La settimana su una griglia
Puoi preparare i turni su una griglia per persona e per giorno, partendo da un modello che si ripete. Il programma ti segnala un buco di copertura prima che tu pubblichi i turni.
Gestione turni e presenze
Organizzo turni, presenze, ferie e richieste di cambio in un sistema condiviso, con accessi e informazioni differenziati per ruolo.
I turni girano su WhatsApp, e le modifiche si perdono nella chat
Ogni giovedì prepari i turni su un foglio e mandi la foto nel gruppo. Poi arrivano i messaggi: uno chiede di scambiare il sabato, e qualcuno non ha visto l'ultima versione e si presenta all'orario vecchio. La gestione dei turni del personale ti prende ore ogni settimana, e a fine mese devi ricostruire chi ha lavorato quando.
Per esempio, un ristorante aperto tutta la settimana deve coprire sala e cucina anche quando un cameriere si ammala la mattina stessa. Trovare chi lo sostituisce vuol dire una catena di telefonate.
Esempi di funzionalità
Le funzionalità vengono definite in base alle tue esigenze, agli strumenti già in uso e alla fattibilità dei collegamenti necessari. La proposta iniziale specifica cosa è incluso nel progetto e cosa può essere aggiunto in seguito.
Ognuno vede i suoi turni
Ogni persona può entrare dal telefono e vedere i propri orari. Quando cambi un turno, chi è coinvolto riceve un avviso.
Ferie e permessi su richiesta
Per esempio, la richiesta arriva a chi deve approvarla, insieme all'elenco di chi è già assente in quei giorni. Una volta approvata, compare nella pianificazione.
Cambi turno tra colleghi
Due persone possono proporre uno scambio, e tu lo approvi con un clic. Lo scambio resta registrato, così a fine mese sai chi ha lavorato quel giorno.
Controlli sulla pianificazione
Il riposo tra due turni e le competenze richieste per una postazione possono diventare controlli. Se un turno non li rispetta, lo vedi prima di pubblicarlo.
Presenze e riepilogo del mese
Le persone possono segnare entrata e uscita dal programma, oppure confermi tu le presenze partendo dai turni pianificati. A fine mese esporti il riepilogo per chi elabora le buste paga.
Come lavoriamo
Partiamo dai turni che fai oggi
Mi mandi qualche settimana di turni come li prepari adesso. Da lì capisco come si ripetono e dove nascono le eccezioni che ti costano più telefonate.
Mettiamo per iscritto le regole
Scriviamo le regole che oggi applichi a occhio. Quelle che riguardano contratti e orari le verifichi tu con il tuo consulente del lavoro, e io le traduco in controlli.
Prima la pianificazione
La prima tappa prende il posto della foto nel gruppo, perché tu pianifichi e ognuno vede i suoi turni. Richieste e scambi arrivano nella tappa successiva.
Presenze ed esportazioni
Per ultimi arrivano presenze e riepiloghi, con l'esportazione nel formato che chiede chi elabora le buste paga.
Gestione turni e presenze: cosa sapere prima di partire
Pianificare partendo da un modello
Quasi ogni attività ha una settimana tipo che si ripete con piccole varianti. Il programma parte da quel modello e tu correggi solo le differenze, come le ferie approvate o il rinforzo del sabato. Il lavoro del giovedì si riduce a guardare gli avvisi e chiudere i buchi.
Se un turno resta scoperto, il programma ti mostra chi è libero e ha il ruolo giusto. Puoi chiedere la disponibilità a quelle persone con un messaggio, senza scorrere la rubrica.
Cosa vede chi lavora
Ogni persona vede i propri turni della settimana e di quella dopo, insieme alle ferie approvate e alle richieste in attesa. Sono le informazioni che oggi chiede in chat, spesso più di una volta.
I dati di chi lavora con te restano visibili solo a chi ne ha bisogno. Ognuno vede i propri, chi pianifica vede quelli della sua sede. Quali dati conservare e per quanto tempo lo decidi con chi ti segue per la privacy.
Domande frequenti
Il programma calcola le buste paga?
No. Prepara il riepilogo di ore, ferie e assenze da passare a chi elabora le buste paga, nel formato che ti chiede.
Il programma sa quali regole del contratto applicare?
Le regole le stabilisci tu con il tuo consulente del lavoro. Io le inserisco come controlli, e il programma ti avvisa quando una pianificazione non le rispetta.
Il personale deve usare il proprio telefono?
Il programma si apre dal browser, quindi va bene qualsiasi telefono. Se preferisci non chiederlo, si può lasciare un tablet in sede dove consultare i turni e segnare le presenze.
Si possono gestire più sedi?
Si può prevedere. Ogni sede ha la sua pianificazione e chi la coordina vede la propria, mentre tu le vedi tutte. Una persona che lavora in più sedi compare una volta sola.
Quanto costa un software per i turni del personale?
Dipende da quante persone e sedi devi gestire e da cosa serve oltre ai turni, come presenze o richieste di ferie. Dopo la prima chiamata ti scrivo una proposta voce per voce.
Si possono registrare le presenze dal telefono?
Si può fare, per esempio con un codice QR in sede o con la posizione del telefono. Prima di attivarlo verifichiamo con il tuo consulente del lavoro le regole su privacy e controllo a distanza, perché cambiano da caso a caso.
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