Preventivi automatici: come smettere di rifarli a mano

I preventivi automatici partono sempre dal listino aggiornato, applicano le tue regole su sconti, varianti e margini e preparano il documento col tuo logo in pochi minuti. Quando il cliente accetta, il preventivo diventa un ordine senza che nessuno ricopi una riga. Il guadagno più grande è che il prezzo esce giusto ogni volta, anche quando il preventivo lo fa il collaboratore arrivato da un mese.

Il problema che risolvono è molto comune: ogni preventivo nasce copiando quello del cliente precedente, cambiando nome e righe e ricontrollando i prezzi a occhio.

Cosa non funziona nei preventivi fatti a mano?

Il preventivo fatto a mano ha tre punti deboli, e di solito si scoprono quando è tardi.

Il primo è il prezzo vecchio. Il fornitore ha aumentato un materiale, il listino è stato aggiornato, ma il file da cui copi è di due mesi fa. Il cliente firma, e il margine se ne va senza che nessuno se ne accorga.

Il secondo è la regola dimenticata. Lo sconto oltre una certa quantità, il supplemento per il piano alto, il trasporto oltre una certa distanza: sono regole che il titolare ha in testa e che non tutti applicano allo stesso modo.

Il terzo è il tempo. Un preventivo complesso può prendere un'ora, e i clienti che chiedono tre preventivi tendono a firmare col primo che risponde bene.

Come funziona un software per i preventivi automatici?

Funziona come un collega che conosce a memoria listino e regole. Tu scegli il cliente e i prodotti o le lavorazioni, lui fa i conti.

In un programma per i preventivi ben costruito ci sono di solito questi pezzi:

• il listino, con prezzi di vendita, costi d'acquisto e data dell'ultimo aggiornamento;
• le regole di prezzo, come sconti per quantità, listini per tipo di cliente, supplementi e arrotondamenti;
• i modelli di testo, con condizioni di pagamento, tempi di consegna e note che si ripetono;
• il calcolo del margine, visibile a te e nascosto al cliente;
• la generazione del PDF con il tuo logo e la numerazione automatica;
• le versioni, così sai cosa è cambiato fra la prima proposta e quella accettata.

Per esempio, un'azienda di infissi che vende su misura può inserire larghezza, altezza, tipo di profilo e vetro. Il programma calcola il prezzo al metro quadro, aggiunge accessori e posa e applica lo sconto previsto per quel rivenditore. Chi prepara il preventivo controlla il risultato invece di fare i conti.

Si può far calcolare il preventivo al cliente dal sito?

Sì, quando le regole lo permettono. Si chiama configuratore: il cliente sceglie le opzioni da solo e vede subito un prezzo indicativo, oppure invia una richiesta già completa di tutti i dati che ti servono.

Funziona bene per prodotti e servizi con variabili chiare. Pensa a un noleggio con date e chilometri, a una sistemazione per vacanze con date e numero di ospiti, a un prodotto da tagliare a misura. Sul sito delle case vacanza di Paparella Property, per esempio, prezzi e preventivo per le date scelte li calcola ROOMIO, il mio gestionale, e il sito li mostra al visitatore.

Funziona meno quando serve un sopralluogo o quando ogni lavoro è diverso dal precedente. In quel caso il sito raccoglie le informazioni, e il preventivo vero lo prepari tu con il programma.

Come accetta il cliente un preventivo online?

Il cliente riceve un link, vede il preventivo e preme un pulsante per accettarlo. Il programma registra data, ora e dati di chi ha accettato, e ti avvisa.

Dal punto di vista legale, un'accettazione di questo tipo è una firma elettronica semplice. Ha valore, ma in caso di contestazione il giudice ne valuta l'affidabilità caso per caso, come prevede il Codice dell'amministrazione digitale. Per lavori importanti o contratti con clausole particolari conviene una firma elettronica avanzata o qualificata, che si può integrare attraverso fornitori specializzati. Per i dubbi sui contratti, il riferimento resta il tuo consulente legale.

Il passaggio successivo è il più comodo: una volta accettato, il preventivo diventa ordine, con le stesse righe, gli stessi prezzi e lo stesso cliente. Da lì può partire l'ordine al fornitore o il documento di trasporto.

Il programma dei preventivi deve parlare con altri software?

Quasi sempre conviene. I collegamenti più utili sono tre.

Con il CRM, perché il preventivo è una tappa della trattativa: sapere quali preventivi sono aperti da più di dieci giorni è il modo più semplice per richiamare al momento giusto. Ne parlo nella guida sul CRM per piccole imprese.

Con il magazzino, perché il preventivo può controllare la disponibilità degli articoli e prenotarli quando il cliente accetta.

Con la fatturazione, perché l'ordine accettato diventa acconto e poi fattura. Collegarlo al programma che usi per la fattura elettronica evita di riscrivere tutto. Questi collegamenti dipendono da cosa permettono i programmi coinvolti, e vanno verificati prima.

Cosa cambia per chi prepara i preventivi?

Cambia il lavoro di ogni giorno. Il commerciale smette di rifare i conti a mano e dedica quel tempo al cliente. Il titolare può delegare i preventivi senza temere che escano sottocosto, perché il programma segnala quando il margine scende sotto la soglia che hai deciso.

Cambia anche quello che sai a fine mese: quanti preventivi sono stati mandati, quanti accettati, per quale importo medio, con quali prodotti. Sono numeri che con i file sparsi è quasi impossibile ricostruire.

Come si gestiscono listini diversi per clienti diversi?

È una delle richieste più frequenti. Il privato paga il prezzo pieno, il rivenditore ha uno sconto fisso, il cliente storico ha prezzi concordati su alcuni articoli, l'ente pubblico ha condizioni sue.

Nel programma ogni cliente appartiene a una categoria, e ogni categoria ha il suo listino o la sua regola di sconto. Sopra le categorie si possono aggiungere prezzi particolari per singolo cliente e singolo articolo. Quando prepari il preventivo, il programma sceglie da solo il prezzo giusto e ti mostra da dove viene.

Questo dettaglio, cioè vedere perché un prezzo è quello, evita molte discussioni interne. Se il cliente chiama per dire che l'anno scorso pagava meno, puoi controllare in un attimo quale regola si applicava allora e quale oggi.

Quali errori evitare quando si automatizzano i preventivi?

Il primo è voler automatizzare tutto. Ci saranno sempre lavori fuori standard, e il programma deve permettere di aggiungere una riga libera con prezzo a mano. Va bene, purché quella riga sia segnalata e il margine resti visibile.

Il secondo è lasciare il listino senza un responsabile. Un programma che fa conti perfetti su prezzi vecchi produce preventivi sbagliati più in fretta. Serve una persona che aggiorni i prezzi quando cambiano, e il programma può aiutarla importando i listini dei fornitori.

Il terzo è un documento finale troppo freddo. Il preventivo è anche una presentazione della tua azienda: modelli di testo curati, foto dei prodotti e condizioni chiare fanno la loro parte.

Quanto deve durare la validità di un preventivo?

Abbastanza da lasciare al cliente il tempo di decidere, e non tanto da costringerti a rispettare prezzi superati. Se i tuoi materiali cambiano prezzo spesso, una validità breve ti protegge.

Il programma può scrivere la scadenza sul documento in automatico e avvisarti quando si avvicina. È il momento giusto per richiamare il cliente: il preventivo sta per scadere, ed è un motivo concreto per sentirsi. Se il cliente accetta dopo la scadenza, il programma segnala che i prezzi vanno ricontrollati prima di confermare l'ordine.

Da dove si comincia?

Dal listino. È il lavoro meno brillante e quello che conta di più. Se il listino è sparso fra file del fornitore, note e memoria del titolare, il primo passo è metterlo in ordine in un formato unico.

Poi si scrivono le regole. Mi faccio raccontare come prepari un preventivo, passaggio per passaggio, e annoto ogni eccezione: «se il cliente è un rivenditore», «se la consegna è fuori provincia», «se la quantità supera». Ogni eccezione diventa una regola del programma.

Infine si prendono dieci preventivi veri degli ultimi mesi e si rifanno con il programma. Se i prezzi coincidono, o le differenze si spiegano con un errore del preventivo fatto a mano, si può partire.

Ne parliamo?

Se i tuoi preventivi nascono ancora copiando quello del mese prima, mandami un paio di esempi e raccontami le regole che applichi. Ti mostro come diventerebbero in un programma. Trovi come lavoro nella pagina su preventivi, ordini e documenti, gli esempi per artigiani e imprese di servizi e il CRM su misura per seguire le trattative. Mi scrivi dalla pagina contatti.

Crediti delle immagini

• Copertina: foto di FIN su Unsplash