Alloggiati Web: inviare le schedine alla Questura senza errori

Alloggiati Web è il portale della Polizia di Stato su cui chi ospita persone a pagamento comunica i loro dati alla Questura. L'obbligo riguarda hotel, B&B, affittacamere, case vacanza e anche le locazioni brevi. La comunicazione va fatta entro 24 ore dall'arrivo, oppure entro 6 ore se il soggiorno non supera le 24 ore. Si può fare a mano, ospite per ospite, oppure in automatico da un gestionale collegato.

Chi deve inviare le schedine alla Questura?

L'obbligo nasce dall'articolo 109 del Testo unico delle leggi di pubblica sicurezza, che impone ai gestori di strutture ricettive di comunicare le generalità delle persone alloggiate. Nel tempo è stato esteso anche a chi affitta immobili o parti di immobili per periodi brevi, comprese le case vacanza e gli appartamenti dati in locazione breve.

In concreto, se ospiti turisti a pagamento, devi comunicare i loro dati, anche se affitti un solo appartamento come privato. Restano fuori, in genere, i contratti di locazione più lunghi, che seguono altre regole.

Entro quando vanno inviate?

I termini sono due:

• entro 24 ore dall'arrivo dell'ospite, per i soggiorni superiori alle 24 ore;
• entro 6 ore dall'arrivo, per i soggiorni che non superano le 24 ore.

In pratica, il giorno dell'arrivo è il momento giusto per inviare tutto. Rimandare alla sera dopo, nei periodi pieni, è il modo più sicuro per dimenticare qualcuno.

Quali dati servono?

Per ogni ospite servono nome e cognome, sesso, data e luogo di nascita, cittadinanza, oltre alle date di arrivo e di permanenza. Per l'ospite singolo, o per il capofamiglia e il capogruppo, servono anche gli estremi del documento d'identità: tipo, numero e luogo di rilascio. Per i familiari e i componenti del gruppo bastano le generalità.

Il documento va verificato, perché l'obbligo è identificare la persona, non solo trascrivere dei dati. Sul tema dell'identificazione degli ospiti, e su cosa ha stabilito il Consiglio di Stato sul self check-in, ho scritto una guida a parte sul check-in online.

Come si ottengono le credenziali di Alloggiati Web?

Le credenziali si chiedono alla Questura competente per territorio, seguendo la procedura che ciascuna Questura pubblica sul suo sito. Di solito servono una domanda, una copia del documento e i dati della struttura o dell'immobile. Con le credenziali si accede al portale e si inviano le schedine.

Una volta abilitato, puoi inserire gli ospiti in tre modi:

1. a mano, compilando il modulo del portale ospite per ospite;
2. caricando un file con più schedine, nel formato previsto dal portale;
3. tramite un software collegato, che invia i dati in automatico dopo che hai autorizzato il collegamento.

Cosa sono le ricevute e perché conservarle?

Dopo l'invio, il portale rende disponibile una ricevuta che attesta le comunicazioni fatte. È la tua prova di aver adempiuto, quindi va scaricata e conservata. Se arriva un controllo e non hai la ricevuta, ricostruire cosa hai inviato e quando diventa complicato.

Il consiglio pratico è prendere l'abitudine di scaricare le ricevute con regolarità, oppure usare un sistema che le archivi da solo insieme alla prenotazione.

Cosa si rischia se non si inviano le schedine?

L'omessa comunicazione non è un semplice ritardo amministrativo. L'articolo 109 rinvia alle sanzioni dell'articolo 17 dello stesso Testo unico, che prevede l'arresto fino a tre mesi o l'ammenda fino a 206 euro. Al di là della sanzione, è una questione di sicurezza pubblica, ed è per questo che i controlli vengono fatti.

Quali errori si fanno più spesso?

Lavorando agli strumenti per le strutture ricettive, gli errori che vedo ricorrere sono questi:

• ospiti dimenticati: si inserisce il titolare della prenotazione e ci si scorda dei compagni di viaggio;
• dati raccolti male: luoghi di nascita esteri scritti in modo diverso da come li vuole il portale, documenti con il numero trascritto sbagliato;
• schedine inviate in ritardo, perché i dati arrivano solo all'ingresso e la giornata è piena;
• ricevute non scaricate, scoperte mancanti solo al momento del controllo;
• doppio lavoro: gli stessi dati ricopiati nel gestionale, poi su Alloggiati Web, poi per l'ISTAT.

Quasi tutti questi errori hanno la stessa causa: i dati vengono ricopiati a mano più volte.

Cosa fare se si sbaglia una schedina?

Capita: una data di nascita invertita, un documento con una cifra sbagliata, un ospite inserito due volte. Il portale prevede la possibilità di annullare una schedina inviata, entro tempi limitati, per poi inviarla di nuovo corretta. Ti consiglio di verificare nel manuale del portale entro quando è possibile farlo e, se il termine è passato, di contattare l'ufficio competente della Questura per sapere come procedere.

Il modo migliore per non trovarsi in questa situazione è controllare i dati prima dell'invio, confrontandoli con il documento originale al momento dell'identificazione.

Alloggiati Web e comunicazione ISTAT sono la stessa cosa?

No, sono due adempimenti diversi, anche se partono dagli stessi ospiti:

• Alloggiati Web serve alla pubblica sicurezza: identifica chi alloggia nella struttura, con generalità e documenti;
• la comunicazione ISTAT serve alle statistiche sul turismo: conta arrivi e presenze, con la provenienza degli ospiti, e si invia al portale statistico della regione, con regole e scadenze regionali.

Molte strutture le compilano entrambe a mano, ricopiando gli stessi dati in due portali diversi. Quando i dati sono raccolti una volta sola, nel gestionale, possono alimentare entrambe le comunicazioni. Per l'invio automatico all'ISTAT, però, la compatibilità dipende dal portale della singola regione e va verificata caso per caso.

Come si automatizza l'invio delle schedine?

Il modo più affidabile è raccogliere i dati una volta sola, il prima possibile, e farli viaggiare da soli:

1. l'ospite riceve un link di check-in online e inserisce i suoi dati e quelli di chi viaggia con lui;
2. il gestionale controlla che non manchi nulla;
3. all'arrivo, dopo l'identificazione, la schedina parte verso Alloggiati Web;
4. la ricevuta viene archiviata con la prenotazione;
5. gli stessi dati servono per la comunicazione ISTAT e per l'imposta di soggiorno.

È un esempio tipico di automazione dei processi: non elimina l'obbligo, elimina la ricopiatura.

Un esempio di giornata con l'invio automatico

Pensa a un sabato di agosto con sei arrivi. Senza automazione, la sera si aprono il portale, i documenti fotografati e il quaderno, e si inseriscono una ventina di persone una per una. Con i dati raccolti prima e l'invio collegato, la giornata cambia: la mattina il gestionale segnala le due prenotazioni con dati incompleti, all'arrivo si verificano i documenti e si completano i dati mancanti, le schedine partono e le ricevute si archiviano. La sera resta solo un controllo veloce dell'elenco.

Chi ha più strutture ha bisogno di più credenziali?

In genere le credenziali sono legate alla struttura e alla Questura competente per territorio. Chi gestisce più strutture, magari in province diverse, può quindi avere più accessi da tenere in ordine. Conviene annotare per ciascuna struttura le credenziali in uso e le relative scadenze, e verificare che ogni prenotazione venga inviata con l'accesso giusto.

Come funziona in ROOMIO?

In ROOMIO, il gestionale che ho sviluppato per le strutture ricettive, dopo il collegamento dell'account Alloggiati della struttura le schedine vengono trasmesse al Portale Alloggiati della Polizia di Stato senza ricopiatura, e le ricevute restano in archivio. Se manca un dato, la schedina non parte: è una scelta voluta, perché una schedina incompleta è peggio di una schedina ferma che ti segnala cosa manca.

I dati arrivano dal check-in online, con un link personale per ogni prenotazione, e servono anche per la comunicazione ISTAT, dove il portale regionale lo consente. Le altre funzioni sono descritte nella pagina di ROOMIO.

Ne parliamo?

Se oggi inserisci le schedine a mano e vuoi capire quanto tempo puoi recuperare, scrivimi. Partiamo da come raccogli i dati degli ospiti e arriviamo a un flusso che li chiede una volta sola. Qui trovi come lavoro con B&B, case vacanza e strutture ricettive.

Fonti

• Portale Alloggiati Web, Polizia di Stato
• Testo unico delle leggi di pubblica sicurezza, R.D. 773/1931 (Normattiva)

Crediti delle immagini

• Copertina: foto di Nicole Geri su Unsplash