Un listino in un posto solo
Prezzi e varianti possono stare in un archivio unico, ognuno con il suo costo. Quando aggiorni un prezzo, i nuovi preventivi lo usano subito e quelli già mandati restano com'erano.
Preventivi, ordini e documenti
Automatizzo la creazione di preventivi, ordini e documenti a partire da listini, dati dei clienti e regole definite con la tua azienda.
Ogni preventivo è una copia di quello del mese prima
Apri il preventivo dell'ultimo cliente simile e cambi nome e righe. Poi ricontrolli i prezzi uno per uno sul listino aggiornato. Se un prezzo è cambiato e non te ne accorgi, il margine se ne va senza che nessuno lo veda. Un software per i preventivi parte sempre dal listino giusto e fa i conti allo stesso modo.
Per esempio, un'impresa che fa cartongesso e tinteggiature calcola a mano i metri quadri e ci aggiunge materiali e manodopera. Due collaboratori, sullo stesso lavoro, arrivano a due cifre diverse.
Esempi di funzionalità
Le funzionalità vengono definite in base alle tue esigenze, agli strumenti già in uso e alla fattibilità dei collegamenti necessari. La proposta iniziale specifica cosa è incluso nel progetto e cosa può essere aggiunto in seguito.
Calcoli con le tue regole
Il programma può applicare sempre allo stesso modo le quantità minime e gli sconti per fascia. Prima di mandare il preventivo vedi il margine di ogni riga e del totale.
PDF con il tuo logo
Il preventivo può uscire impaginato con il tuo logo e le tue condizioni. Lo mandi per email dal programma e resta archiviato nella scheda del cliente.
Dal preventivo all'ordine
Quando il cliente accetta, il preventivo diventa ordine senza ricopiare le righe. Da lì si possono generare la conferma d'ordine e il documento di trasporto.
Promemoria sui preventivi aperti
Il programma può avvisarti dei preventivi senza risposta dopo il numero di giorni che decidi tu. Vedi anche quanti ne chiudi e su quali lavori.
Accettazione da un link
Per esempio, il cliente apre il preventivo da un link e lo accetta con un clic. A te arriva un avviso, e l'ordine è già pronto da confermare.
Come lavoriamo
Partiamo da qualche preventivo vero
Mi mandi preventivi recenti, uno semplice e uno complicato. Da lì ricavo le regole di calcolo che oggi applichi a memoria.
Sistemo il listino
Importo il listino dal file che usi e lo ordino per categorie. Le eccezioni, come il prezzo speciale per un cliente, diventano regole.
I tuoi preventivi rifatti col programma
Prima della consegna ricalcolo con il programma i preventivi che hai mandato. Se un totale non coincide, cerchiamo insieme quale regola manca.
Poi ordini e documenti
Quando i preventivi tornano, aggiungo il passaggio all'ordine e gli altri documenti che ti servono, uno alla volta.
Lavori realizzati
Progetti del portfolio in cui c'era anche questo servizio, con le schermate e le funzioni costruite.
Negozi ed e-commerceManduria (TA)
Brand Market
Telefoni ricondizionati con lo stato di ogni pezzo in vista, una stima dell'usato che risponde a ogni scelta e il listino delle riparazioni.
Preventivi, ordini e documenti: cosa sapere prima di partire
Le regole che oggi stanno a memoria
In molte aziende il prezzo giusto lo sa una persona sola. Sa che sotto i dieci pezzi c'è un supplemento e che il cliente storico ha il suo sconto. Quando quella persona è in ferie, i preventivi aspettano oppure escono con prezzi diversi.
Mettere queste regole nel programma è la parte più utile del lavoro. Una volta scritte le applica chiunque, e cambiarle vuol dire aggiornare una riga del listino invece di avvisare tutti.
Numerazione e archivio
Ogni documento prende un numero progressivo e una data, e resta collegato agli altri. Dal preventivo arrivi all'ordine, e dall'ordine al documento di trasporto. Se un cliente contesta una cifra, ritrovi subito la versione che gli hai mandato.
Anche le revisioni possono restare. Se correggi un preventivo già spedito, la versione precedente resta consultabile e vedi cosa è cambiato tra le due. Quando un cliente chiede di riprendere un preventivo dell'anno scorso, lo duplichi e il programma aggiorna i prezzi al listino di oggi.
Domande frequenti
Il programma fa anche le fatture elettroniche?
Può preparare i dati della fattura partendo dall'ordine. L'invio al Sistema di Interscambio resta a un servizio di fatturazione elettronica o al programma del commercialista, a cui i dati si possono passare dopo aver verificato la compatibilità.
Posso tenere il mio modello di preventivo?
Sì. Riprendo l'impaginazione e le condizioni del documento che mandi oggi, così il cliente lo riconosce.
I collaboratori possono fare preventivi senza vedere i costi?
Sì. Decidiamo chi vede costi e margini e chi solo i prezzi di vendita. Si può anche fissare uno sconto massimo, oltre il quale serve la tua approvazione.
Funziona per lavori su misura, senza un listino fisso?
Sì, se dietro il prezzo c'è una regola, anche approssimativa. Per le voci che non rientrano in nessuna regola restano sempre le righe libere.
Quanto costa un software per i preventivi?
Dipende da quanto sono complesse le regole di calcolo e da quali documenti servono dopo il preventivo. Ricevi una proposta scritta voce per voce, prima di iniziare.
Posso fare il preventivo dal telefono, durante il sopralluogo?
Sì. Il programma si apre dal browser, quindi lo usi anche dal telefono o dal tablet: scegli le voci dal listino, aggiungi misure e foto e mandi il PDF al cliente prima di andare via.
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