Tempi di sviluppo di un software su misura: da cosa dipendono

I tempi di sviluppo di un software su misura dipendono da cinque fattori: quanti processi il programma deve seguire, quante eccezioni hanno quei processi, con quanti altri programmi deve collegarsi, quanti dati vanno importati e quanto in fretta arrivano risposte e decisioni da parte dell'azienda. Un modulo semplice si conta in settimane, un gestionale che regge più reparti in mesi. Lavorando per tappe, la prima parte si mette in uso mentre si costruisce il resto.

Diffido di chi dà una data precisa dopo una telefonata di dieci minuti. I tempi seri si stimano dopo aver visto come lavori.

Quali sono le fasi dello sviluppo di un software?

Le fasi sono sempre le stesse, anche se il loro peso cambia da progetto a progetto.

1. Analisi: si ascolta come lavori, si guardano documenti e programmi attuali, si scrivono processi e funzioni.
2. Progettazione: si decide come saranno organizzati dati e schermate, e si preparano bozze da guardare insieme.
3. Sviluppo per tappe: si costruisce una parte, la si mostra, si corregge, si passa alla successiva.
4. Importazione dei dati: si portano nel nuovo programma clienti, articoli, storico.
5. Collaudo: si provano i casi concreti concordati, con le persone che useranno il programma.
6. Avvio: si passa al nuovo programma, con un periodo di affiancamento.
7. Assistenza: si sistemano i dettagli emersi nelle prime settimane d'uso.

L'analisi è la fase che molti vorrebbero saltare, ed è quella che fa risparmiare più tempo dopo. Se la base è scritta bene, come spiego nella guida su come scrivere un capitolato software, lo sviluppo procede senza ripensamenti.

Cosa allunga i tempi di un progetto software?

Le cause che vedo più spesso non sono tecniche.

• Le decisioni rimandate. Se per scegliere come gestire un'eccezione servono tre settimane di attesa, il progetto si ferma tre settimane.
• I cambi di direzione a metà. Una funzione già costruita che va rifatta perché nel frattempo è cambiata l'idea.
• I dati sporchi. Un archivio pieno di doppioni e incoerenze richiede pulizia prima dell'importazione.
• I programmi esterni. Un collegamento con un software di terzi dipende dalla qualità delle sue API e dai tempi del suo produttore per dare accessi e risposte.
• Le persone non disponibili. Se chi conosce il lavoro non ha tempo per rispondere alle domande o provare le versioni intermedie, il programma si costruisce al buio.

Nessuna di queste cause è una colpa. Sono cose normali in un'azienda che intanto deve lavorare. Ma conviene saperle prima, per organizzarsi.

Cosa accorcia i tempi?

Le stesse cose, rovesciate.

• Una persona di riferimento in azienda, che ha l'autorità per decidere e un'ora a settimana per il progetto.
• Un appuntamento fisso per guardare insieme i progressi, così le domande non si accumulano.
• Dati preparati in anticipo, anche solo esportati in file leggibili.
• Una prima versione piccola, con le funzioni indispensabili, da mettere in uso presto.
• Accessi ai programmi esterni chiesti subito, all'inizio del progetto.

L'ultimo punto sembra un dettaglio. Ma ottenere le credenziali di prova per le API di un programma di terzi può richiedere settimane, e conviene chiederle il primo giorno.

Perché conviene lavorare per tappe?

Per tre motivi pratici. Il primo: vedi i progressi presto, e se qualcosa non va come immaginavi lo correggi quando costa poco. Il secondo: la prima parte del programma si usa mentre si costruisce il resto, quindi i benefici arrivano prima. Il terzo: le persone si abituano al nuovo strumento un pezzo alla volta, senza un cambiamento brusco.

Per esempio, in un gestionale per un'impresa di installazioni la prima tappa può essere l'anagrafica clienti con i preventivi, la seconda gli ordini ai fornitori, la terza la pianificazione delle squadre e la quarta il margine per commessa. Dopo la prima tappa i preventivi si fanno già nel nuovo programma.

Lavoro sempre così: mostro le versioni intermedie lungo la strada, e se qualcosa cambia ne parliamo prima di andare avanti. Le consegne per tappe le trovi descritte anche nella pagina sull'MVP, cioè la prima versione essenziale di un prodotto.

Quanto incide l'importazione dei dati sui tempi?

Più di quanto si pensi. Portare i dati da un vecchio programma o da file Excel richiede di capirne la struttura, pulirli, decidere cosa fare dei casi dubbi e verificare che i totali tornino.

Se i dati stanno in un unico file ordinato, il lavoro è contenuto. Se stanno in un vecchio programma senza documentazione, o in decine di file con formati diversi, l'importazione diventa un piccolo progetto a sé. In quei casi conviene dedicare all'importazione una tappa sua, con prove su copie dei dati prima del passaggio definitivo.

E il tempo dopo la consegna?

Va messo in conto. Le prime settimane d'uso fanno emergere dettagli che nessuno aveva previsto: un campo che serve in più, un elenco da ordinare diversamente, un caso raro. Sono normali, e vanno gestiti con un canale chiaro per le segnalazioni.

Poi c'è la vita del programma nel tempo: aggiornamenti di sicurezza, piccole modifiche, nuove funzioni quando l'azienda cambia. Dopo la messa in uso resto disponibile per assistenza e nuove funzionalità, secondo quanto concordato. Un software su misura è uno strumento che cresce con l'azienda, e conviene pensarlo così fin dall'inizio.

Si può avere un software su misura in poche settimane?

Sì, se il perimetro è stretto. Un programma che fa bene una cosa sola, come gestire i preventivi con il tuo listino o raccogliere i rapporti di intervento dal telefono, si può mettere in uso in tempi brevi. È spesso il modo migliore per iniziare: si risolve il problema più urgente, si impara a lavorare insieme e si decide con più informazioni cosa fare dopo.

Un gestionale che sostituisce più programmi e collega più reparti richiede mesi, distribuiti in tappe. Prometterlo in poche settimane significherebbe tagliare analisi, prove o importazione dei dati, cioè le parti che decidono se il programma verrà usato.

Come si legge una stima dei tempi?

Una stima seria è divisa per tappe, con le funzioni di ogni tappa scritte chiaramente. Indica anche cosa serve da parte tua e quando: documenti, dati, decisioni, prove.

Diffida delle stime che indicano solo una data finale, senza tappe intermedie e senza dire cosa serve dall'azienda. E chiedi sempre cosa succede se una funzione cambia a metà strada: chi decide, come si stimano tempo e costo della modifica.

I tempi incidono anche sul costo del progetto, che dipende in gran parte dalle ore di lavoro. Ne parlo nella guida su quanto costa un gestionale su misura.

Quanto tempo devo dedicare io al progetto?

Meno di quanto temi, ma non zero. Nelle prime settimane servono alcuni incontri per l'analisi, di un'ora o due, con chi conosce il lavoro. Durante lo sviluppo basta un appuntamento fisso, per esempio settimanale, per guardare i progressi e rispondere alle domande. Nella fase di collaudo serve più tempo, perché le persone devono provare il programma con casi veri.

Il tempo più prezioso è quello di chi decide. Un progetto in cui le domande restano senza risposta per settimane si allunga, anche se lo sviluppo va avanti. Per questo all'inizio chiedo sempre chi sarà la persona di riferimento in azienda, e quanto tempo potrà dedicare.

Gli incontri si possono fare anche in videochiamata, così si incastrano facilmente nella giornata. Le versioni intermedie si provano dal browser, senza installare niente.

I tempi cambiano se il programma deve funzionare anche dal telefono?

Sì, in modo diverso a seconda di cosa deve fare. Una web app che si usa dal telefono come dal computer non allunga molto i tempi, perché si costruisce una volta sola. Funzioni senza rete, lettura di codici a barre o fotografie da allegare aggiungono lavoro, perché vanno provate su più dispositivi e in condizioni diverse. Un'app da pubblicare negli store aggiunge anche i tempi delle revisioni di Apple e Google.

Ne parliamo?

Se stai valutando un software su misura e vuoi capire in quanto tempo potresti usarlo, raccontami cosa deve fare e quale problema vuoi risolvere per primo. Ti propongo un piano per tappe, con cosa serve da parte tua in ogni fase. Trovi come lavoro nella pagina sul gestionale su misura, nelle applicazioni web su misura e mi scrivi dalla pagina contatti.

Crediti delle immagini

• Copertina: foto di Towfiqu barbhuiya su Unsplash