fogli, con un controllo a campione;
4. qualche giorno in parallelo: il vecchio foglio resta come verifica, ma le prenotazioni nuove si inseriscono solo nel gestionale;
5. formazione, anche breve, per chi lavora con te.

Dopo un paio di settimane il foglio Excel di solito non lo apre più nessuno.

Un gestionale va bene anche per chi ha più strutture?

Sì, e anzi è lì che fa risparmiare più tempo. Chi gestisce più B&B o più appartamenti, magari per conto di proprietari diversi, ha bisogno di vedere tutto insieme ma anche di tenere separati incassi, statistiche e documenti per ciascuna struttura. Un buon gestionale permette di passare da una struttura all'altra con lo stesso accesso, e di dare ai collaboratori accessi limitati a quello che devono vedere.

Chi lavora con te deve usare il gestionale?

Sì, ma ognuno con il suo accesso e solo per quello che gli serve. Chi fa le pulizie ha bisogno dell'elenco delle camere da preparare, con arrivi e partenze del giorno; chi accoglie gli ospiti deve vedere prenotazioni, pagamenti e dati del check-in; il commercialista può ricevere un'esportazione degli incassi. Dare a tutti la stessa password del titolare è comodo il primo giorno, ma rende impossibile sapere chi ha modificato cosa.

Meglio un gestionale pronto o uno su misura?

Per un B&B, una casa vacanza o un piccolo hotel, un gestionale pronto e ben configurato copre quasi sempre le esigenze, e costa molto meno di uno sviluppato da zero. Il su misura ha senso quando il modello di lavoro è davvero diverso dal solito: più attività insieme (camere, ristorante, esperienze), regole di prezzo particolari, integrazioni con sistemi già in uso. In quei casi lavoro su un gestionale su misura oppure su collegamenti tra il gestionale e gli altri programmi.

ROOMIO, il gestionale che ho sviluppato

ROOMIO è il mio software in abbonamento per strutture ricettive: B&B, case vacanze e affitti brevi, affittacamere, agriturismi e masserie, piccoli hotel, aree sosta camper. Funziona dal browser, anche da telefono, senza installazione.

Comprende prenotazioni dirette dal sito, channel manager, trasmissione delle schedine al Portale Alloggiati dopo il collegamento dell'account della struttura, comunicazione ISTAT dove il portale regionale lo consente, check-in online con un link personale per ogni prenotazione, pagamenti con caparra e saldo, calcolo dell'imposta di soggiorno, anagrafiche ospiti, messaggi e statistiche. L'abbonamento è mensile e disdicibile senza penali, e l'attivazione la seguo insieme alla struttura, con l'importazione delle prenotazioni esistenti. Puoi provarlo nella demo con i dati di una struttura di esempio, dalla pagina di ROOMIO.

Ne parliamo?

Se stai valutando un gestionale per il tuo B&B o la tua casa vacanza, scrivimi e dimmi come lavori oggi: canali, numero di sistemazioni, chi ti aiuta. Ti mostro con i tuoi dati cosa cambierebbe, e ti dico con franchezza se ti serve davvero. Qui trovi come lavoro con le strutture ricettive.

Crediti delle immagini

• Copertina: foto di Eryk Piotr Munk su Unsplash