Un listino in un posto solo
Prezzi e varianti stanno in un archivio unico, ognuno con il suo costo. Quando aggiorni un prezzo, i nuovi preventivi lo usano subito e quelli già mandati restano com'erano.
Preventivi, ordini e documenti
Preventivi calcolati dal tuo listino in pochi passaggi, con il PDF pronto da mandare e l'ordine che nasce dal preventivo accettato.
Ogni preventivo è una copia di quello del mese prima
Apri il preventivo dell'ultimo cliente simile e cambi nome e righe. Poi ricontrolli i prezzi uno per uno sul listino aggiornato. Se un prezzo è cambiato e non te ne accorgi, il margine se ne va senza che nessuno lo veda. Un software per i preventivi parte sempre dal listino giusto e fa i conti allo stesso modo.
Per esempio, un'impresa che fa cartongesso e tinteggiature calcola a mano i metri quadri e ci aggiunge materiali e manodopera. Due collaboratori, sullo stesso lavoro, arrivano a due cifre diverse.
Cosa si costruisce
Calcoli con le tue regole
Il programma applica sempre allo stesso modo le quantità minime e gli sconti per fascia. Prima di mandare il preventivo vedi il margine di ogni riga e del totale.
PDF con il tuo logo
Il preventivo esce impaginato con il tuo logo e le tue condizioni. Lo mandi per email dal programma e resta archiviato nella scheda del cliente.
Dal preventivo all'ordine
Quando il cliente accetta, il preventivo diventa ordine senza ricopiare le righe. Da lì nascono la conferma d'ordine e il documento di trasporto.
Promemoria sui preventivi aperti
Il programma ti avvisa dei preventivi senza risposta dopo il numero di giorni che decidi tu. Vedi anche quanti ne chiudi e su quali lavori.
Accettazione da un link
Il cliente apre il preventivo da un link e lo accetta con un clic. A te arriva un avviso, e l'ordine è già pronto da confermare.
Come si lavora
Si parte da qualche preventivo vero
Mandi a Beyond Studio preventivi recenti, uno semplice e uno complicato. Da lì lo studio ricava le regole di calcolo che oggi applichi a memoria.
Si sistema il listino
Il listino si importa dal file che usi e si ordina per categorie. Le eccezioni, come il prezzo speciale per un cliente, diventano regole.
I tuoi preventivi rifatti col programma
Prima della consegna lo studio ricalcola con il programma i preventivi che hai mandato. Se un totale non coincide, si cerca insieme quale regola manca.
Poi ordini e documenti
Quando i preventivi tornano, si aggiungono il passaggio all'ordine e gli altri documenti che ti servono, uno alla volta.
Più nel dettaglio
Le regole che oggi stanno a memoria
In molte aziende il prezzo giusto lo sa una persona sola. Sa che sotto i dieci pezzi c'è un supplemento e che il cliente storico ha il suo sconto. Quando quella persona è in ferie, i preventivi aspettano oppure escono con prezzi diversi.
Mettere queste regole nel programma è la parte più utile del lavoro. Una volta scritte le applica chiunque, e cambiarle vuol dire aggiornare una riga del listino invece di avvisare tutti.
Numerazione e archivio
Ogni documento prende un numero progressivo e una data, e resta collegato agli altri. Dal preventivo arrivi all'ordine, e dall'ordine al documento di trasporto. Se un cliente contesta una cifra, ritrovi subito la versione che gli hai mandato.
Anche le revisioni restano. Se correggi un preventivo già spedito, la versione precedente non sparisce e vedi cosa è cambiato tra le due. Quando un cliente chiede di riprendere un preventivo dell'anno scorso, lo duplichi e il programma aggiorna i prezzi al listino di oggi.
Domande frequenti
Il programma fa anche le fatture elettroniche?
Prepara i dati della fattura partendo dall'ordine. L'invio al Sistema di Interscambio resta a un servizio di fatturazione elettronica o al programma del commercialista. Ricevono i dati già pronti, senza che tu li ricopi.
Posso tenere il mio modello di preventivo?
Sì. Lo studio riprende l'impaginazione e le condizioni del documento che mandi oggi, così il cliente lo riconosce.
I collaboratori possono fare preventivi senza vedere i costi?
Sì. Si decide chi vede costi e margini e chi solo i prezzi di vendita. Si può anche fissare uno sconto massimo, oltre il quale serve la tua approvazione.
Funziona per lavori su misura, senza un listino fisso?
Sì, se dietro il prezzo c'è una regola, anche approssimativa. Per le voci che non rientrano in nessuna regola restano sempre le righe libere.
Quanto costa?
Dipende da quanto sono complesse le regole di calcolo e da quali documenti servono dopo il preventivo. Il preventivo per il lavoro dello studio arriva scritto voce per voce, prima di iniziare.
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