Organizzare i turni di lavoro senza fogli e gruppi WhatsApp

Per organizzare i turni di lavoro servono tre cose: sapere quante persone e quali competenze servono in ogni fascia oraria, rispettare i riposi e i limiti previsti dalla legge e dal contratto collettivo, e far arrivare a ognuno il proprio turno sempre aggiornato. Quando una di queste tre manca nascono i buchi in sala, gli straordinari non previsti e le persone che si presentano all'orario vecchio. Un programma condiviso mette insieme le tre cose e toglie il giro di foto e messaggi.

È un problema comune a ristoranti, alberghi, negozi, studi medici, imprese di pulizie e di vigilanza. Cambia la dimensione, ma la fatica del giovedì sera davanti al foglio dei turni è la stessa.

Da dove si parte per costruire i turni?

Dal fabbisogno, cioè da quante persone servono in ogni momento della settimana. Sembra ovvio, ma spesso si parte dalle persone disponibili e si riempiono le caselle come capita.

Per ogni giorno e fascia oraria conviene scrivere:

• quante persone servono come minimo;
• quali ruoli o competenze devono esserci, per esempio un responsabile di sala, un cuoco, una persona che sa chiudere la cassa;
• se ci sono momenti di picco prevedibili, come il sabato sera o il giorno di mercato.

Per esempio, un ristorante con pranzo e cena può stabilire che a pranzo bastano due persone in sala e due in cucina, e a cena ne servono tre e tre, con almeno un capo partita sempre presente. Con questo schema sotto gli occhi i turni si costruiscono in modo più ordinato, e i buchi si vedono prima che diventino un problema.

Quali regole di legge bisogna rispettare nei turni?

Le regole di base sull'orario di lavoro sono nel decreto legislativo 66 del 2003. Le più importanti da tenere presenti quando si fanno i turni sono queste:

• undici ore consecutive di riposo ogni ventiquattro ore;
• un riposo settimanale di almeno ventiquattro ore consecutive, di regola coincidente con la domenica, da calcolare come media su un periodo non superiore a quattordici giorni;
• una durata media settimanale che non superi le quarantotto ore, straordinari compresi, calcolata su un periodo di riferimento;
• una pausa quando la giornata supera le sei ore.

Il contratto collettivo del tuo settore aggiunge regole sue: orario normale, maggiorazioni per notturno e festivo, limiti agli spezzati. Le eccezioni previste per alcuni settori e le regole precise vanno verificate con il consulente del lavoro. Il programma dei turni può controllare queste regole al posto tuo e avvisarti quando un turno le viola, per esempio quando una persona chiude alle undici di sera e il giorno dopo è segnata per l'apertura delle otto.

Come si gestiscono cambi turno e richieste?

Con una regola chiara e un posto solo dove le richieste passano. Il problema dei turni su WhatsApp è che i cambi si accordano in privato, e chi organizza lo scopre quando qualcuno manca.

Un sistema che funziona prevede che:

1. chi vuole cambiare un turno lo proponga a un collega dal telefono;
2. il collega accetti;
3. il responsabile approvi, magari solo se il cambio rispetta ruoli e riposi;
4. il turno aggiornato arrivi a entrambi con una notifica.

Lo stesso vale per ferie e permessi. La richiesta arriva con le date, il responsabile vede subito se in quei giorni la copertura minima è garantita, e risponde. Tutto resta scritto, così a fine anno nessuno discute su chi ha avuto le ferie ad agosto due anni di fila.

Quanto tempo prima vanno comunicati i turni?

Il più presto possibile, compatibilmente con il lavoro. Le persone organizzano la loro vita sui turni: figli, studio, un secondo lavoro. Comunicarli il venerdì per il lunedì crea tensione e assenze.

Alcuni contratti collettivi fissano un preavviso minimo per la programmazione dei turni o per le loro variazioni, e conviene controllare cosa prevede il tuo. Anche dove non c'è un obbligo preciso, pubblicare i turni con un paio di settimane d'anticipo e limitare le modifiche dell'ultimo momento migliora il clima. Un programma aiuta perché permette di preparare le settimane successive partendo da un modello, e di cambiare solo le eccezioni.

Meglio un foglio Excel o un programma per i turni?

Il foglio va bene finché le persone sono poche, i turni sono sempre uguali e una sola persona li gestisce. Diventa un problema quando:

• ogni settimana ci sono cambi e richieste;
• le persone hanno contratti diversi, part time e full time;
• ci sono più sedi o più reparti;
• serve sapere a fine mese le ore lavorate, per notturni, festivi e straordinari.

Un programma per i turni fa i conti al posto tuo: ore per persona, ore per reparto, copertura di ogni fascia. Avvisa quando qualcuno supera le ore previste dal contratto. E ognuno vede il proprio turno sul telefono, senza bisogno della foto del foglio appeso in cucina.

Se il foglio è già il centro della tua organizzazione, il passaggio si fa senza perdere lo storico: i turni passati e le ore già registrate si importano nel programma.

Serve un'app da scaricare per vedere i turni?

Non per forza. Una web app si apre dal browser del telefono e si può aggiungere alla schermata iniziale come un'icona, senza passare dagli store. Per i turni è spesso la strada più comoda: funziona su qualsiasi telefono, non richiede installazioni e si aggiorna da sola.

Le notifiche per i cambi turno si possono mandare in diversi modi: notifiche della web app, email o messaggi. Sui telefoni Apple le notifiche delle web app funzionano dopo che l'app è stata aggiunta alla schermata Home, quindi va spiegato bene il primo passo. Trovi la differenza fra le due strade nella guida web app o app nativa e nella pagina sulle web app installabili.

I turni devono collegarsi alle presenze e alle buste paga?

Conviene, perché i turni dicono chi doveva lavorare e le presenze dicono chi era al lavoro. Il confronto fra i due mostra ritardi, uscite anticipate e straordinari, e prepara il riepilogo per il consulente del lavoro.

Di solito le buste paga restano al consulente, con il suo programma. Il gestionale dei turni prepara il riepilogo mensile nel formato che il consulente preferisce, così nessuno deve ricopiare le ore dai fogli firmati. La rilevazione delle presenze ha però regole sue sulla privacy, che spiego nella guida sulla rilevazione delle presenze dei dipendenti.

Quali settori hanno esigenze particolari?

Ogni settore porta qualche regola in più. Nella ristorazione contano gli spezzati fra pranzo e cena e le competenze in cucina. Nelle strutture ricettive i turni di pulizia dipendono dagli arrivi e dalle partenze del giorno, quindi il programma dei turni guadagna molto se legge le prenotazioni. Negli studi medici e nei centri estetici i turni del personale vanno incrociati con l'agenda degli appuntamenti.

Per esempio, in un albergo il numero di camere da rifare cambia ogni giorno. Se il programma dei turni sa quante partenze ci sono domani, può proporre quante persone servono ai piani invece di lasciarlo all'intuito della governante.

Cosa chiedere a un programma per i turni?

Prima di sceglierne uno, o di farne costruire uno, controlla che sappia fare queste cose:

• costruire la settimana partendo da un modello;
• segnalare buchi di copertura e violazioni di riposi e ore massime;
• gestire cambi, ferie e permessi con approvazione;
• mostrare a ognuno solo i suoi turni, dal telefono;
• calcolare le ore del mese per persona, distinguendo notturni, festivi e straordinari;
• esportare il riepilogo per il consulente del lavoro.

Se la tua organizzazione ha regole particolari, per esempio squadre che ruotano su più sedi o turni legati alle prenotazioni, un programma su misura le segue senza forzature.

Come si gestiscono le assenze improvvise?

Con un elenco di sostituti pronto prima che serva. Quando una persona si ammala la mattina stessa, il responsabile deve sapere in un minuto chi può coprire quel turno: chi ha le competenze giuste, chi non supera le ore del contratto, chi rispetta i riposi.

Un programma per i turni può fare questa ricerca da solo e proporre i nomi, in ordine. Il responsabile sceglie, il collega riceve la richiesta sul telefono e accetta. Il turno si aggiorna per tutti, e l'assenza resta registrata per il riepilogo del mese.

Ne parliamo?

Se ogni settimana passi ore a costruire i turni e altrettante a rincorrere i cambi, raccontami come è organizzato il tuo personale. Ti propongo un sistema che si adatta ai tuoi orari e alle tue regole. Trovi come lavoro nella pagina su turni e presenze e mi scrivi dalla pagina contatti.

Crediti delle immagini

• Copertina: foto di Pylyp Sukhenko su Unsplash