Ordini online per ristoranti e pizzerie dal proprio sito

Un ristorante o una pizzeria può ricevere ordini online dal proprio sito, per asporto o consegna, senza cedere una percentuale su ogni ordine a una piattaforma. Servono quattro cose: un menu che si ordina bene da telefono, fasce orarie che la cucina riesce davvero a rispettare, il pagamento online o al ritiro e una schermata semplice per chi prepara. Le piattaforme di consegna possono restare, ma come un canale in più, non l'unico.

Perché ricevere ordini online sul proprio sito?

Le piattaforme di consegna portano clienti nuovi, ed è un servizio reale. Ma su ogni ordine trattengono una commissione, e il cliente resta in buona parte loro: è la piattaforma che gli scrive, che gli propone altri locali, che conosce le sue abitudini. Per i clienti abituali, quelli che ti conoscono e ordinano ogni settimana, questo costo è difficile da giustificare.

Con il sistema di ordini sul tuo sito:

• non paghi una percentuale per ordine, restano solo i costi del circuito di pagamento;
• il rapporto con il cliente resta tuo, con il suo storico degli ordini;
• decidi tu orari, zone di consegna, costi di consegna e minimo d'ordine;
• puoi proporre i piatti del giorno e le promozioni come preferisci.

Molti locali tengono entrambe le strade: la piattaforma per farsi scoprire, il proprio sito per chi torna.

Cosa deve avere un buon sistema di ordini online?

Quando costruisco un sistema di ordini per un locale, parto sempre da come lavora la cucina, non dal sito. Gli elementi essenziali sono:

• menu ordinabile da telefono, con categorie chiare, foto dove servono e allergeni indicati;
• varianti e aggiunte: impasti, ingredienti in più o in meno, cotture, con il prezzo che si aggiorna;
• fasce orarie di ritiro o consegna, con un numero massimo di ordini per fascia;
• zone di consegna con costi e minimi diversi, se fai consegne;
• pagamento online con carta, Apple Pay o Google Pay, oppure al ritiro se lo preferisci;
• conferma immediata al cliente, con orario e riepilogo;
• una schermata per la cucina o una stampa automatica della comanda.

Come evitare che gli ordini online mandino in crisi la cucina?

È il timore più diffuso, e giustificato. Il venerdì sera, se arrivano trenta ordini per le 20:30, nessuna cucina li regge. La soluzione è la gestione delle fasce orarie:

1. dividi la serata in fasce, per esempio di quindici minuti;
2. stabilisci quanti ordini (o quante pizze) puoi preparare in ogni fascia;
3. quando una fascia è piena, il sistema la mostra come non disponibile e propone la successiva;
4. dalla cucina puoi chiudere gli ordini online con un tasto, se la serata diventa ingestibile.

Così il cliente sceglie un orario che sai di poter rispettare, e non devi telefonargli per dire che l'ordine arriverà con un'ora di ritardo.

Pagamento online o alla consegna?

Il pagamento online riduce gli ordini fantasma, cioè ordini preparati e mai ritirati, e velocizza il ritiro. Il pagamento alla consegna resta però molto richiesto, soprattutto da una parte dei clienti abituali. La soluzione più equilibrata, in molti casi, è offrire entrambe le opzioni, magari riservando il pagamento al ritiro ai clienti che hanno già ordinato.

Con il pagamento online l'incasso arriva sul conto del locale tramite un gestore di pagamenti come Stripe, e gli ordini pagati compaiono già segnati come tali. Ho scritto altro su come funzionano gli incassi online nella pagina sui sistemi di prenotazione e pagamento.

E la parte fiscale?

Gli ordini online non cambiano gli obblighi fiscali del locale: le vendite vanno documentate come le altre, secondo le regole che segui già con il registratore telematico o con la fatturazione. Quello che cambia è il modo in cui arrivano i dati. Prima di avviare il servizio, conviene concordare con il commercialista come registrare gli incassi online e quelli al ritiro, e se serve un collegamento tra il sistema degli ordini e il tuo registratore o gestionale.

Quanto tempo serve per avviare il servizio?

Il grosso del lavoro non è tecnico, ma organizzativo: preparare il menu ordinabile con varianti, prezzi e allergeni, decidere fasce orarie e capacità, scegliere chi in cucina controlla gli ordini in arrivo. Una volta definiti questi elementi, la parte tecnica si configura in tempi brevi. Consiglio sempre una settimana di prova con pochi clienti fidati, prima di comunicare il servizio a tutti.

Si può usare lo stesso sistema anche per altro?

Sì, ed è uno dei vantaggi di avere un sistema proprio. Lo stesso menu ordinabile può servire per:

• gli ordini dei clienti al tavolo, da telefono, con un codice QR;
• i preordini per eventi e festività, come i pranzi di Natale o i menu da asporto per le feste;
• le vendite di prodotti confezionati, come sughi, dolci o vino, con ritiro in negozio.

In questi casi si entra nel campo dell'e-commerce, ma la base, cioè catalogo, carrello e pagamento, è la stessa.

Come gestire allergeni e varianti senza errori?

Gli errori sugli ordini online nascono quasi sempre da varianti scritte a mano nelle note: «senza cipolla, aggiungere bufala, impasto integrale se c'è». In cucina, alle 21 di sabato, una nota del genere si legge male. Le soluzioni che adotto sono:

• varianti strutturate: ingredienti da togliere o aggiungere scelti da un elenco, con il prezzo aggiornato;
• allergeni indicati per ogni piatto, come richiesto dalle norme sull'informazione alimentare, con l'invito a segnalare allergie gravi anche per telefono;
• note libere brevi, solo per ciò che le varianti non coprono;
• comanda leggibile, con le varianti evidenziate e separate dal resto.

Così chi prepara vede subito cosa è diverso dal solito, senza interpretare.

Come far sapere ai clienti che possono ordinare dal sito?

Un sistema di ordini che nessuno conosce non serve. I punti di contatto più efficaci sono quelli che hai già:

1. il cartone della pizza o la busta dell'asporto, con l'indirizzo del sito e un codice QR;
2. lo scontrino o il biglietto lasciato nella consegna;
3. il profilo Google dell'attività, con il link diretto alla pagina degli ordini;
4. il telefono: a chi chiama nelle ore di punta, si può ricordare che dal sito si ordina senza attese.

I clienti abituali sono i primi a passare al sito, ed è proprio su di loro che il risparmio sulle commissioni pesa di più.

Consegna con fattorini propri o affidata ad altri?

Il sistema di ordini sul sito non obbliga a organizzare le consegne da soli. Alcuni locali partono solo con l'asporto, altri hanno uno o due fattorini, altri ancora si appoggiano a servizi di consegna locali. In ogni caso, il sistema deve conoscere le zone servite, i tempi di consegna realistici e il costo per zona, e mostrarli al cliente prima che ordini.

Il sistema può ricordare i clienti abituali?

Sì, se il cliente crea un account o se il sistema lo riconosce dal numero di telefono. Può riproporre l'ultimo ordine, ricordare l'indirizzo di consegna e le varianti preferite. Sono piccole comodità che rendono più semplice ordinare dal tuo sito che da un'app generica.

Quanto costa realizzare un sistema di ordini online?

Il costo dipende da quante funzioni servono: solo asporto o anche consegna, quante varianti ha il menu, se serve la stampa automatica delle comande, se va collegato a un gestionale di magazzino e ordini. Nel preventivo che preparo indico ogni voce separatamente, così puoi scegliere da cosa partire. Un buon punto di partenza, per molti locali, è l'asporto con pagamento online e fasce orarie, a cui aggiungere la consegna in un secondo momento.

Ne parliamo?

Se vuoi ricevere gli ordini dal tuo sito senza lasciare una percentuale a ogni consegna, scrivimi. Partiamo da come lavora la tua cucina il venerdì sera e costruiamo un sistema che la rispetti. Qui trovi come lavoro con la ristorazione, e se ti interessa anche la sala leggi la guida sulla prenotazione dei tavoli online.

Crediti delle immagini

• Copertina: foto di Francesco La Corte su Unsplash