Riconciliazione bancaria automatica: abbinare incassi e fatture

La riconciliazione bancaria automatica abbina ogni movimento del conto corrente alla fattura o alla scadenza a cui si riferisce, confrontando importo, data, causale e nome di chi ha pagato. I movimenti arrivano nel gestionale direttamente dalla banca, attraverso i servizi di open banking, oppure da un estratto conto esportato. Le regole abbinano da sole i casi chiari e lasciano a una persona solo quelli dubbi.

È il lavoro che in molte piccole imprese si fa a fine mese, con l'estratto conto stampato accanto all'elenco delle fatture e un evidenziatore in mano.

Perché conviene automatizzare la riconciliazione?

Perché sapere chi ha pagato serve ogni giorno a più persone in azienda. Il commerciale deve sapere se un cliente ha fatture scadute prima di accettare un nuovo ordine. L'amministrazione deve sollecitare in tempo. Il titolare vuole sapere quanta liquidità entrerà nelle prossime settimane.

Quando la riconciliazione si fa a mano una volta al mese, queste informazioni arrivano in ritardo. Capita di sollecitare un cliente che ha già pagato, con una figuraccia, o di non accorgersi di un cliente che ha smesso di pagare da tre mesi.

Come arrivano i movimenti bancari nel gestionale?

Le strade sono due.

La prima è l'open banking. Le regole europee sui servizi di pagamento, note come PSD2, permettono a fornitori autorizzati di leggere i movimenti del conto con il consenso del titolare. Il gestionale si collega a uno di questi fornitori, tu autorizzi l'accesso dal sito della tua banca, e i movimenti arrivano da soli ogni giorno. Il consenso va rinnovato periodicamente, di norma ogni centottanta giorni, con un nuovo accesso dalla banca.

La seconda è l'estratto conto esportato. Quasi tutti gli home banking permettono di scaricare i movimenti in un file, in formati come CSV, Excel o i tracciati standard del sistema bancario italiano ed europeo. Il gestionale importa il file e procede all'abbinamento. È meno comodo, perché qualcuno deve scaricare il file, ma funziona con qualsiasi banca.

Alcuni conti aziendali online offrono anche API proprie, che permettono di leggere i movimenti direttamente. Prima di scegliere la strada verifico sempre cosa mette a disposizione la tua banca.

Come fa il programma a capire quale fattura è stata pagata?

Con regole che imitano quello che farebbe una persona attenta. In ordine di affidabilità:

1. la causale contiene il numero della fattura e l'importo coincide;
2. l'importo coincide con una fattura aperta dello stesso cliente, riconosciuto dal nome o dall'IBAN di chi ha pagato;
3. l'importo coincide con la somma di più fatture aperte dello stesso cliente;
4. l'importo coincide con una sola fattura aperta di tutto l'archivio, in un intervallo di date ragionevole.

Ogni abbinamento ha un grado di sicurezza. Quelli certi si chiudono da soli. Quelli probabili si propongono a una persona, che conferma con un clic. Quelli senza candidati restano in un elenco da guardare.

Con il tempo il programma impara gli IBAN dei clienti: la prima volta che confermi un pagamento di un cliente, il suo IBAN viene salvato nella scheda e le volte successive l'abbinamento diventa più sicuro.

Cosa succede con i pagamenti parziali o cumulativi?

Sono i casi che fanno perdere più tempo a mano, e un buon programma li gestisce.

Il pagamento parziale, come un acconto o una rata, chiude solo una parte della fattura. Il programma registra l'importo pagato e lascia aperto il residuo, con la sua scadenza. Il pagamento cumulativo copre più fatture in un solo bonifico. Il programma propone le combinazioni di fatture aperte che danno quell'importo e, se la causale le cita, le abbina da solo.

Ci sono poi le piccole differenze: commissioni trattenute dalla banca del cliente, arrotondamenti, abbuoni. Si può stabilire una tolleranza sotto la quale la differenza viene registrata come abbuono o commissione, e sopra la quale serve una persona.

E i pagamenti con carta, PayPal o altri servizi?

Qui la riconciliazione cambia. Quando un cliente paga online, sul conto non arriva il suo pagamento. Arriva un versamento cumulativo del servizio di pagamento, che raggruppa molti incassi e trattiene le commissioni.

Per abbinarlo bisogna leggere il dettaglio dal servizio stesso. Le principali piattaforme di pagamento mettono a disposizione API o report che dicono quali incassi compongono ogni versamento, e con quali commissioni. Il gestionale legge quel dettaglio, abbina ogni incasso alla sua fattura o al suo ordine, e poi abbina il versamento cumulativo al movimento in banca.

Se vendi abbonamenti o servizi con pagamenti ricorrenti, questo passaggio diventa fondamentale. Ne parlo nella pagina su abbonamenti e pagamenti online.

Come si scrive la causale per facilitare l'abbinamento?

Si chiede al cliente di indicare il numero della fattura, e glielo si rende facile. Sulla fattura, accanto all'IBAN, si scrive la causale da usare. Nei solleciti e nelle email di pagamento la si ripete.

Per alcuni tipi di incasso, come le rate o le iscrizioni, si può dare a ogni cliente un codice personale da mettere in causale. Il programma lo riconosce anche se il cliente aggiunge altre parole intorno.

Non tutti i clienti lo faranno, ma ogni causale corretta è un abbinamento che non richiede attenzione.

Il commercialista riceve la riconciliazione fatta?

Dipende da come lavorate. Il gestionale non sostituisce la contabilità, che di solito resta al commercialista con il suo programma. Ma può passargli un'informazione preziosa: quali fatture risultano pagate, quando e con quale movimento.

Il modo più semplice è un'esportazione periodica nel formato che il commercialista preferisce. In alcuni casi il suo programma ha un'importazione dedicata. Prima di costruire qualsiasi esportazione, chiedo al commercialista un esempio del tracciato che usa.

Quali numeri si ottengono con la riconciliazione in tempo reale?

Quando incassi e fatture sono abbinati ogni giorno, il gestionale può mostrare numeri che a mano richiedono ore:

• i crediti scaduti per cliente, ordinati per anzianità;
• i giorni medi di pagamento di ogni cliente;
• gli incassi previsti nelle prossime settimane, in base alle scadenze;
• i clienti a cui conviene chiedere un anticipo prima di un nuovo lavoro.

Sono gli indicatori che finiscono di solito in una dashboard con i numeri dell'azienda. Nella guida sulla dashboard aziendale e i KPI spiego quali scegliere.

Come si collegano i solleciti alla riconciliazione?

È il passo che chiude il cerchio. Quando gli incassi vengono abbinati ogni giorno, il programma sa con certezza quali fatture sono scadute e non pagate, e può preparare i solleciti senza il rischio di disturbare chi ha già pagato.

Un sistema di solleciti ben fatto procede per gradi. Prima un promemoria cortese pochi giorni dopo la scadenza, con l'importo, la causale e l'IBAN. Poi un secondo messaggio più deciso. Infine una segnalazione a una persona, che decide se telefonare. Ogni passaggio si ferma da solo appena il pagamento viene abbinato.

Il tono e i tempi li decidi tu, e possono cambiare per tipo di cliente. Un cliente storico che paga sempre con qualche giorno di ritardo merita un trattamento diverso da un cliente nuovo.

Come si parte con la riconciliazione automatica?

Con un passo piccolo. Si importano gli estratti conto degli ultimi mesi e si fanno girare le regole su movimenti già abbinati a mano. Il confronto mostra quanti abbinamenti il programma trova da solo e dove sbaglia, e le regole si correggono prima di usarle sui movimenti nuovi.

Poi si attiva l'arrivo automatico dei movimenti, e per qualche settimana una persona conferma anche gli abbinamenti certi, per fidarsi del sistema. Quando i conti tornano, si lascia al programma il lavoro di routine. Il collegamento ai solleciti è il passo naturale successivo: le fatture scadute e non abbinate generano un promemoria, come spiego nella pagina sull'automazione dei processi.

Ne parliamo?

Se a fine mese qualcuno passa una giornata con l'estratto conto e l'evidenziatore, raccontami con quali banche lavori e come emetti le fatture. Verifico cosa permettono e ti propongo un abbinamento automatico che lascia a te solo i casi dubbi. Trovi come lavoro nella pagina sulle integrazioni tra programmi e mi scrivi dalla pagina contatti.

Crediti delle immagini

• Copertina: foto di Jakub Żerdzicki su Unsplash