Sicurezza dei dati nel gestionale: le protezioni che servono

La sicurezza dei dati nel gestionale si regge su poche protezioni concrete: un accesso personale per ogni persona con la verifica in due passaggi, permessi diversi per ruolo, un registro di chi ha fatto cosa, connessioni cifrate, copie dei dati verificate e aggiornamenti costanti dei componenti. Sono richieste da fare a chi ti fornisce o ti sviluppa il programma, e da controllare nel tempo. Il gestionale contiene clienti, prezzi, fatture e spesso dati dei dipendenti: è il cuore dell'azienda, e va protetto come tale.

Qui parlo delle protezioni che riguardano il programma. Per le abitudini generali dell'ufficio, come le copie di sicurezza di tutti i computer, trovi una guida dedicata alla regola 3-2-1 per il backup aziendale.

Da cosa bisogna proteggere i dati del gestionale?

Dai rischi più probabili, che per una piccola impresa sono quasi sempre gli stessi.

• Una password rubata, con un'email falsa o perché usata anche su altri siti.
• Un ex collaboratore che ha ancora accesso.
• Un errore umano, come una cancellazione o una modifica massiva sbagliata.
• Un guasto del server o del computer dove gira il programma.
• Un ransomware, cioè un programma che cifra i dati e chiede un riscatto.
• Una falla in un componente del programma non aggiornato.

Gli attacchi sofisticati e mirati esistono, ma sono rari per una piccola impresa. Proteggersi bene dai rischi comuni copre la grande maggioranza dei casi.

Come devono essere gli accessi al gestionale?

Personali, mai condivisi. Ogni persona ha il suo utente, con la sua password o la sua passkey. L'utente «ufficio» con la password scritta sul monitor rende impossibile sapere chi ha fatto cosa, e impedisce di togliere l'accesso a una sola persona.

Le protezioni che chiedo sempre:

• la verifica in due passaggi, almeno per chi vede dati delicati o può modificare molte cose;
• il blocco temporaneo dopo diversi tentativi sbagliati;
• la scadenza delle sessioni lasciate aperte;
• la possibilità di chiudere tutte le sessioni di un utente in un clic.

Le passkey, cioè l'accesso con l'impronta o il volto del proprio dispositivo, sono oggi una delle protezioni più efficaci contro il furto di credenziali, perché non c'è una password da rubare.

Perché servono permessi diversi per ruolo?

Perché ognuno deve vedere e fare solo ciò che serve al suo lavoro. Il magazziniere registra movimenti ma non vede i margini. Il commerciale vede i suoi clienti ma non esporta tutto l'archivio. L'amministrazione vede le fatture ma non modifica il listino.

Questo principio riduce i danni in ogni situazione: un errore, una password rubata, un collaboratore scontento. Un utente con pochi permessi può fare pochi danni.

Un'attenzione particolare va alle esportazioni. Un gestionale che permette a chiunque di scaricare in un file tutti i clienti con i loro dati rende facile portarseli via. Le esportazioni complete vanno riservate a pochi, e registrate.

A cosa serve il registro delle operazioni?

A sapere chi ha fatto cosa e quando. Ogni modifica importante, come un prezzo cambiato, un documento cancellato o un accesso da un dispositivo nuovo, viene annotata con l'utente, la data e il valore precedente.

Il registro serve in tre situazioni. Quando qualcosa non torna e bisogna capire cosa è successo. Quando un dato è stato cambiato per errore e va ripristinato. Quando bisogna dimostrare, per esempio al Garante privacy, cosa è successo durante un incidente.

Un registro che nessuno può modificare, nemmeno l'amministratore, vale molto di più di uno che si può ritoccare.

I dati vanno cifrati?

Sì, in due momenti. Durante il trasferimento, con connessioni HTTPS, così che nessuno possa leggere i dati mentre passano in rete. È il minimo, e oggi non ci sono scuse per farne a meno.

Quando sono archiviati, la cifratura dei dischi e delle copie protegge in caso di furto fisico o di accesso non autorizzato al server. Per alcuni dati particolarmente delicati, come documenti d'identità, dati sanitari o credenziali di servizi esterni, conviene una cifratura aggiuntiva dei singoli campi, con chiavi custodite separatamente.

Come devono essere le copie dei dati?

Automatiche, frequenti, separate e verificate. Automatiche, perché quelle manuali prima o poi si dimenticano. Frequenti, almeno giornaliere per un gestionale usato ogni giorno. Separate, cioè conservate in un luogo diverso dal server principale, così che un guasto o un ransomware non le colpisca insieme ai dati. Verificate, perché una copia mai provata può rivelarsi inutile proprio quando serve.

La verifica è il punto più trascurato. Una volta ogni tanto conviene ripristinare una copia su un ambiente di prova e controllare che il programma funzioni e i dati ci siano.

Perché gli aggiornamenti sono così importanti?

Perché ogni programma usa decine di componenti, e nei componenti vengono scoperte vulnerabilità. Quando succede, chi li produce pubblica una correzione. Se il tuo programma non viene aggiornato, la vulnerabilità resta aperta, ed è nota a tutti, compresi i malintenzionati.

Per un gestionale su misura, gli aggiornamenti fanno parte della manutenzione e vanno previsti nel contratto. Per un software in abbonamento, li gestisce il fornitore. In entrambi i casi vale la pena chiedere con quale frequenza vengono fatti. Trovi come imposto questo lavoro nella pagina su manutenzione e hosting.

Come si costruisce un gestionale sicuro fin dall'inizio?

Con alcune scelte che si fanno durante lo sviluppo e che il cliente non vede, ma che contano.

• Ogni richiesta al server controlla che l'utente abbia il permesso di vedere quel dato, non solo che abbia fatto l'accesso.
• I dati di clienti diversi, in un portale, sono separati in modo che uno non possa mai vedere quelli di un altro.
• I dati inseriti dagli utenti vengono controllati prima di finire nel database, per bloccare gli attacchi più comuni.
• Le credenziali dei servizi esterni non stanno nel codice, ma in un luogo protetto del server.
• Le prove automatiche verificano anche i casi di accesso non autorizzato.

Queste scelte sono il motivo per cui un gestionale su misura fatto bene richiede più lavoro di quanto sembri guardando le schermate. Per i portali dove entrano anche i clienti, valgono attenzioni in più, che descrivo nella pagina sui portali clienti e le aree riservate.

Come si gestisce l'uscita di un collaboratore?

Con una procedura breve, sempre uguale. Il giorno in cui una persona lascia l'azienda, il suo utente viene disattivato, le sue sessioni aperte vengono chiuse e le credenziali condivise che conosceva vengono cambiate. Se usava un telefono aziendale con l'app di lavoro, si scollega anche quel dispositivo.

Disattivare l'utente è meglio che cancellarlo. Il registro delle operazioni deve continuare a dire chi ha fatto cosa, anche dopo che quella persona è andata via. E i documenti che aveva in carico devono passare a un collega.

Il gestionale può aiutare con un elenco degli utenti attivi e della data dell'ultimo accesso. Gli utenti che non entrano da mesi sono i primi da controllare.

Cosa fare se qualcosa va storto?

Avere un piano prima che serva. Le domande da porsi in anticipo sono semplici: chi avviso, come blocco gli accessi, da quale copia riparto, chi comunica con i clienti.

Se l'incidente riguarda dati personali, come un accesso non autorizzato all'archivio clienti, il GDPR chiede di valutare il rischio per le persone e, se c'è, di notificarlo al Garante entro settantadue ore da quando te ne accorgi. Il registro delle operazioni è ciò che permette di capire in fretta cosa è successo e quali dati sono coinvolti. Trovi le altre regole nella guida sul GDPR nel gestionale aziendale.

Alcune aziende rientrano anche negli obblighi della normativa NIS2 sulla sicurezza informatica, che per la maggior parte delle piccole imprese non si applica direttamente ma può arrivare attraverso i clienti più grandi.

Ne parliamo?

Se vuoi sapere quanto è protetto il gestionale che usi, o stai per farne costruire uno, raccontami chi lo usa e quali dati contiene. Ti propongo una verifica delle protezioni principali e un elenco di interventi in ordine di urgenza. Trovi come lavoro nella pagina sul gestionale su misura, nella consulenza tecnica e mi scrivi dalla pagina contatti.

Crediti delle immagini

• Copertina: foto di FlyD su Unsplash