Un accesso personale per ogni cliente
Ogni cliente può entrare con il suo account e vedere solo le sue cose. Se un'azienda cliente ha più referenti, ognuno può avere il suo accesso.
Portali clienti e aree riservate
Creo aree riservate dove i tuoi clienti possono consultare documenti, aggiornamenti e stato delle richieste senza doverti contattare ogni volta.
«A che punto è la mia pratica?»
Per esempio, uno studio tecnico che segue pratiche edilizie riceve ogni giorno telefonate ed email con la stessa domanda. Un portale clienti con un'area riservata risponderebbe al posto tuo, e invece oggi l'unico archivio è la tua casella di posta.
Poi c'è chi chiede di rimandare un documento già spedito, perché non lo trova più. Ogni richiesta ti costa il tempo di cercare il fascicolo e scrivere due righe, e la giornata se ne va in risposte.
Esempi di funzionalità
Le funzionalità vengono definite in base alle tue esigenze, agli strumenti già in uso e alla fattibilità dei collegamenti necessari. La proposta iniziale specifica cosa è incluso nel progetto e cosa può essere aggiunto in seguito.
Documenti sempre a disposizione
Contratti e relazioni si caricano una volta e restano lì, ordinati per data. Il cliente li scarica quando gli servono, anche a un anno di distanza.
Lo stato di ogni pratica
Il cliente può vedere a che punto è la sua pratica, con le fasi che usi tu nel lavoro. Quando la pratica avanza, si può prevedere un'email di avviso.
Richieste e documenti dal cliente
Per esempio, il cliente ti manda domande e documenti dal portale, già legati alla pratica giusta. Gli allegati smettono di perdersi tra le conversazioni email.
Collegato al tuo gestionale
Se i dati stanno già in un gestionale, dopo aver verificato la compatibilità posso far leggere al portale i dati da lì. Così non aggiorni le stesse informazioni in due posti.
Come lavoriamo
Scegliamo cosa vede il cliente
Partiamo dalle domande che ricevi più spesso. Ognuna diventa un'informazione che il cliente trova da solo nel portale.
Decidiamo chi accede a cosa
Stabiliamo i ruoli, per esempio cliente e collaboratore interno. È la parte da curare di più, perché un documento visto dalla persona sbagliata è un problema serio.
Proviamo con pochi clienti
Il portale si apre prima a un gruppo di clienti di fiducia. Le loro difficoltà al primo accesso dicono cosa spiegare meglio prima di aprirlo a tutti.
Si apre a tutti
Preparo l'email di invito e una breve guida al primo accesso. Il portale si presenta con il nome e i colori della tua azienda.
Lavori realizzati
Progetti del portfolio in cui c'era anche questo servizio, con le schermate e le funzioni costruite.
Strutture ricettiveNardò (LE)
Bottego24
Alloggi a due passi dal centro di Nardò, ognuno con la sua pagina, e una prenotazione diretta che mostra il totale prima di pagare.
Portali clienti e aree riservate: cosa sapere prima di partire
Cosa mettere nel portale
Nel portale va quello che il cliente ti chiede più spesso e che puoi mostrare senza spiegarlo. Lo stato di una pratica funziona bene se le fasi hanno nomi chiari. Se servono commenti tecnici, conviene scriverli apposta per il cliente.
Lascia fuori le note interne e le bozze. Ti consiglio di tenere due campi separati, uno per l'ufficio e uno per il cliente. Così un appunto interno non finisce per errore sotto gli occhi del cliente.
Dati personali e accessi
Un'area riservata contiene quasi sempre dati personali, quindi il loro trattamento va previsto dall'inizio. Decidiamo insieme per quanto tempo restano i documenti e cosa succede all'account quando un cliente chiude il rapporto con te. Conviene anche stabilire chi, in ufficio, può caricare documenti e chi può solo leggerli.
L'informativa privacy la prepari con il tuo consulente. Io sviluppo il portale in modo che le scelte scritte lì si possano applicare, per esempio cancellando i documenti alla scadenza prevista.
Domande frequenti
I documenti dei clienti sono al sicuro?
Ogni cliente ha un accesso personale e i dati viaggiano cifrati. Per i documenti con dati personali decidiamo insieme chi li può vedere e per quanto tempo restano nel portale.
I clienti devono installare un'app?
No. Il portale si apre dal browser, anche dal telefono. Al primo accesso il cliente sceglie la sua password e da lì entra quando vuole.
Posso caricare molti documenti insieme?
Sì, posso prevedere il caricamento di più file in una volta, abbinati al cliente giusto dal nome del file o dalla cartella. Se i documenti escono già da un gestionale, verifico se il portale può prenderli da lì.
E i clienti che preferiscono scrivermi?
Possono continuare a farlo. Il portale si affianca all'email, e chi lo trova comodo smette da solo di chiederti i documenti.
Quanto costa un portale clienti su misura?
Dipende da cosa deve mostrare il portale e da quali programmi deve leggere. Dopo la prima chiamata ricevi una proposta con attività, tempi e costi.
Che differenza c'è tra un portale clienti e una cartella condivisa?
Una cartella condivisa mostra dei file. Un portale mostra a ogni cliente solo le sue pratiche, con lo stato aggiornato, le scadenze e i documenti da firmare o caricare, e ti dice chi ha visto cosa e quando.
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