Backup aziendale: la regola 3-2-1 e come applicarla davvero

Un backup aziendale affidabile segue la regola 3-2-1: almeno tre copie dei dati (l'originale più due copie), su due supporti o sistemi diversi, di cui una conservata fuori sede. Oggi a questa regola vanno aggiunte due cose: una copia che non può essere modificata o cancellata nemmeno da chi ha preso il controllo dei tuoi computer, e la prova periodica del ripristino. Un backup che nessuno ha mai provato a ripristinare è una speranza, non una protezione.

Quando una piccola impresa mi chiama per un guasto o un attacco, la domanda che decide come andrà la giornata è sempre la stessa: «avete una copia, e quando è stata provata l'ultima volta?»

Perché la regola 3-2-1 funziona?

Perché ogni sua parte risponde a un rischio diverso.

• Tre copie: se una si rovina, ne restano due. La probabilità che si guastino tutte insieme è molto bassa.
• Due supporti diversi: un disco in ufficio e un servizio cloud, ad esempio. Un difetto di un tipo di supporto, o di un software, non le colpisce entrambe.
• Una copia fuori sede: un incendio, un allagamento o un furto in ufficio non portano via anche la copia.

Negli ultimi anni il nemico principale è diventato il ransomware, il programma che cifra i dati e chiede un riscatto. Il ransomware cerca attivamente le copie di sicurezza raggiungibili dalla rete e le cifra o le cancella. Per questo oggi si parla di 3-2-1-1-0: una copia immutabile o scollegata (che non si può modificare per un periodo stabilito, oppure fisicamente staccata) e zero errori nelle verifiche di ripristino.

Cosa devo copiare, esattamente?

È la domanda che sembra banale e non lo è. Quando faccio l'inventario con un cliente, l'elenco è quasi sempre più lungo del previsto:

• i dati del gestionale e i database delle applicazioni;
• i documenti condivisi sul server o sul cloud aziendale;
• le caselle email, compresi gli archivi;
• il sito web e l'e-commerce: file, database, immagini caricate;
• i computer di chi tiene documenti in locale (succede sempre, anche quando non dovrebbe);
• le configurazioni: impostazioni di rete, dei programmi, dei servizi cloud, che sembrano secondarie finché non vanno ricostruite a mano;
• le credenziali e i codici di recupero dei servizi più importanti, conservati in modo sicuro.

I dati nel cloud sono già al sicuro?

Non necessariamente. I grandi servizi cloud garantiscono che la loro infrastruttura non perda i dati per un guasto, ma di solito non proteggono da quello che fai tu: un file cancellato per errore e svuotato dal cestino, un collaboratore che elimina una cartella condivisa, un account compromesso che cancella tutto, un abbonamento scaduto.

È il cosiddetto modello di responsabilità condivisa: il fornitore protegge il servizio, il cliente protegge i propri dati. Per posta, documenti e archivi in cloud conviene avere un backup indipendente, presso un altro fornitore, con le sue regole di conservazione.

Ogni quanto si fa il backup e per quanto si conserva?

Dipende da due domande, a cui conviene rispondere per iscritto:

1. Quanti dati posso permettermi di perdere? Se il gestionale registra ordini tutto il giorno, perdere un giorno di lavoro è grave: il backup va fatto più volte al giorno. Per documenti che cambiano poco, una volta al giorno può bastare.
2. In quanto tempo devo ripartire? Se l'azienda si ferma senza il gestionale, serve un ripristino in ore, non in giorni. Questo influenza dove e come tenere le copie.

Per la conservazione consiglio più versioni nel tempo, ad esempio giornaliere per qualche settimana, settimanali per qualche mese, mensili per un periodo più lungo. Il motivo è pratico: molti problemi (un file corrotto, un'infezione silenziosa) si scoprono tardi, e serve una copia precedente.

Attenzione però alla privacy: i dati personali nei backup seguono le stesse regole di conservazione degli originali. Tenere tutto per sempre non è una buona idea.

Come proteggo i backup dal ransomware?

Le misure che applico di solito:

• una copia immutabile: molti servizi di archiviazione permettono di bloccare i file contro modifiche e cancellazioni per un periodo stabilito, e nemmeno l'amministratore può accorciarlo;
• credenziali separate: l'account che gestisce i backup non è lo stesso usato tutti i giorni, ed è protetto dal doppio fattore;
• niente unità di backup sempre collegate: un disco esterno attaccato al server tutto l'anno viene cifrato insieme al resto;
• cifratura delle copie, così un furto del supporto non diventa una fuga di dati;
• avvisi quando un backup fallisce o quando il volume dei dati cambia in modo anomalo.

Come si prova il ripristino?

Con un esercizio vero, programmato in calendario:

1. scegli un sistema (il gestionale, la posta, il sito);
2. ripristina i dati da una copia in un ambiente separato, senza toccare quello in uso;
3. verifica che i dati siano completi e leggibili, e che il programma parta;
4. misura il tempo impiegato;
5. annota cosa è andato storto e correggi la procedura.

La prima volta si scoprono sempre sorprese: una cartella esclusa per sbaglio, un database copiato mentre veniva scritto e quindi inutilizzabile, una password di cifratura che nessuno ricorda. Meglio scoprirle in una prova che durante un'emergenza.

Backup e continuità operativa sono la stessa cosa?

No. Il backup è la copia dei dati; la continuità operativa è la capacità dell'azienda di continuare a lavorare quando qualcosa si rompe. Un piano di continuità, anche semplice, risponde a domande come: chi decide in caso di emergenza? Quali attività sono prioritarie? Come si lavora per due giorni senza il gestionale? Chi avvisa clienti e fornitori?

Per le aziende soggette alla NIS2 backup, ripristino e gestione degli incidenti sono parte delle misure di sicurezza richieste; ne parlo nella guida a NIS2 per le PMI. Per tutte le altre, l'articolo 32 del GDPR chiede comunque misure adeguate a garantire la disponibilità dei dati e la capacità di ripristinarli tempestivamente dopo un incidente.

Che ruolo ha il software che uso?

Molto più grande di quanto si pensi. Un software ben progettato rende il backup semplice: dati in un database standard, file in un archivio separato, esportazioni complete in formati aperti, procedure di ripristino documentate. Un software vecchio, con dati sparsi in cartelle e formati proprietari, rende ogni copia fragile.

Quando sviluppo un gestionale su misura o modernizzo un programma esistente con un progetto di modernizzazione del software, backup automatici, versioni nel tempo e prove di ripristino fanno parte della consegna, non sono un extra. Lo stesso vale per i siti che seguo con la manutenzione e l'hosting.

Quali errori vedo più spesso nei backup delle piccole imprese?

• un solo disco esterno, sempre collegato, che nessuno controlla da mesi;
• backup che falliscono in silenzio, perché l'avviso arriva a un indirizzo che non legge nessuno;
• solo l'ultima copia, senza versioni precedenti: se il file era già rovinato, anche la copia lo è;
• copie che non includono il database del gestionale, ma solo la cartella dei documenti;
• password di cifratura conservate solo nella testa di una persona;
• nessuno incaricato: il backup «lo fa il tecnico», ma il tecnico non sa di doverlo controllare.

Sono tutti problemi che si risolvono con poca spesa e un po' di metodo: un incaricato, un calendario, un registro delle prove.

Ne parliamo?

Se non sai con certezza dove sono i backup della tua azienda, cosa contengono e quando sono stati provati l'ultima volta, scrivimi dalla pagina contatti. Facciamo insieme l'inventario dei dati, impostiamo copie automatiche secondo la regola 3-2-1 e programmiamo la prima prova di ripristino. Se ti è già successo un incidente sul sito, leggi anche cosa fare quando il sito è stato hackerato.

Fonti

• Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR), articolo 32 sulla sicurezza del trattamento
• Agenzia per la Cybersicurezza Nazionale, normativa NIS

Crediti delle immagini

• Copertina: foto di Vincent Botta su Unsplash