Giacenze che si aggiornano da sole
Ogni vendita e ogni carico cambiano il numero nel momento in cui li registri. Vedi quanto hai in magazzino e quanto è già impegnato negli ordini aperti.
Magazzino e ordini
Giacenze aggiornate a ogni vendita, ordini dei clienti e ai fornitori nello stesso posto, e un avviso quando un articolo sta per finire.
Il foglio dice che c'è, lo scaffale dice di no
Vendi un articolo che sul foglio risulta disponibile, poi in magazzino scopri che l'ultimo pezzo è uscito ieri. Le giacenze le aggiorna una persona a fine giornata, quando se ne ricorda, e gli ordini ai fornitori partono quando qualcuno nota lo scaffale vuoto. Un gestionale per magazzino e ordini fa coincidere il numero sullo schermo con quello sullo scaffale.
Per esempio, un distributore di bevande che vende ai bar e anche online tiene due conteggi separati. Quando un ordine online e uno telefonico prendono la stessa cassa, uno dei due clienti resta senza.
Cosa si costruisce
Ordini dei clienti fino alla spedizione
L'ordine passa da ricevuto a preparato a spedito, e chi lo prepara ha la lista dei pezzi con la posizione sullo scaffale. A spedizione fatta il cliente può ricevere un'email con il numero di tracciamento.
Scorta minima e riordino
Per ogni articolo fissi una soglia. Quando la giacenza ci scende sotto, il gestionale lo mette nell'elenco da riordinare e prepara la bozza d'ordine per il fornitore.
Lotti e scadenze, se ti servono
Per alimentari o cosmetici si può registrare il lotto di ogni carico. Il gestionale ti dice cosa scade prima e da quale lotto viene un pezzo venduto.
Più canali, un conteggio solo
Il negozio online e gli ordini presi al telefono scalano dalla stessa giacenza. Il collegamento con il negozio online passa dalla sua API, quando la piattaforma la mette a disposizione.
Codici a barre
Se gli articoli hanno un codice a barre, carichi e prelievi si registrano leggendolo con un lettore collegato o con la fotocamera del telefono. Nessuno deve scrivere codici a mano.
Come si lavora
Si sistema l'elenco degli articoli
Si parte dall'elenco articoli che hai oggi, anche se è disordinato. Beyond Studio sistema codici e descrizioni doppie prima di importarlo.
Si fissa l'inventario di partenza
Il giorno del passaggio serve un conteggio fisico. Da lì in poi ogni movimento passa dal gestionale, e il numero sullo schermo segue lo scaffale.
Prima gli ordini, poi i fornitori
Lo studio comincia dagli ordini dei clienti, che toccano le giacenze ogni giorno. Riordini e fornitori arrivano nella tappa dopo, quando i numeri sono affidabili.
Prova sul turno vero
Chi prepara gli ordini lo usa per qualche giorno durante il lavoro normale. Le schermate si sistemano in base a quello che segnala, per esempio pulsanti più grandi per chi lavora con i guanti.
Più nel dettaglio
Da dove nascono le giacenze sbagliate
Quasi sempre il numero sbagliato nasce da un movimento non registrato. Può essere un reso rimesso sullo scaffale senza dirlo a nessuno, o un carico arrivato di sabato e registrato il martedì.
Un gestionale aiuta solo se registrare un movimento costa meno fatica che lasciar perdere. Per questo le schermate del magazzino hanno pochi campi e pulsanti grandi, pensati per chi ha le mani occupate. Il lettore di codici a barre toglie anche il rischio di scegliere l'articolo sbagliato da un elenco.
Inventario e controlli
Anche con il gestionale, un conteggio fisico periodico serve. Si può fare per zone, un corridoio alla volta, mentre il resto del magazzino continua a lavorare. Il gestionale confronta il contato con il registrato e ti mostra le differenze, articolo per articolo.
Le differenze che si ripetono dicono dove si perde il controllo. Se riguardano sempre lo stesso articolo o la stessa fase del lavoro, sai da dove cominciare a guardare.
Domande frequenti
Posso collegarlo al mio negozio online?
Di solito sì. Le piattaforme più diffuse hanno una API, cioè una porta da cui il gestionale legge gli ordini e aggiorna le quantità. Prima di iniziare lo studio verifica cosa permette la tua.
Gestisce più magazzini?
Sì. Ogni articolo può avere giacenze separate per sede, e i trasferimenti da un magazzino all'altro restano registrati.
Fa anche le fatture?
Prepara i documenti di vendita con i dati dell'ordine. La fattura elettronica passa da un servizio di fatturazione elettronica o dal programma del commercialista, che il gestionale alimenta con i dati già inseriti.
Cosa succede se in magazzino la rete non arriva?
Il gestionale si usa dal browser e ha bisogno della connessione. Se il magazzino ha zone scoperte, se ne parla prima. A volte basta un ripetitore Wi-Fi, a volte serve una schermata che salva i dati e li invia quando la rete torna.
Quanto costa?
Dipende dal numero di canali da collegare e da funzioni come lotti o più sedi. Lo studio te lo scrive voce per voce nel preventivo, prima di iniziare.
Spesso va insieme a
Preventivi, ordini e documenti
Preventivi calcolati dal tuo listino in pochi passaggi, con il PDF pronto da mandare e l'ordine che nasce dal preventivo accettato.
ScopriNegozi online
Un negozio online con le tue regole di spedizione e i pagamenti che ti servono, collegato al magazzino che usi già.
ScopriIntegrazioni e collegamenti tra programmi
I programmi che usi già si passano i dati da soli. Ogni informazione si inserisce una volta e arriva dove serve.
ScopriRacconta cosa ti serve
Una videochiamata per capire come lavori oggi e cosa vorresti cambiare. La prima chiacchierata non ti impegna a niente.
