Gestionale e prenotazioni per strutture ricettive
ROOMIO
ROOMIO, il gestionale per strutture ricettive
ROOMIO è il software proprietario di Beyond Studio per chi gestisce una struttura ricettiva, dal B&B con tre camere all'area camper. Raccoglie in un unico gestionale le prenotazioni dal sito e dai portali, registra gli ospiti, prepara le schedine per la Questura e incassa online. Funziona dal browser, anche sul telefono, e l'attivazione si fa insieme a una persona.
Per chi è
Bed and breakfast
In un B&B spesso si fa tutto da soli: si risponde alle richieste, si prepara la colazione e si registrano gli ospiti. Con la prenotazione diretta l'ospite vede subito cosa è libero e prenota senza aspettare una risposta, e una camera venduta su Booking.com si chiude anche su Airbnb e sulla pagina di prenotazione.
Case vacanze e affitti brevi
Uno o più appartamenti, prenotazioni da portali diversi e ospiti che arrivano quando il gestore non c'è. Disponibilità, prezzi e soggiorno minimo si impostano una volta sola, il check-in online raccoglie i dati prima dell'arrivo e il CIN compare dove serve.
Affittacamere
Camere singole, soggiorni brevi e un ricambio frequente di ospiti. Le schedine partono per la Questura, gli ospiti si registrano online prima di arrivare, e caparra e saldo si incassano alle scadenze impostate.
Agriturismi e masserie
Camere, suite e appartamenti nella stessa struttura, ognuno con tariffe e disponibilità sue. Cene, degustazioni, escursioni e transfer si propongono durante la prenotazione, e l'anagrafica conserva lo storico di chi torna.
Piccoli hotel
Uno strumento completo senza la complessità dei sistemi pensati per le grandi catene. Tariffe, soggiorni minimi e disponibilità per ogni tipologia di camera, un accesso personale per ogni collaboratore della reception e i numeri del periodo da esportare.
Aree sosta camper
Il camperista sceglie le date e la piazzola e paga prima di arrivare. Anche le soste a ore si gestiscono e si incassano da ROOMIO, con corrente, carico e scarico aggiunti insieme alla sosta, e ROOMIO può collegarsi ai sistemi di accesso dell'area.
Cosa risolve
Richieste da troppi canali
Le richieste arrivano per telefono, email e WhatsApp, e ogni prenotazione va confermata a mano. Con la pagina di prenotazione l'ospite vede disponibilità e prezzi, paga online e la prenotazione entra nel calendario da sola.
Calendari da allineare uno per uno
Quando arriva una prenotazione da un portale, gli altri calendari vanno aggiornati a mano. In ROOMIO prezzi, disponibilità e occupazione si impostano una volta e arrivano su Booking.com, Airbnb e sugli altri portali collegati.
Schedine e ISTAT un ospite alla volta
I dati per la Questura e per le statistiche regionali si inseriscono a mano, ospite per ospite. ROOMIO li prende dalla prenotazione e dal check-in online, li trasmette al Portale Alloggiati e tiene le ricevute in archivio.
Caparre e saldi da rincorrere
Si controllano i bonifici e si tengono a mente le scadenze. Con ROOMIO si chiede il pagamento completo oppure una caparra, e il saldo viene addebitato alla scadenza prevista.
Tutto quello che fa
19 funzioni, in un programma solo che si apre dal browser.
Prenotazioni dirette
Una pagina di prenotazione con il nome e le foto della struttura, dove l'ospite sceglie, prenota e paga senza passare dai portali. Mostra solo le sistemazioni libere, con le tariffe impostate in ROOMIO, nella lingua di chi prenota. ROOMIO non trattiene percentuali.
Channel manager
Prezzi, disponibilità e occupazione si impostano una sola volta e vengono pubblicati su Booking.com, Airbnb e gli altri portali collegati. Quando una camera viene prenotata, la disponibilità si aggiorna anche sugli altri canali.
Alloggiati Web
I dati degli ospiti entrano con la prenotazione o con il check-in online, e le schedine vanno al Portale Alloggiati della Polizia di Stato senza essere ricopiate. Ogni ricevuta resta in archivio e si ritrova dalla prenotazione. Se manca un dato, la schedina non parte finché non viene completato.
Comunicazione ISTAT
Arrivi e presenze per il portale statistico della regione, ricavati dalle prenotazioni e dalle registrazioni degli ospiti, senza doppio inserimento. ROOMIO si collega al sistema usato dalla regione della struttura.
Check-in online
Prima dell'arrivo l'ospite riceve un link personale e inserisce i propri dati e quelli di chi viaggia con lui, dal telefono e senza app. Il link vale solo per quella prenotazione e non contiene dati personali. I dati arrivano nella scheda della prenotazione, pronti per le schedine.
Calendario
Arrivi, partenze e occupazione di tutte le unità in un'unica vista, a righe per tipologia o a mese.
Prenotazioni
Tutte le prenotazioni, da qualsiasi canale, con lo stato del pagamento e i dati dell'ospite. Si inseriscono, si modificano e si cancellano dallo stesso elenco, e quelle dei portali hanno la stessa scheda di quelle dirette.
Tariffe e restrizioni
Prezzi per periodo, soggiorno minimo e altre restrizioni, gestiti da ROOMIO e pubblicati su tutti i canali collegati.
Servizi extra
Colazione, transfer, pulizie, cene ed escursioni si aggiungono durante la prenotazione, e l'ospite li ritrova già nel totale.
Pagamenti online
Ogni struttura incassa sul proprio conto Stripe e sceglie i metodi da offrire: carta, Apple Pay, Google Pay, PayPal, Klarna e gli altri disponibili. Si può chiedere il pagamento completo oppure una caparra con il saldo addebitato alla scadenza. Nel gestionale ci sono incassi, rate programmate e pagamenti registrati a mano.
Ospiti
Anagrafiche, storico dei soggiorni e documenti di ogni ospite.
Messaggi
Le conversazioni con gli ospiti, dalle email alle chat ai messaggi dei portali, in un'unica casella. Per WhatsApp un clic apre la conversazione con il messaggio già pronto.
Statistiche
Occupazione, incassi e tariffa media per periodo, con la possibilità di esportare i dati.
Imposta di soggiorno
Tariffa, esenzioni e tetto di notti si impostano secondo il regolamento del Comune. ROOMIO calcola l'imposta su ogni prenotazione e prepara i totali per versamenti e dichiarazione.
CIN e dati della struttura
Il codice identificativo nazionale compare dove serve: sulla pagina di prenotazione, nelle conferme e nelle comunicazioni agli ospiti, insieme ai dati della struttura.
Prenotazione dentro il sito
Chi ha già un sito inserisce la prenotazione con un pulsante o un riquadro, senza mandare l'ospite su un'altra pagina. Il riquadro funziona in qualsiasi sito, WordPress compreso.
Più strutture e collaboratori
Chi gestisce più strutture, anche diverse fra loro, le vede tutte dallo stesso account. Ogni collaboratore ha il proprio accesso.
Modulo aree camper
Piazzole prenotabili online, soste a ore, servizi come corrente e carico e scarico, e il collegamento ai sistemi di accesso dell'area, come sbarre e varchi. Il modulo funziona da solo oppure insieme a camere e bungalow.
Da computer e da telefono
ROOMIO funziona dal browser su computer, tablet e telefono, senza installare niente. I dati della struttura e degli ospiti sono conservati nell'Unione europea.
ROOMIO, da vicino
Schermate vere del programma.
Il calendario mette in fila tutte le tipologie e mostra, giorno per giorno, prenotazioni e camere libere.
Prenotazioni dirette e dei portali nello stesso elenco, con lo stato del pagamento di ognuna.
Le tariffe di ogni camera e listino, notte per notte, con lo stato dell'invio ai canali collegati.
Le schedine per la Questura giornata per giornata, con le ricevute da ritirare e i file pronti da trasmettere.
Il portale di prenotazione mostra solo le sistemazioni libere per le date scelte, con il totale del soggiorno.
Occupazione, incassi e tariffa media del periodo, con il peso delle prenotazioni dirette rispetto ai portali.
Come si parte
Prima chiamata
Si parte da una chiamata per conoscere la struttura e capire come si lavora oggi.
Proposta
Arriva una proposta scritta con costi e tempi.
Configurazione
Unità, tariffe, servizi, imposta di soggiorno, portali, Alloggiati Web e pagamenti si configurano insieme, a distanza.
Importazione
Tutte le prenotazioni già ricevute entrano in ROOMIO, anche quelle segnate a mano.
Formazione e avvio
Il gestore impara a usare ROOMIO e la struttura è pronta a partire, e l'intera attivazione richiede in genere meno di una settimana.
Dopo
Anche dopo l'attivazione c'è sempre una persona a cui scrivere, con assistenza in italiano.
Si collega con
- Booking.com
- Airbnb
- Stripe (carta, Apple Pay, Google Pay, PayPal, Klarna)
- Portale Alloggiati della Polizia di Stato
- Portali statistici regionali per la comunicazione ISTAT
- Qualsiasi sito, WordPress compreso, con il riquadro di prenotazione
Domande su ROOMIO
Bisogna cambiare il sito che si ha già?
No. La prenotazione diretta si collega al sito esistente con un pulsante o un riquadro, che si inserisce in qualsiasi sito, WordPress compreso.
Si possono continuare a usare Booking.com e Airbnb?
Sì. ROOMIO mantiene sincronizzati i portali, e gli account restano della struttura.
Quali portali si possono collegare?
Booking.com, Airbnb e i principali portali turistici. Quelli che la struttura usa si verificano insieme durante la proposta.
Le schedine partono da sole?
Sì, dopo aver collegato l'account Alloggiati Web della struttura. Se manca un dato, la schedina non viene inviata finché non viene completato.
Servono le credenziali Alloggiati Web?
Sì. L'account si collega insieme durante l'attivazione.
Le schedine valgono per tutte le tipologie di struttura?
Sì. L'obbligo riguarda sia le strutture ricettive sia gli affitti brevi.
La comunicazione ISTAT funziona in ogni regione?
Sì. ROOMIO lavora con i portali statistici di tutte le regioni.
L'ospite deve installare un'app per il check-in?
No. Il check-in online si apre dal telefono, con il link personale della prenotazione.
ROOMIO trattiene una percentuale sulle prenotazioni dirette?
No. Restano solo i costi del circuito di pagamento.
Dove arrivano i pagamenti degli ospiti?
Direttamente sul conto Stripe della struttura.
Serve installare qualcosa?
No. ROOMIO funziona dal browser, anche dal telefono.
Possono usarlo anche i collaboratori?
Sì. Ogni persona che lavora nella struttura può avere un accesso separato.
Si possono gestire più strutture con un solo account?
Sì, anche se sono diverse fra loro.
Ha senso anche per una struttura con tre camere?
Sì. Il canone viene calcolato sulla struttura.
Il modulo camper si può usare insieme a camere o bungalow?
Sì. Funziona da solo oppure insieme alle altre unità. Le sbarre compatibili si verificano durante la proposta.
Quanto costa?
Il prezzo si calcola sulla struttura, perché tre camere e un'area con cento piazzole hanno esigenze diverse. C'è un'attivazione iniziale, pagata una volta, che comprende configurazione, collegamenti e importazione delle prenotazioni, e un canone mensile che dipende dal numero di unità, dai portali collegati e dai moduli. Aggiornamenti, hosting, assistenza in italiano e conservazione dei dati nell'Unione europea sono sempre inclusi.
Ci sono costi nascosti?
No. Restano solo le commissioni del circuito di pagamento.
C'è un vincolo di durata?
No. L'abbonamento è mensile e si può disdire quando si vuole, senza penali.
Si possono aggiungere moduli in seguito?
Sì. Il canone si aggiorna dal mese successivo.
Quanto tempo serve per partire?
L'attivazione richiede in genere meno di una settimana.
Quanto ci vuole per ricevere la proposta?
La risposta per fissare una chiamata arriva entro 24 ore lavorative, e la proposta è scritta e senza impegno.
Si può provare prima di decidere?
Sì. La demo è aperta a tutti e non chiede registrazione. È il gestionale completo con i dati di una struttura di esempio, e nessuna modifica viene salvata.
Dove sono conservati i dati?
Nell'Unione europea, con copie di sicurezza giornaliere e connessioni cifrate.
E se la struttura non ha ancora un sito?
Si può avere il sito della struttura collegato a ROOMIO, con la prenotazione diretta già inclusa e camere, prezzi e disponibilità presi dal gestionale. È pronto in circa due settimane, con hosting e manutenzione inclusi, e il dominio resta intestato alla struttura.
Vedi ROOMIO al lavoro
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Scrivi due righe sulla tua attività: Beyond Studio ti mostra il programma e ti spiega come attivarlo.
