Una scheda per ogni commessa
Ogni commessa ha la sua scheda con il cliente, il preventivo approvato e le scadenze. Documenti e foto del lavoro si caricano lì, anche dal telefono in cantiere.
Commesse e progetti
Ore e materiali di ogni commessa in un posto solo, confrontati con il preventivo mentre il lavoro è ancora aperto.
Scopri se una commessa ha reso solo quando è finita
Le ore le segnano le squadre su un foglio che arriva in ufficio il venerdì, quando arriva. Le bolle dei materiali stanno in una cartellina e le spese extra in un gruppo WhatsApp. Così la gestione commesse diventa un lavoro di ricostruzione a fine mese, e intanto i lavori in perdita vanno avanti.
Per esempio, un'impresa edile con quattro cantieri aperti sa quanto ha fatturato su ciascuno, e fatica a dire quanto le è costato. Le varianti chieste a voce dal cliente finiscono nel conto solo se qualcuno se le ricorda.
Cosa si costruisce
Le ore segnate dal telefono
Chi lavora segna le ore sulla commessa a fine giornata, dal telefono, in pochi tocchi. In ufficio le vedi subito, senza aspettare il foglio del venerdì.
Materiali e spese sulla commessa giusta
Le bolle dei fornitori e gli acquisti si imputano alla commessa a cui servono. Se il programma è collegato al magazzino, il materiale prelevato si scarica da solo.
Preventivo contro consuntivo
Per ogni commessa vedi quanto avevi previsto e quanto hai speso finora, voce per voce. Te ne accorgi a metà lavoro, quando c'è ancora tempo per correggere.
Varianti e lavori extra
Le richieste del cliente fuori preventivo si registrano come varianti, con il loro importo. A fine lavoro le trovi già pronte da mettere in fattura.
Avanzamento e consegne
In un'unica vista vedi le commesse in ritardo e quelle vicine alla consegna. Puoi segnare la percentuale di avanzamento e confrontarla con le ore spese.
Come si lavora
Si ricostruisce una commessa chiusa
Si prende insieme una commessa già finita e si mettono in fila le ore e i costi che riesci a ritrovare. Così emerge quali dati mancano oggi e dove si perdono.
Prima le ore
La prima tappa è la raccolta delle ore dal telefono, perché è il dato che oggi arriva più tardi. La provano due o tre persone prima di estenderla a tutte le squadre.
Poi costi e confronto
Beyond Studio aggiunge materiali e spese, e il confronto con il preventivo. Da questa tappa il programma comincia a dirti quanto rende ogni lavoro.
Si collega quello che c'è già
Se usi già un programma per preventivi o fatture, la commessa prende i dati da lì. Le ore possono uscire anche in un file per chi elabora le buste paga.
Più nel dettaglio
Il dato che conta è quello che arriva in tempo
Una commessa si tiene sotto controllo mentre è aperta. Le ore registrate dopo una settimana sono imprecise, perché nessuno ricorda bene come ha diviso il martedì tra due cantieri. Segnate la sera stessa sono più vicine al vero, e arrivano in ufficio quando servono.
Per questo le schermate per chi lavora fuori hanno il minimo indispensabile: la commessa, le ore, una nota e una foto se serve. Tutto il resto lo vede e lo gestisce l'ufficio.
Cosa vedi a fine mese
Con i dati raccolti giorno per giorno, il riepilogo mensile non va più ricostruito. Vedi le commesse chiuse con il loro margine e quelle aperte con la spesa fino a oggi. Se una commessa ha superato il preventivo, la trovi in cima all'elenco. Puoi anche esportare le ore per persona e passarle a chi elabora le buste paga.
I numeri di una commessa servono anche dopo. Quando prepari il preventivo per un lavoro simile, hai sotto mano i costi della volta precedente e puoi partire da quelli.
Domande frequenti
Le squadre devono installare un'app?
No. Il programma si apre dal browser del telefono e si può aggiungere alla schermata iniziale, così si apre con un tocco come un'app.
Cosa succede se in cantiere non c'è campo?
Le ore si possono segnare anche la sera, appena il telefono torna in rete. Se le squadre lavorano spesso senza segnale, si può fare in modo che il telefono tenga i dati e li mandi quando la rete torna.
Posso vedere quanto guadagno su ogni cliente?
Sì. Sommando le commesse vedi il margine per cliente o per tipo di lavoro, e capisci quali lavori ti conviene accettare.
Si collega alla fatturazione?
Il programma prepara i dati per la fattura, a fine lavoro o per stato di avanzamento. L'emissione e l'invio al Sistema di Interscambio restano al servizio di fatturazione elettronica che usi, che riceve i dati dalla commessa.
Quanto costa?
Dipende da quante squadre lo usano e da cosa va collegato, per esempio il magazzino o i preventivi. Prima di iniziare lo studio ti manda il preventivo scritto voce per voce.
Spesso va insieme a
Preventivi, ordini e documenti
Preventivi calcolati dal tuo listino in pochi passaggi, con il PDF pronto da mandare e l'ordine che nasce dal preventivo accettato.
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Una videochiamata per capire come lavori oggi e cosa vorresti cambiare. La prima chiacchierata non ti impegna a niente.
