Channel manager: cos'è e come funziona, spiegato semplice

Un channel manager è un software che tiene allineati prezzi e disponibilità di una struttura ricettiva su tutti i canali dove vende: Booking.com, Airbnb, altri portali e il sito. Imposti le tariffe e le date libere in un solo posto, e lui le pubblica ovunque. Quando arriva una prenotazione da un canale, chiude quella notte anche sugli altri, così non vendi due volte la stessa camera.

Perché si chiama channel manager?

Nel linguaggio del turismo, ogni posto dove vendi le notti è un «canale»: un portale, un'agenzia, il tuo sito, il telefono. Il channel manager «gestisce i canali», cioè fa da centralino tra il tuo calendario e tutti questi punti vendita.

Senza channel manager il lavoro si fa a mano. Arriva una prenotazione da Booking.com, apri Airbnb e chiudi le stesse date, poi aggiorni il calendario sul sito, poi magari il quaderno o il foglio Excel. Finché i canali sono due e le camere poche, si regge. Quando si aggiunge un portale, o arriva l'estate, prima o poi una data sfugge.

Come funziona un channel manager in pratica?

Il funzionamento si capisce con un esempio. Immagina un B&B con tre camere, venduto su due portali e sul sito.

1. Il gestore imposta nel gestionale le tariffe di giugno, il soggiorno minimo di due notti nel fine settimana e la disponibilità delle tre camere.
2. Il channel manager invia questi dati ai portali collegati, che li mostrano agli utenti.
3. Un ospite prenota la camera matrimoniale su un portale per il 14 e il 15 giugno.
4. Il portale invia la prenotazione al channel manager, che la registra nel calendario della struttura.
5. Il channel manager riduce la disponibilità di quella camera su tutti gli altri canali, sito compreso.

Tutto questo avviene con collegamenti diretti tra i sistemi, le cosiddette API, che permettono ai programmi di scambiarsi dati senza intervento umano.

Che differenza c'è tra channel manager e sincronizzazione iCal?

È la domanda che mi fanno più spesso, perché molti partono dai calendari iCal, cioè i link che i portali offrono per esportare e importare le date occupate. Funzionano, ma hanno due limiti importanti:

• trasmettono solo le date occupate, non prezzi, soggiorni minimi o restrizioni;
• si aggiornano a intervalli, non nel momento esatto in cui arriva la prenotazione. In quella finestra di tempo, un altro ospite può prenotare la stessa notte su un altro canale.

Il channel manager, invece, scambia prenotazioni, prezzi e disponibilità in modo strutturato e molto più rapido. iCal va bene per un appartamento con pochi soggiorni all'anno; per una struttura che lavora davvero su più portali è una scommessa.

Il channel manager serve anche a un piccolo B&B?

Serve quando vendi su più di un canale e hai un periodo dell'anno in cui le prenotazioni arrivano fitte. Non è la dimensione della struttura a deciderlo, ma il rischio di errore. Un affittacamere con due stanze su tre portali ha più bisogno di un channel manager di un hotel che vende solo al telefono.

C'è anche un vantaggio meno evidente: il tempo. Cambiare i prezzi di agosto su tre portali, uno per uno, porta via una serata. Con il channel manager lo fai una volta, e sei sicuro che ovunque compaia la stessa tariffa, o una tariffa diversa per canale se è una scelta tua.

Channel manager, gestionale e motore di prenotazione: chi fa cosa?

Sono tre strumenti diversi, spesso venduti insieme:

• il gestionale (PMS) è dove vivono prenotazioni, ospiti, pagamenti, pulizie e documenti;
• il channel manager collega il calendario del gestionale ai portali;
• il motore di prenotazione è la parte che permette di prenotare direttamente sul sito della struttura.

La cosa che conta è che leggano tutti lo stesso calendario. Se il gestionale è uno, il channel manager un altro e il motore del sito un terzo, ognuno con il suo calendario, il rischio di disallineamento ritorna. Ho approfondito il ruolo del motore nella guida sul motore di prenotazione per il sito.

Cosa controllare prima di scegliere un channel manager?

Le domande che faccio sempre, prima di consigliare una soluzione a una struttura, sono queste:

• quali portali collega davvero, con collegamento diretto e non solo tramite iCal;
• cosa sincronizza: solo disponibilità, oppure anche prezzi, restrizioni e prenotazioni complete;
• come gestisce le modifiche e le cancellazioni che arrivano dai portali;
• se il calendario è lo stesso del gestionale e del sito;
• chi ti assiste quando un portale rifiuta un aggiornamento, e in che lingua;
• come si esce: se un giorno cambi sistema, puoi esportare prenotazioni e anagrafiche?

Un consiglio pratico: prima di collegare tutto, sistema bene tipologie e tariffe nel gestionale. Il channel manager pubblica quello che trova. Se le camere sono descritte in modo confuso o i prezzi hanno eccezioni non registrate, il disordine si moltiplica su tutti i portali.

Cosa succede quando si collega il channel manager la prima volta?

La prima attivazione è il momento più delicato, e conviene farla con calma, magari in bassa stagione. I passaggi tipici sono:

1. mappatura delle sistemazioni: ogni camera o appartamento del gestionale viene associato alla sua scheda sul portale. Se sul portale la stessa camera compare con due nomi diversi, è il momento di fare ordine;
2. mappatura delle tariffe: si decide quale listino del gestionale alimenta quale tariffa del portale, per esempio la tariffa rimborsabile e quella non rimborsabile;
3. importazione delle prenotazioni future, così il calendario parte già completo;
4. verifica: si confrontano disponibilità e prezzi sul gestionale e sui portali, data per data, sulle settimane successive;
5. prova reale: una prenotazione di prova, poi annullata, per vedere che tutto si aggiorni.

Saltare la verifica è l'errore più costoso: un'associazione sbagliata tra due camere può restare nascosta per settimane, fino al primo overbooking.

Si possono avere prezzi diversi per ogni canale?

Sì, ed è una scelta legittima. Molti gestori applicano sui portali un prezzo leggermente più alto, per compensare la commissione, e tengono il prezzo migliore sul proprio sito. Il channel manager permette di farlo con una regola, per esempio un aumento percentuale per un certo portale, invece di gestire listini separati a mano. Ne parlo anche nella guida sulle prenotazioni dirette.

Il channel manager evita sempre l'overbooking?

Lo riduce moltissimo, ma serve qualche attenzione. Ci sono situazioni in cui un portale accetta comunque una prenotazione, per esempio se la struttura ha modificato qualcosa direttamente sull'extranet del portale, scavalcando il channel manager. Per questo la regola d'oro è una: prezzi e disponibilità si cambiano solo dal gestionale, mai a mano sui singoli portali.

Anche le prenotazioni prese al telefono o via WhatsApp vanno inserite subito nel gestionale. Se restano sul quaderno, il channel manager non può sapere che quella camera è occupata.

Il channel manager di ROOMIO

In ROOMIO, il gestionale che ho sviluppato per le strutture ricettive, prezzi, disponibilità e occupazione si impostano una volta e vengono pubblicati sui portali collegati. Quando arriva una prenotazione, la disponibilità si aggiorna su tutti i canali. Tariffe per periodo, soggiorno minimo e altre restrizioni vengono pubblicate allo stesso modo.

Tutte le prenotazioni, da qualsiasi canale, finiscono in un elenco unico con lo stato del pagamento, e il calendario mostra arrivi, partenze e occupazione di tutte le sistemazioni. Tra i portali collegabili ci sono Booking.com, Airbnb e i principali portali turistici. I dettagli sono nella pagina di ROOMIO.

Ne parliamo?

Se oggi chiudi le date a mano su più portali, o usi i calendari iCal e ti è già capitato un ospite di troppo, scrivimi. Guardo con te i canali che usi e ti dico cosa collegare e in che ordine. Trovi anche come lavoro con le strutture ricettive e quando conviene un collegamento su misura tra sistemi diversi.

Crediti delle immagini

• Copertina: foto di Ries Bosch su Unsplash