Fatturazione elettronica nel gestionale: come si collega allo SdI

Per avere la fatturazione elettronica nel gestionale si collega il programma a un intermediario accreditato presso il Sistema di Interscambio dell'Agenzia delle Entrate, quasi sempre attraverso delle API. Il gestionale prepara il file XML della fattura partendo dai dati che ha già, cioè cliente, ordine e righe, e lo passa all'intermediario. L'intermediario lo invia allo SdI, riporta al gestionale l'esito della consegna e scarica le fatture ricevute dai fornitori.

Il vantaggio è che nessuno ricopia più i dati da un programma all'altro. L'ordine consegnato diventa fattura con un clic, e lo stato della fattura si vede accanto al cliente.

Come funziona la fattura elettronica, in breve?

In Italia la fattura elettronica è obbligatoria dal 2019 anche fra imprese e verso i consumatori, oltre che verso la pubblica amministrazione, e dal 2024 anche per chi applica il regime forfettario. È un file in formato XML, scritto secondo le specifiche tecniche dell'Agenzia delle Entrate, che passa obbligatoriamente dal Sistema di Interscambio, lo SdI.

Lo SdI controlla il file. Se è corretto lo recapita al destinatario e manda a chi l'ha emessa una ricevuta di consegna. Se ci sono errori lo scarta con una notifica che spiega il motivo. Se il destinatario non è raggiungibile, la fattura viene comunque messa a disposizione nella sua area riservata sul sito dell'Agenzia, e l'emittente riceve una notifica di mancata consegna.

Il destinatario si individua con il codice destinatario di sette caratteri, che indica il canale da cui riceve le fatture, oppure con un indirizzo PEC. Per le pubbliche amministrazioni si usa il codice univoco ufficio di sei caratteri.

In che modo un gestionale può inviare fatture allo SdI?

Le strade previste sono diverse: il portale gratuito Fatture e Corrispettivi dell'Agenzia, la PEC, oppure canali diretti come web service e trasferimento di file, che richiedono un accreditamento tecnico presso lo SdI.

Per una piccola o media impresa la strada più pratica è quasi sempre un intermediario. Si tratta di aziende già accreditate che offrono API documentate: il gestionale manda il file, l'intermediario si occupa di inviarlo, di firmarlo se serve, di raccogliere le notifiche e spesso anche della conservazione. Accreditarsi direttamente ha senso solo con volumi molto alti o esigenze particolari.

Quando costruisco questo collegamento, scelgo l'intermediario insieme al cliente. Guardo la qualità della documentazione delle API, l'ambiente di prova, il modo in cui vengono restituiti esiti e fatture passive, e i costi in base ai volumi.

Cosa deve fare il gestionale prima dell'invio?

Deve preparare un file corretto, perché lo SdI scarta quelli che non rispettano le specifiche. Gli scarti più comuni derivano da dati incompleti o incoerenti:

• partita IVA o codice fiscale del cliente sbagliati;
• codice destinatario mancante o errato;
• natura dell'operazione non indicata o non coerente con l'aliquota zero;
• totali che non tornano per un arrotondamento;
• data della fattura successiva a quella di invio.

Un gestionale ben fatto controlla questi dati quando inserisci il cliente o l'ordine, prima ancora di arrivare alla fattura. La correttezza formale di partita IVA e codice fiscale si controlla con la loro cifra di controllo, e per i clienti di altri paesi dell'Unione si può interrogare il servizio europeo VIES. I codici natura IVA si scelgono da un elenco, con la descrizione accanto, invece di essere scritti a mano.

Sulle regole fiscali, come la scelta della natura dell'operazione o il trattamento dell'imposta di bollo, la decisione spetta al tuo commercialista. Il programma deve solo applicare le sue indicazioni sempre allo stesso modo.

Quali tempi bisogna rispettare per emettere la fattura?

La fattura immediata va trasmessa entro dodici giorni dall'operazione. La fattura differita, che riepiloga più consegne documentate da documenti di trasporto, va emessa entro il giorno quindici del mese successivo a quello delle consegne.

Un gestionale può aiutare con promemoria e riepiloghi: le consegne del mese ancora da fatturare, le fatture preparate ma non inviate, gli scarti da correggere. Una fattura scartata si considera non emessa, quindi va corretta e rinviata in tempo. Sui termini da rispettare dopo uno scarto conviene chiedere al commercialista.

Come entrano nel gestionale le fatture dei fornitori?

Dallo stesso intermediario. Le fatture passive arrivano allo SdI, che le recapita al canale indicato dal tuo codice destinatario. Se il canale è l'intermediario collegato al gestionale, le fatture entrano da sole nel programma.

Da lì il lavoro utile è abbinarle a ciò che hai ordinato. Il gestionale può confrontare la fattura del fornitore con l'ordine e con il documento di trasporto, segnalare prezzi diversi da quelli concordati e preparare la scadenza del pagamento. Il commercialista riceve le stesse fatture per la contabilità, di solito dal proprio canale o da un'esportazione.

Per collegare poi i pagamenti ai movimenti del conto, trovi le possibilità nella guida sulla riconciliazione bancaria automatica.

E la conservazione delle fatture elettroniche?

Le fatture vanno conservate per dieci anni, secondo le regole sulla conservazione dei documenti digitali. Tenere una copia del file sul server o in una cartella condivisa non basta: serve un sistema di conservazione che garantisca integrità e immodificabilità nel tempo.

Le strade sono tre. L'Agenzia delle Entrate offre un servizio gratuito di conservazione, a cui si aderisce dal portale Fatture e Corrispettivi. Molti intermediari includono la conservazione nel servizio. In alternativa ci si affida a un conservatore specializzato.

Il gestionale deve solo sapere dove sono conservate le fatture e permetterti di ritrovarle in fretta. Il resto è responsabilità del servizio di conservazione scelto.

Conviene un gestionale con la fattura integrata o un programma separato?

Dipende da quanto lavoro c'è prima della fattura. Se emetti poche fatture partendo da zero, un buon programma di fatturazione pronto basta, e costa poco.

Il collegamento con il gestionale conviene quando la fattura è l'ultimo passo di un lavoro che il gestionale segue già: ordini, consegne, commesse, prenotazioni, abbonamenti. In quei casi i dati ci sono tutti, e ricopiarli in un altro programma è tempo perso e una fonte di errori.

Una via di mezzo, che propongo spesso, è lasciare la fatturazione nel programma che usi e collegarci il gestionale. Il gestionale manda i dati, il programma di fatturazione emette la fattura. Funziona se il programma di fatturazione ha API che permettono di creare fatture, e va verificato prima. Per i negozi online vale lo stesso discorso, che approfondisco nella guida su come collegare e-commerce e gestionale.

Come si gestiscono acconti e note di credito?

Sono i casi in cui il collegamento fra gestionale e fattura elettronica fa risparmiare più errori. Un acconto genera una fattura sua, e al saldo la fattura finale deve tenerne conto. Se il gestionale conosce l'ordine, sa quanti acconti sono stati fatturati e prepara il saldo con i riferimenti giusti.

La nota di credito serve quando una fattura va annullata o ridotta, per un reso o un errore. Anche lei è un file XML che passa dallo SdI, con un tipo di documento diverso e il riferimento alla fattura originale. Il gestionale la prepara partendo dalla fattura da correggere, così i dati del cliente e le righe sono già al loro posto.

In entrambi i casi conta la coerenza. Se ordine, acconti, saldo e note di credito vivono nello stesso programma, il cliente non riceve mai una fattura con importi che non tornano, e tu sai in ogni momento quanto resta da fatturare per ogni lavoro.

Quali errori evitare nel collegamento?

Il primo è non usare l'ambiente di prova dell'intermediario. Le fatture di prova servono a verificare tutti i casi: cliente privato, cliente con partita IVA, pubblica amministrazione, operazioni esenti, note di credito.

Il secondo è non gestire gli esiti. Un gestionale che manda la fattura e non legge la risposta dello SdI ti fa credere che sia tutto a posto, mentre la fattura è stata scartata.

Il terzo è lasciare la numerazione a due programmi diversi. La numerazione delle fatture deve essere progressiva e senza buchi, quindi deve deciderla un programma solo.

Ne parliamo?

Se oggi prepari le fatture ricopiando gli ordini da un programma all'altro, raccontami quali programmi usi e quante fatture emetti. Ti propongo il collegamento più semplice, dopo aver verificato cosa permettono i programmi coinvolti. Trovi come lavoro nella pagina sulle integrazioni tra programmi, nel gestionale su misura e negli esempi per il commercio. Mi scrivi dalla pagina contatti.

Crediti delle immagini

• Copertina: foto di SumUp su Unsplash