Una scheda per ogni commessa
Ogni commessa può avere la sua scheda con il cliente, il preventivo approvato e le scadenze. Documenti e foto del lavoro si caricano lì, anche dal telefono in cantiere.
Gestione commesse e progetti
Riunisco stato dei lavori, ore, materiali e costi delle commesse per monitorare l'avanzamento e confrontare i risultati con il preventivo.
Scopri se una commessa ha reso solo quando è finita
Le ore le segnano le squadre su un foglio che arriva in ufficio il venerdì, quando arriva. Le bolle dei materiali stanno in una cartellina e le spese extra in un gruppo WhatsApp. Così la gestione commesse diventa un lavoro di ricostruzione a fine mese, e intanto i lavori in perdita vanno avanti.
Per esempio, un'impresa edile con quattro cantieri aperti sa quanto ha fatturato su ciascuno, e fatica a dire quanto le è costato. Le varianti chieste a voce dal cliente finiscono nel conto solo se qualcuno se le ricorda.
Esempi di funzionalità
Le funzionalità vengono definite in base alle tue esigenze, agli strumenti già in uso e alla fattibilità dei collegamenti necessari. La proposta iniziale specifica cosa è incluso nel progetto e cosa può essere aggiunto in seguito.
Le ore segnate dal telefono
Chi lavora può segnare le ore sulla commessa a fine giornata, dal telefono, in pochi tocchi. In ufficio le vedi subito, senza aspettare il foglio del venerdì.
Materiali e spese sulla commessa giusta
Le bolle dei fornitori e gli acquisti si possono imputare alla commessa a cui servono. Se il programma è collegato al magazzino, il materiale prelevato si scarica da solo.
Preventivo contro consuntivo
Per ogni commessa puoi vedere quanto avevi previsto e quanto hai speso finora, voce per voce. Te ne accorgi a metà lavoro, quando c'è ancora tempo per correggere.
Varianti e lavori extra
Le richieste del cliente fuori preventivo si possono registrare come varianti, con il loro importo. A fine lavoro le trovi già pronte da mettere in fattura.
Avanzamento e consegne
Per esempio, in un'unica vista vedi le commesse in ritardo e quelle vicine alla consegna. Puoi segnare la percentuale di avanzamento e confrontarla con le ore spese.
Come lavoriamo
Ricostruiamo una commessa chiusa
Prendiamo insieme una commessa già finita e mettiamo in fila le ore e i costi che riesci a ritrovare. Così emerge quali dati mancano oggi e dove si perdono.
Prima le ore
La prima tappa è la raccolta delle ore dal telefono, perché è il dato che oggi arriva più tardi. La provano due o tre persone prima di estenderla a tutte le squadre.
Poi costi e confronto
Aggiungo materiali e spese, e il confronto con il preventivo. Da questa tappa il programma comincia a dirti quanto rende ogni lavoro.
Collego quello che c'è già
Se usi già un programma per preventivi o fatture, dopo aver verificato la compatibilità la commessa può prendere i dati da lì. Le ore possono uscire anche in un file per chi elabora le buste paga.
Gestione commesse e progetti: cosa sapere prima di partire
Il dato che conta è quello che arriva in tempo
Una commessa si tiene sotto controllo mentre è aperta. Le ore registrate dopo una settimana sono imprecise, perché nessuno ricorda bene come ha diviso il martedì tra due cantieri. Segnate la sera stessa sono più vicine al vero, e arrivano in ufficio quando servono.
Per questo progetto le schermate per chi lavora fuori con il minimo indispensabile: la commessa, le ore, una nota e una foto se serve. Tutto il resto lo vede e lo gestisce l'ufficio.
Cosa vedi a fine mese
Con i dati raccolti giorno per giorno, il riepilogo mensile non va più ricostruito. Vedi le commesse chiuse con il loro margine e quelle aperte con la spesa fino a oggi. Se una commessa ha superato il preventivo, la trovi in cima all'elenco. Puoi anche esportare le ore per persona e passarle a chi elabora le buste paga.
I numeri di una commessa servono anche dopo. Quando prepari il preventivo per un lavoro simile, hai sotto mano i costi della volta precedente e puoi partire da quelli.
Domande frequenti
Le squadre devono installare un'app?
No. Il programma si apre dal browser del telefono e si può aggiungere alla schermata iniziale, così si apre con un tocco come un'app.
Cosa succede se in cantiere non c'è campo?
Le ore si possono segnare anche la sera, appena il telefono torna in rete. Se le squadre lavorano spesso senza segnale, valuto come far tenere i dati al telefono e mandarli quando la rete torna.
Posso vedere quanto guadagno su ogni cliente?
Sì. Sommando le commesse vedi il margine per cliente o per tipo di lavoro, e capisci quali lavori ti conviene accettare.
Si collega alla fatturazione?
Il programma può preparare i dati per la fattura, a fine lavoro o per stato di avanzamento. L'emissione e l'invio al Sistema di Interscambio restano al servizio di fatturazione elettronica che usi, a cui i dati si passano dopo aver verificato la compatibilità.
Quanto costa un software per la gestione commesse?
Dipende da quante squadre lo usano e da cosa va collegato, per esempio il magazzino o i preventivi. Prima di iniziare ricevi una proposta scritta voce per voce.
A chi serve un software per la gestione commesse?
A chi lavora a progetto o a cantiere: imprese edili, impiantisti, installatori, officine, studi tecnici, agenzie. In generale a chiunque faccia un preventivo, apra un lavoro e voglia sapere a fine lavoro se ci ha guadagnato.
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