Passare da Excel a un gestionale: quando farlo e come

Conviene passare da Excel a un gestionale quando il foglio è diventato il centro dell'azienda e allo stesso tempo il suo punto debole: lo usano in tanti, ci sono dati ripetuti in più schede e qualcuno ricontrolla i totali a mano perché non si fida. Il passaggio non butta via il lavoro fatto. Si studia il file com'è, si importano i dati e si costruisce il programma sul modo in cui lavorate già.

Excel è uno strumento eccellente per fare conti e prove. I problemi nascono quando diventa un archivio condiviso, cioè un lavoro per cui non è stato pensato.

Quali sono i segnali che Excel non basta più?

Ci sono sintomi che riconosco subito quando un'azienda mi mostra il suo file. Se ne ritrovi tre o più, il foglio sta facendo un lavoro da gestionale senza averne le protezioni.

• Esistono più copie dello stesso file, con nomi come «clienti_definitivo_v4».
• Il file sta in una cartella di rete e chi lo apre per secondo lo trova in sola lettura.
• Alcune colonne le capisce solo chi le ha create.
• Le formule sono copiate riga per riga, e ogni tanto una salta.
• Lo stesso cliente compare tre volte, scritto in tre modi diversi.
• Per sapere a che punto è un ordine bisogna chiedere a una persona precisa.
• Non sai chi ha cambiato un valore, né quando.

L'ultimo punto pesa più di quanto sembri. In un foglio condiviso chiunque può cancellare una riga per sbaglio, e spesso te ne accorgi settimane dopo.

Cosa fa un gestionale che Excel non fa?

Un gestionale tiene i dati in un database, cioè un archivio dove ogni informazione esiste una volta sola e viene collegata alle altre. Il cliente è una scheda unica, e ordini, preventivi e fatture puntano a quella scheda. Se cambi l'indirizzo, cambia ovunque.

In più un gestionale ti dà:

• utenti con permessi diversi, così il magazzino vede le giacenze e l'amministrazione vede anche i prezzi d'acquisto;
• controlli all'inserimento, per esempio una partita IVA di undici cifre o una data di consegna che non può essere nel passato;
• uno storico delle modifiche, con chi ha fatto cosa e quando;
• lavoro contemporaneo di più persone sugli stessi dati senza sovrascriversi;
• accesso dal telefono, in magazzino o in cantiere.

Excel può simulare alcune di queste cose con macro e protezioni. Ma più il file cresce, più diventa fragile, e chi lo mantiene diventa l'unico che può toccarlo.

Si perdono i dati quando si passa a un gestionale?

No, se l'importazione si prepara bene. È la fase a cui dedico più attenzione, perché lì si gioca la fiducia delle persone nel nuovo programma.

Il lavoro si svolge in tre passaggi.

1. Leggo il file com'è, scheda per scheda, e ricostruisco quali dati contiene e come sono collegati.
2. Pulisco i doppioni e le incoerenze, e quelli dubbi li segno per decidere insieme a te.
3. Importo tutto nel nuovo archivio e preparo un confronto: i totali del file e quelli del programma devono coincidere.

Il foglio originale resta intatto. Lo tieni come riferimento finché il gestionale non ha dimostrato di funzionare.

Per esempio, un'impresa di pulizie che tiene clienti, contratti e interventi in un unico file con dieci schede. Spesso si scopre che lo stesso condominio compare con due nomi diversi, e che lo storico degli interventi è sparso su schede annuali. L'importazione è l'occasione per riunire tutto.

Devo cambiare il modo in cui lavoriamo?

Il meno possibile. Il foglio Excel che usate da anni contiene già il vostro modo di lavorare: le colonne sono i dati che vi servono, i colori sono gli stati delle pratiche, le schede sono i reparti. Quando lo trasformo in un programma parto da lì.

La sostanza resta quella, e cambia il modo in cui la vedi. La colonna «stato» colorata a mano diventa un campo con valori fissi, e il programma colora la riga da solo. La scheda «da richiamare» diventa un elenco che si compila in automatico in base alle date.

Qualche abitudine conviene cambiarla, ed è giusto dirlo. Se oggi due persone scrivono lo stesso dato in due posti diversi, nel gestionale lo scriverà una sola, e l'altra lo vedrà.

Quanto tempo serve per passare da Excel a un programma?

Dipende da quanto è grande e intricato il foglio, e da quante funzioni nuove vuoi aggiungere. Trasformare un file che gestisce un solo processo è un lavoro contenuto. Sostituire una cartella di file collegati fra loro, che regge ordini, magazzino e fatturazione, richiede più tempo.

Il consiglio che do quasi sempre è partire da un processo solo. Si porta nel gestionale la parte che fa perdere più tempo, la si usa per qualche settimana, e poi si allarga. Ne parlo anche nella guida sui tempi di sviluppo di un software su misura.

Esiste un'alternativa più leggera?

Sì, e va considerata. Se il foglio è usato da due persone e funziona, a volte basta riordinarlo: una scheda per tipo di dato, convalide sulle celle, file in un servizio cloud che permetta la modifica contemporanea. Microsoft 365 e Google Fogli consentono a più persone di lavorare insieme sullo stesso file.

Ci sono anche strumenti a metà strada fra foglio e database, utili per archivi semplici. Diventano scomodi quando servono calcoli complessi, permessi fini, documenti generati in automatico o collegamenti con altri programmi.

Il punto di svolta arriva quando servono regole: questo ordine non può partire senza acconto, questo cliente non può superare il fido, questo articolo non si vende sotto una certa giacenza. Le regole sono la cosa che Excel gestisce peggio, e un gestionale gestisce meglio.

Cosa succede alle macro e alle formule più complesse?

Diventano regole del programma. Una macro che copia le righe chiuse in un'altra scheda diventa uno stato della pratica e un elenco filtrato. Una formula che calcola la provvigione in base a tre condizioni diventa un calcolo scritto nel codice, provato su casi veri e uguale per tutti.

Prima di riscriverle, però, le leggo con attenzione insieme a te. Capita spesso di trovare formule che nessuno ricorda più perché esistano, o calcoli che danno un risultato diverso a seconda della riga. È il momento giusto per decidere quale regola è quella giusta e scriverla una volta sola.

I grafici e i riepiloghi del file, invece, diventano viste del gestionale o una dashboard con i numeri dell'azienda, aggiornata senza estrazioni a mano.

Chi deve essere coinvolto nel passaggio?

Chi ha costruito il file, prima di tutto. Conosce le eccezioni, i trucchi e le colonne nascoste, e senza di lui si rischia di lasciare fuori pezzi importanti.

Poi chi lo usa ogni giorno, anche solo per leggere. Bastano mezz'ora di intervista a testa e la possibilità di provare le prime schermate. Le persone accettano meglio un programma nuovo quando ci ritrovano il loro modo di lavorare, e quando hanno potuto dire la loro prima della consegna.

Infine il titolare, che decide le regole quando i colleghi non sono d'accordo. Succede più spesso di quanto si pensi, ed è meglio scoprirlo durante il progetto che dopo.

Si potrà ancora esportare in Excel?

Sì, e conviene prevederlo. Excel resta uno strumento ottimo per analisi occasionali e prove, e molte persone ci si trovano bene. Un gestionale ben fatto permette di esportare un elenco filtrato, come gli ordini del mese o i clienti di una zona, in un file da aprire con Excel.

La differenza è che il file esportato diventa una copia di lavoro. I dati veri restano nel gestionale, e il foglio non torna a essere l'archivio dell'azienda.

Cosa preparare prima di iniziare?

Poche cose, ma utili per partire bene.

• Una copia del file, o dei file, così come sono oggi.
• L'elenco di chi lo usa e per fare cosa.
• Le tre cose che ti fanno perdere più tempo ogni settimana.
• Gli errori che sono già successi, per esempio un ordine dimenticato o un prezzo sbagliato.
• I programmi con cui il foglio dovrebbe parlare, come il software delle fatture o il negozio online.

Con questo materiale posso preparare una proposta concreta, con le funzioni divise per tappe. Se il foglio contiene anche preventivi e listini, dai un'occhiata alla guida sui preventivi automatici.

Ne parliamo?

Se il file che regge la tua azienda ti fa paura ogni volta che qualcuno lo apre, mandami una copia senza dati sensibili o descrivimelo. Ti dico cosa diventerebbe in un programma e da dove partirei. Trovi come lavoro nella pagina dedicata al passaggio dal foglio Excel al software, e se vuoi capire il lavoro più ampio guarda il gestionale su misura o quello per magazzino e ordini. Mi scrivi dalla pagina contatti.

Crediti delle immagini

• Copertina: foto di Gorilla ROI Data Connector su Unsplash