Un archivio unico per clienti e lavori
Ogni cliente può avere la sua scheda, con i lavori aperti e la storia dei contatti. Chi risponde al telefono trova tutto lì, senza chiedere ai colleghi.
Gestionale su misura
Sviluppo gestionali che riuniscono clienti, attività, documenti e scadenze in un sistema costruito sui processi della tua azienda.
Ogni reparto ha il suo file, e nessuno ha il quadro
In ufficio l'ordine si scrive su un foglio, in magazzino su un altro, e l'amministrazione ricopia tutto nel programma delle fatture. Quando un cliente chiama per sapere a che punto è il suo lavoro, qualcuno deve alzarsi e andare a chiedere. Un software gestionale su misura parte proprio da questi passaggi.
Per esempio, un'azienda che installa infissi tiene i sopralluoghi su un quaderno e gli ordini ai fornitori su un foglio. Basta una misura cambiata e non riportata per ordinare il pezzo sbagliato.
Esempi di funzionalità
Le funzionalità vengono definite in base alle tue esigenze, agli strumenti già in uso e alla fattibilità dei collegamenti necessari. La proposta iniziale specifica cosa è incluso nel progetto e cosa può essere aggiunto in seguito.
Gli stati che usi già
Se per te un lavoro passa da «sopralluogo» a «ordinato» a «montato», il gestionale può usare le stesse parole e gli stessi passaggi. Ogni persona sposta il lavoro avanti quando ha finito la sua parte.
Permessi per ruolo
Per esempio, l'amministrazione vede importi e pagamenti e chi lavora fuori vede indirizzo e materiale. Ognuno entra con il suo account e resta traccia di chi ha cambiato cosa.
Avvisi sulle scadenze
Il gestionale può segnalarti un lavoro fermo da troppi giorni o un pagamento in ritardo. Gli avvisi arrivano per email oppure compaiono appena entri.
Collegamenti con i programmi che restano
Il programma delle fatture e quello del commercialista restano dove sono. Dopo aver verificato la compatibilità, il gestionale può passare loro i dati, così non li ricopi a mano.
Come lavoriamo
Seguiamo un lavoro dall'inizio alla fine
In videochiamata ripercorriamo un lavoro vero, dalla prima telefonata all'incasso. Ne esce una mappa dei passaggi, con i punti in cui oggi si ricopia o si perde qualcosa.
Prima versione su un reparto
Parto dal punto che crea più problemi e lo metto in mano a chi ci lavora. Il resto dell'azienda continua come prima finché questa parte non regge.
Si allarga un pezzo alla volta
Ogni tappa aggiunge un reparto o un passaggio, e la provi con dati veri. Ti mostro i progressi lungo la strada, e quello che non torna lo correggo subito.
Importazione e messa in uso
Importo clienti e lavori aperti dai fogli di oggi e ti mostro come si usa il gestionale. Anche dopo la consegna puoi contattarmi per modifiche, secondo quanto concordato.
Lavori realizzati
Progetti del portfolio in cui c'era anche questo servizio, con le schermate e le funzioni costruite.
Software proprietariItalia
ROOMIO
Prenotazioni dirette e dai portali, check-in online, schedine per la Questura e pagamenti in un solo gestionale.
Gestionale su misura: cosa sapere prima di partire
Quando un gestionale pronto non basta più
Un segnale chiaro è il numero di fogli aperti accanto al programma. Se il gestionale pronto tiene le fatture e tutto il resto vive su Excel, stai pagando un programma per una parte sola del lavoro.
Un altro segnale sono le personalizzazioni chieste al fornitore, una dopo l'altra, ognuna con il suo costo e i suoi tempi. Se ogni mese ti serve una modifica nuova, conviene un gestionale che parta dal tuo modo di lavorare.
Cosa c'è dentro, in pratica
Un software gestionale su misura è fatto di poche parti, messe nell'ordine giusto. Ci sono le schede, come quelle dei clienti e dei lavori, e gli stati che un lavoro attraversa. Poi le persone che possono toccarlo e i documenti che produce.
Il grosso del lavoro sta nel capire come le usi tu. Per questo nelle prime chiamate ascolto, prima di scrivere codice. Se un passaggio oggi esiste solo nella testa di una persona, lo mettiamo per iscritto insieme e diventa una regola del gestionale.
Domande frequenti
Quanto costa un software gestionale su misura?
Dipende soprattutto da quanti passaggi deve seguire e da cosa va collegato. Dopo la prima chiamata ricevi una proposta voce per voce, con ogni tappa indicata a parte.
Quanto tempo ci vuole per sviluppare un gestionale su misura?
Dipende da quante parti servono all'inizio. Nella proposta trovi i tempi di ogni tappa, e la prima parte la usi prima che il resto sia pronto.
Il gestionale funziona anche dal telefono?
Sì. Si apre dal browser, quindi lo usi dall'ufficio come da fuori, con lo stesso account.
Cosa succede ai programmi che uso già?
Quelli che funzionano restano. Verifico dove il programma permette un collegamento diretto, e dove non lo permette valutiamo uno scambio di file a orari fissi.
Posso aggiungere funzioni più avanti?
Sì. Anche dopo la consegna posso aggiungere le parti nuove quando ti servono, per esempio un reparto in più o un nuovo tipo di documento, secondo quanto concordato.
Meglio un gestionale pronto o uno su misura?
Se un programma pronto copre quasi tutto il tuo lavoro, conviene quello, e te lo dico. Il su misura conviene quando lavori intorno al programma, con fogli Excel a parte e personalizzazioni pagate una alla volta. Spesso la strada giusta è un gestionale su misura che si collega ai programmi pronti che funzionano.
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