KPI aziendali: quali numeri mettere nella dashboard di una PMI

I KPI aziendali, cioè gli indicatori chiave di prestazione, sono i pochi numeri che ti dicono se l'azienda sta andando nella direzione giusta: quanto incassi e quanto devi ancora incassare, quanto margine fai, quanti preventivi diventano ordini, quanto ci metti a consegnare. In una dashboard ben fatta se ne guardano pochi, sei o otto, aggiornati da soli dai programmi che usi. Ognuno ha una soglia che fa scattare un'attenzione e una persona che ne risponde.

In molte piccole imprese i dati ci sono già, ma stanno in cinque programmi diversi, e metterli insieme richiede una mattina ogni lunedì.

Che cos'è un KPI e in cosa è diverso da un dato qualsiasi?

Un dato è un numero: le fatture emesse a ottobre. Un KPI è un numero scelto perché ti aiuta a prendere una decisione, confrontato con un obiettivo o con un periodo precedente: le fatture emesse a ottobre rispetto a ottobre dell'anno scorso e all'obiettivo del mese.

Per capire se un numero merita di diventare un KPI, mi faccio una domanda: se questo numero cambia, qualcuno fa qualcosa di diverso? Se la risposta è no, è un dato interessante, ma non serve in una dashboard. Va bene in un report da leggere con calma.

Quali KPI servono a quasi tutte le piccole imprese?

Alcuni indicatori valgono per quasi tutti i settori. Sono quelli da cui partirei.

• Fatturato del periodo, confrontato con lo stesso periodo dell'anno precedente.
• Incassi del periodo, che non coincidono con il fatturato e dicono quanta liquidità entra.
• Crediti scaduti, divisi per anzianità: fino a trenta giorni, fino a novanta, oltre.
• Margine lordo, cioè ricavi meno costi diretti, in valore e in percentuale.
• Tasso di conversione dei preventivi, cioè quanti preventivi diventano ordini.
• Portafoglio ordini, cioè il lavoro già acquisito e non ancora fatturato.

Il portafoglio ordini è spesso il numero più utile per il titolare, perché guarda avanti. Il fatturato racconta cosa è successo. Il portafoglio dice quanto lavoro hai davanti, e se tra due mesi rischi di avere le squadre ferme.

Quali KPI cambiano da settore a settore?

Ogni attività ha i suoi numeri. Qualche esempio:

• nel commercio, la rotazione del magazzino, gli articoli sotto scorta e il valore delle giacenze ferme da mesi;
• nella ristorazione, il costo del cibo sul venduto, il costo del personale sul fatturato e lo scontrino medio;
• nelle strutture ricettive, il tasso di occupazione, il prezzo medio per notte venduta e la quota di prenotazioni dirette rispetto ai portali;
• nelle imprese che lavorano su commessa, il margine per commessa e lo scostamento fra ore previste e ore lavorate;
• negli studi professionali, le ore fatturabili sul totale e i tempi di incasso delle parcelle.

Per le strutture ricettive molti di questi numeri si calcolano direttamente dal gestionale delle prenotazioni. In ROOMIO, il software per strutture ricettive che ho sviluppato, occupazione e prenotazioni stanno nello stesso archivio, quindi non serve estrarle a mano.

Da dove arrivano i dati della dashboard?

Dai programmi che usi già. Una dashboard aziendale legge da archivi che esistono già e fa i conti al posto tuo, quindi nessuno deve compilarla.

Le fonti tipiche di una piccola impresa sono:

• il gestionale, per ordini, magazzino e commesse;
• il programma di fatturazione, per fatture emesse e ricevute;
• la banca, per incassi e pagamenti;
• il CRM, per richieste, preventivi e trattative;
• il foglio dei turni o il programma delle presenze, per le ore lavorate;
• il negozio online, per vendite e carrelli.

Ogni fonte va collegata, di solito attraverso le API dei programmi, cioè le porte da cui due software si scambiano dati. Quando un programma non le ha, si può importare un'esportazione periodica. Prima di promettere un indicatore, verifico sempre da dove arriverà il dato e con quale ritardo.

Ogni quanto vanno aggiornati i KPI?

Dipende da quanto in fretta puoi reagire. Gli incassi e i crediti scaduti conviene vederli ogni giorno, perché un sollecito fatto subito funziona meglio. Il margine per commessa conviene vederlo ogni settimana. Il fatturato e il confronto con l'anno precedente bastano una volta al mese.

Aggiornare tutto in tempo reale costa di più e non sempre serve. Una dashboard che si aggiorna ogni notte, con alcuni indicatori più frequenti, copre le esigenze della maggior parte delle piccole imprese.

Come si legge una dashboard senza perderci tempo?

Una buona dashboard si legge in due minuti. Qualche scelta di impostazione aiuta molto:

• in alto i numeri principali, grandi, con il confronto rispetto al periodo precedente;
• un colore che segnala solo ciò che è fuori soglia, così l'occhio va subito lì;
• grafici semplici, a barre o a linee, senza effetti tridimensionali;
• la possibilità di cliccare un numero e vedere da cosa è composto, per esempio quali clienti hanno crediti scaduti.

L'ultimo punto separa una dashboard utile da una decorativa. Se il numero è rosso e non puoi capire perché senza aprire un altro programma, la dashboard ti ha avvisato ma non ti ha aiutato.

Chi deve vedere quali numeri?

Non tutti devono vedere tutto. Il titolare vede l'insieme. Il responsabile commerciale vede preventivi, conversioni e portafoglio. Il magazzino vede scorte e consegne. L'amministrazione vede incassi e crediti.

Dare a ognuno la propria vista ha un effetto pratico: ogni indicatore ha una persona che lo guarda e che sa cosa fare quando cambia. Un KPI senza responsabile viene notato da tutti e sistemato da nessuno.

Quali errori rendono inutile una dashboard?

Ne vedo alcuni ricorrenti.

1. Troppi indicatori. Trenta numeri sullo stesso schermo equivalgono a nessun numero.
2. Dati non affidabili. Basta un totale sbagliato una volta perché le persone smettano di fidarsi e tornino ai loro fogli.
3. Indicatori senza confronto. Un fatturato mensile senza il mese precedente o l'obiettivo non dice se è un buon mese.
4. Dashboard costruita una volta e mai rivista. Le priorità dell'azienda cambiano, e gli indicatori devono seguirle.
5. Nessuna abitudine di lettura. Se nessuno guarda la dashboard in un momento fisso, come la riunione del lunedì, diventa una pagina dimenticata.

Meglio uno strumento pronto o una dashboard su misura?

Gli strumenti di business intelligence pronti sono potenti e conviene considerarli. Funzionano bene quando i dati sono già ordinati in un archivio e qualcuno in azienda ha tempo per imparare a usarli.

Una dashboard su misura conviene quando i dati vanno raccolti da più programmi, puliti e collegati fra loro, e quando chi la usa vuole aprire una pagina e trovare i suoi numeri senza configurare niente. Spesso è anche la scelta più sensata se hai già un gestionale su misura: la dashboard diventa una sua sezione. Trovi come la imposto nella pagina su dashboard e report.

Se uno degli indicatori che ti interessano è il margine dei singoli lavori, trovi i dettagli nella guida su come calcolare il margine di una commessa. Per incassi e crediti, il punto di partenza è la riconciliazione bancaria automatica.

Come si fissano le soglie di attenzione?

Partendo dai numeri del passato. Per ogni indicatore si guarda com'è andato negli ultimi mesi, e si decide oltre quale valore serve un intervento. Per esempio, se i crediti scaduti oltre sessanta giorni di solito sono pochi, la soglia scatta quando superano quel livello abituale.

Le soglie non devono scattare troppo spesso, altrimenti il colore rosso diventa rumore e nessuno lo guarda più. Meglio poche soglie ben tarate, riviste ogni qualche mese, che un cruscotto sempre acceso. Quando una soglia scatta, la dashboard può anche mandare un avviso alla persona responsabile, così il numero non aspetta la riunione del lunedì.

Da dove si comincia?

Da un foglio di carta. Scrivi le cinque domande che ti fai più spesso sull'azienda, come «quanto devo ancora incassare?» o «quanti preventivi ho aperti?». Per ognuna, scrivi dove sta oggi il dato e quanto tempo ti serve per trovarlo.

Quelle cinque domande sono la prima versione della tua dashboard. Il resto si aggiunge quando le prime sono diventate un'abitudine.

Ne parliamo?

Se ogni lunedì passi la mattina a incollare numeri da programmi diversi, raccontami quali domande vorresti vedere risolte in una pagina. Verifico da dove possono arrivare i dati e ti propongo una dashboard che si aggiorna da sola. Trovi come lavoro nella pagina su dashboard e report, sulle integrazioni tra programmi e mi scrivi dalla pagina contatti.

Crediti delle immagini

• Copertina: foto di Stephen Dawson su Unsplash