Collegare e-commerce e gestionale: cosa si sincronizza e come

Collegare e-commerce e gestionale significa far passare i dati fra i due programmi senza che nessuno li ricopi: prodotti, prezzi e giacenze vanno dal gestionale al negozio online, ordini e clienti tornano dal negozio al gestionale, e lo stato della spedizione torna al cliente. Il collegamento si fa con le API delle due piattaforme, cioè le porte da cui i programmi si scambiano dati. La decisione più importante si prende prima di scrivere codice: per ogni dato, quale dei due programmi comanda.

Senza collegamento succede sempre la stessa cosa. Il negozio vende un articolo che al banco è finito ieri, e qualcuno passa la mattina a ricopiare gli ordini della notte.

Quali dati passano fra negozio online e gestionale?

I flussi tipici sono quattro, e non tutti servono a tutti.

• Il catalogo: codici, descrizioni, varianti, foto, categorie. Di solito nasce nel gestionale e si arricchisce nel negozio con testi e immagini.
• Prezzi e giacenze: il gestionale sa quanto c'è in magazzino e a quanto si vende, il negozio deve mostrarlo.
• Ordini e clienti: nascono nel negozio e devono arrivare nel gestionale per essere preparati, spediti e fatturati.
• Stato dell'ordine e tracciamento: il gestionale sa quando il pacco parte, il negozio deve dirlo al cliente.

Si aggiungono spesso i resi, i rimborsi e i documenti fiscali. Ogni flusso in più è un pezzo di collegamento da costruire e da provare, quindi conviene partire da quelli che fanno perdere più tempo.

Chi comanda sui dati, il negozio o il gestionale?

Va deciso per ogni dato, e scritto. È la regola che evita i conflitti più fastidiosi, come un prezzo cambiato nel negozio e poi sovrascritto dal gestionale la notte dopo.

Una divisione che funziona per molte imprese è questa:

• il gestionale comanda su codici, prezzi, giacenze e dati fiscali;
• il negozio comanda su testi di vendita, foto, categorie del sito e promozioni online;
• l'ordine nasce nel negozio, ma da quando entra nel gestionale è il gestionale a cambiarne lo stato.

La stessa logica vale per il cliente. Chi compra online crea il suo account nel negozio, ma l'anagrafica completa, con partita IVA e codice destinatario per la fattura elettronica, vive nel gestionale. Se le due schede si aggiornano entrambe, serve una regola su quale vince.

Con quale frequenza si aggiornano le giacenze?

Il più spesso possibile, con un occhio ai limiti delle piattaforme. Le strade sono due.

La prima è l'aggiornamento a evento: quando qualcosa cambia, un programma avvisa l'altro. Le principali piattaforme di e-commerce mandano notifiche automatiche, chiamate webhook, quando arriva un ordine. Il gestionale può fare lo stesso quando cambia una giacenza.

La seconda è il controllo periodico: ogni pochi minuti un programma chiede all'altro cosa è cambiato. È più semplice da costruire e più tollerante ai guasti, ma introduce un ritardo.

Spesso si usano entrambe: notifiche per gli ordini, che devono arrivare subito, e un controllo periodico che riallinea tutto e recupera quello che le notifiche hanno perso. Le API hanno limiti al numero di richieste, quindi con cataloghi grandi conviene mandare solo ciò che è cambiato.

Come si abbinano i prodotti fra i due programmi?

Con un codice univoco uguale nei due sistemi, di solito lo SKU, cioè il codice articolo. È il punto in cui si inceppano molti collegamenti, perché negli anni i codici sono stati scritti in modi diversi.

Prima di collegare, conviene fare un confronto completo: articoli presenti nel gestionale e non nel negozio, articoli del negozio senza codice, codici doppi. Con le varianti, come taglie e colori, ogni combinazione deve avere il suo codice nel gestionale.

Per un catalogo grande, come quello del negozio di arredo bagno e pavimenti di Mabri con oltre mille prodotti, questo lavoro di pulizia si fa una volta con uno script e una revisione a mano dei casi dubbi. Dopo, il collegamento lavora su basi solide.

Esistono connettori pronti fra e-commerce e gestionale?

Sì, per le combinazioni più diffuse. Molti gestionali hanno un modulo per collegarsi a Shopify, WooCommerce o PrestaShop, e ci sono servizi che fanno da ponte fra programmi diversi.

Un connettore pronto conviene quando il tuo modo di lavorare è standard: un magazzino, prezzi uguali per tutti, ordini da spedire. Prima di sceglierlo chiedi di vedere come gestisce varianti, ordini con prodotti non disponibili, resi e rimborsi parziali, e cosa succede quando una delle due piattaforme non risponde.

Un collegamento su misura conviene quando hai regole tue: listini diversi per privati e rivenditori, più magazzini, prodotti venduti a metro quadro, kit composti da più articoli, ordini da dividere fra più spedizioni. In quei casi il connettore pronto copre la parte semplice e lascia a mano quella difficile. Trovi come imposto questi lavori nella pagina sulle integrazioni tra programmi.

E se vendo anche sui marketplace?

Il problema si moltiplica. Lo stesso articolo è in vendita in negozio, sul sito e su uno o più marketplace, e la giacenza è una sola.

La regola è che le giacenze partano da un solo posto, il gestionale, e vengano distribuite ai canali. Per sicurezza si può tenere una piccola riserva, così che un ordine arrivato contemporaneamente da due canali non porti a vendere un pezzo che non c'è. Anche gli ordini dei marketplace devono finire nel gestionale, con l'indicazione del canale, per sapere dove vendi meglio.

Come si gestiscono gli errori del collegamento?

Con un registro e degli avvisi. Prima o poi un ordine non passerà: un codice articolo sconosciuto, un indirizzo troppo lungo, una piattaforma ferma per manutenzione.

Un collegamento fatto bene:

• non perde l'ordine, lo mette in una coda di quelli da sistemare;
• avvisa una persona spiegando il motivo in parole comprensibili;
• riprova da solo quando l'errore è temporaneo;
• tiene traccia di ogni scambio, per ricostruire cosa è successo.

Senza queste protezioni, il collegamento funziona benissimo per mesi e poi un giorno perde tre ordini senza che nessuno se ne accorga. Per questo il collegamento va trattato come un pezzo di software da seguire nel tempo, con qualcuno che ne legga gli avvisi.

Il collegamento può preparare anche la fattura?

Sì, se il gestionale è collegato a sua volta al Sistema di Interscambio. L'ordine pagato online diventa documento di vendita, e per i clienti con partita IVA diventa fattura elettronica con i dati raccolti al momento dell'acquisto. Per questo conviene chiedere partita IVA e codice destinatario nel carrello, solo a chi dichiara di essere un'azienda.

Spiego come funziona questo passaggio nella guida sulla fatturazione elettronica nel gestionale.

Come si prova un collegamento prima di accenderlo?

Con un negozio di prova e un elenco di casi da verificare. Quasi tutte le piattaforme di e-commerce permettono di creare un negozio di test, e molti gestionali hanno un ambiente di prova o si possono copiare.

I casi da provare sono quelli che capitano ogni giorno: un ordine con un solo articolo, uno con varianti, uno con un articolo esaurito, un ordine annullato, un reso parziale, un cliente con partita IVA. Per ognuno si controlla che i dati arrivino giusti dall'altra parte. Solo dopo si collega il negozio vero, magari partendo da una parte del catalogo.

Da dove si parte?

Da un elenco dei programmi che usi e di cosa passa a mano fra l'uno e l'altro. Per ogni passaggio annota quante volte succede e quanto tempo prende. Di solito gli ordini sono il primo flusso da automatizzare, le giacenze il secondo.

Poi si verifica cosa permettono le API delle piattaforme coinvolte, con un ambiente di prova o un negozio di test. Solo dopo si promette un collegamento: alcuni gestionali più vecchi non hanno API, e lì si valutano strade alternative come lo scambio di file a orari fissi. Se il magazzino è il punto debole, trovi qualche consiglio nella guida sulla gestione del magazzino in una piccola azienda.

Ne parliamo?

Se il tuo negozio online e il tuo gestionale vivono vite separate e qualcuno fa da ponte ricopiando ordini e giacenze, raccontami quali programmi usi. Verifico cosa permettono e ti propongo il collegamento più semplice. Trovi come lavoro nelle pagine sull'e-commerce e su magazzino e ordini, un esempio di negozio di elettronica in Elettrostore e mi scrivi dalla pagina contatti.

Crediti delle immagini

• Copertina: foto di Claudio Schwarz su Unsplash