Calcolare il margine di una commessa mentre il lavoro è aperto

Per calcolare il margine di una commessa si parte dal ricavo concordato con il cliente, varianti comprese, e si tolgono i costi diretti del lavoro: le ore valorizzate al costo orario aziendale, i materiali, i subappalti, i noleggi e le trasferte. Quello che resta deve coprire le spese generali e lasciare un utile. Il punto decisivo è farlo mentre il lavoro è aperto, con dati aggiornati, perché a lavoro finito il margine si può solo constatare.

Molte imprese scoprono quanto ha reso un lavoro a fine mese, o a fine anno con il commercialista. Intanto altri lavori simili sono partiti con lo stesso errore di preventivo.

Che cos'è una commessa e perché va seguita a parte?

Una commessa è un lavoro preciso per un cliente preciso, con un prezzo, dei tempi e dei costi propri. Il rifacimento di un bagno, l'impianto elettrico di un capannone, una fornitura di infissi con posa, un software per un cliente.

Seguirla a parte significa raccogliere tutti i costi che quel lavoro genera e confrontarli con quanto il cliente pagherà. Il bilancio dell'azienda dice se l'anno è andato bene. La commessa dice quali lavori ti fanno guadagnare e quali ti fanno perdere, e quindi quali preventivi correggere.

Quali costi entrano nel margine di una commessa?

I costi diretti, cioè quelli che esistono solo perché quel lavoro esiste. Di solito sono questi:

• le ore di lavoro delle persone, moltiplicate per il loro costo orario aziendale;
• i materiali usati, al prezzo d'acquisto;
• i subappalti e le prestazioni di altri artigiani;
• i noleggi di mezzi e attrezzature;
• trasferte, carburante, vitto e alloggio quando il lavoro è lontano;
• smaltimenti, permessi, collaudi.

Sottraendo questi costi dal ricavo ottieni il margine di contribuzione della commessa, cioè quanto quel lavoro contribuisce a pagare le spese generali dell'azienda: ufficio, amministrazione, assicurazioni, mezzi fermi.

Alcune imprese aggiungono anche una quota di spese generali per ogni commessa, in proporzione alle ore o al ricavo. È utile per sapere se il lavoro chiude in utile. Il criterio di ripartizione conviene deciderlo con il commercialista e tenerlo uguale per tutte le commesse, altrimenti i confronti perdono senso.

Come si calcola il costo orario di un dipendente?

È il dato che sbaglia quasi chiunque, perché si usa la paga oraria in busta invece del costo vero per l'azienda.

Il costo orario aziendale si ottiene dividendo il costo annuo complessivo della persona per le ore effettivamente lavorate in un anno. Nel costo annuo entrano retribuzione lorda, contributi a carico dell'azienda, TFR, tredicesima e quattordicesima dove previste, e le altre voci del contratto. Nelle ore lavorate non entrano ferie, permessi, festività, malattia e formazione.

Il risultato è sempre più alto della paga oraria, a volte di molto. Il consulente del lavoro può darti i dati esatti per ogni persona o per categoria. Una volta calcolato, il costo orario va aggiornato quando cambiano contratto o organico.

Perché il margine va controllato durante il lavoro?

Perché è l'unico momento in cui si può ancora fare qualcosa. Se a metà lavoro scopri di aver già consumato gran parte delle ore previste, puoi parlare con il cliente di una variante, rivedere l'organizzazione della squadra o almeno correggere i preventivi dei lavori simili che stai per mandare.

Il confronto che conta è fra avanzamento e consumo. Per esempio, se una commessa prevedeva centoventi ore e ne ha già usate novanta, ma il lavoro è fatto per metà, c'è un problema. Se invece è fatto per tre quarti, sei nei tempi. Senza una stima dell'avanzamento i soli costi non dicono molto.

Le varianti meritano un'attenzione particolare. Il lavoro in più chiesto a voce in cantiere, se non viene registrato e quotato, diventa costo senza ricavo. Un buon sistema chiede di segnare ogni variante, anche piccola, nel momento in cui viene richiesta.

Come si raccolgono ore e materiali dal cantiere?

È la parte più difficile, e quella da cui dipende tutto il resto. Se le ore arrivano in ufficio il venerdì su un foglio, quando arrivano, il margine sarà sempre in ritardo e approssimativo.

Le strade che funzionano sono pratiche:

• ogni persona segna le ore sulla commessa dal telefono, a fine giornata o con la timbratura;
• i materiali presi dal magazzino escono già assegnati alla commessa;
• le bolle dei fornitori consegnate in cantiere si fotografano e si collegano al lavoro;
• le spese extra, come un noleggio dell'ultimo minuto, si registrano con una foto dello scontrino.

Se le ore arrivano dalla timbratura, bisogna rispettare le regole su presenze e privacy, che spiego nella guida sulla rilevazione presenze dei dipendenti.

Il programma deve essere veloce da usare con le mani sporche e la rete debole. Una web app installabile che conserva i dati e li invia quando torna la connessione risolve gran parte dei problemi del cantiere.

Cosa deve mostrare un buon riepilogo di commessa?

Una schermata sola, leggibile in un minuto. Ci metto di solito:

• ricavo previsto, con le varianti approvate;
• costi previsti nel preventivo, divisi per voce;
• costi sostenuti finora, divisi per le stesse voci;
• avanzamento stimato del lavoro;
• margine previsto e margine proiettato a fine lavoro;
• fatturato e incassato, con eventuali stati di avanzamento lavori.

La proiezione a fine lavoro è la riga più utile. Indica quanto guadagnerai se il resto del lavoro va come la parte già fatta. Quando la proiezione scende sotto una soglia che decidi tu, il programma ti avvisa.

Preventivo e consuntivo devono stare nello stesso programma?

Conviene, perché il confronto viene da solo. Se il preventivo è scritto con le stesse voci in cui poi registri i costi, sai esattamente dove hai sbagliato: troppe ore di posa, materiale sottostimato, trasferte dimenticate.

Dopo qualche decina di commesse questi confronti diventano un tesoro. Il programma può suggerire, per un nuovo preventivo, quante ore hanno richiesto in consuntivo i lavori simili. Nella guida sui preventivi automatici spiego come si costruisce un preventivo che parte dal listino e dalle tue regole.

Quali imprese ne hanno più bisogno?

Tutte quelle che lavorano a progetto con costi variabili: imprese edili, impiantisti, serramentisti, aziende di allestimenti, officine che producono su ordinazione, studi tecnici. Per le imprese di produzione su commessa e per artigiani e imprese di servizi il margine per lavoro è spesso l'indicatore più importante dell'azienda.

Per esempio, un'impresa che installa impianti fotovoltaici può scoprire che i lavori sui tetti a falda rendono molto meno di quelli sui tetti piani, a parità di potenza. Il bilancio non lo mostra, il riepilogo delle commesse sì.

Quali errori falsano il margine di una commessa?

Il più comune l'ho già detto: usare la paga oraria invece del costo orario aziendale. Ma ce ne sono altri che incontro spesso.

• Le ore di trasferimento verso il cantiere non vengono imputate a nessun lavoro, e spariscono nelle spese generali.
• Il materiale avanzato da una commessa torna a magazzino senza essere scaricato, e la commessa successiva lo usa gratis.
• Le ore del titolare non vengono contate, perché «tanto non le paga nessuno». Ma sono ore sottratte ad altri lavori.
• Le garanzie e i ritorni per sistemare un difetto finiscono su una commessa nuova invece che su quella originale.

Ognuno di questi errori fa sembrare alcuni lavori più redditizi di quanto siano. E porta a ripetere proprio i preventivi sbagliati.

Ogni quanto conviene guardare i numeri delle commesse?

Dipende dalla durata dei lavori. Per commesse di qualche giorno basta un controllo a fine lavoro, fatto subito e non a fine mese. Per commesse di settimane o mesi conviene un'occhiata settimanale alle commesse aperte, ordinate per margine proiettato.

Bastano dieci minuti, se il programma mette in cima i lavori che stanno andando peggio del previsto. È un'abitudine che cambia il modo in cui si prendono le decisioni, perché sposta l'attenzione dai lavori che fanno più rumore a quelli che rendono meno.

Il programma delle commesse sostituisce la contabilità?

No, la affianca. La contabilità generale resta al commercialista, con le sue regole e i suoi tempi. Il programma delle commesse serve a te per decidere mentre il lavoro è in corso, con numeri aggiornati ogni giorno.

I due mondi si parlano attraverso i documenti: le fatture di vendita e quelle dei fornitori vengono attribuite alle commesse, e a fine anno i totali delle commesse si possono confrontare con il bilancio per verificare che non manchi niente.

Ne parliamo?

Se oggi scopri quanto ha reso un lavoro solo quando è finito, raccontami come raccogli ore, materiali e spese. Ti propongo un sistema che ti mostra il margine mentre la commessa è aperta. Trovi come lavoro nella pagina su commesse e progetti, la dashboard con i numeri dell'azienda e mi scrivi dalla pagina contatti.

Crediti delle immagini

• Copertina: foto di Etienne Girardet su Unsplash