Imposta di soggiorno: cosa deve fare il gestore, passo per passo

L'imposta di soggiorno è un tributo che i comuni possono applicare a chi pernotta nelle strutture ricettive e negli affitti turistici del loro territorio. Le regole le fissa il regolamento comunale: quanto si paga a notte, chi è esente, per quante notti al massimo, ogni quanto si versa. Il gestore la riscuote dall'ospite, la versa al comune ed è responsabile del pagamento, e ogni anno presenta una dichiarazione entro il 30 giugno.

Le indicazioni che seguono sono generali. Per il tuo comune contano il regolamento e le istruzioni dell'ufficio tributi, che conviene sempre leggere per intero.

Chi decide quanto si paga di imposta di soggiorno?

La decide il comune. La legge nazionale, cioè l'articolo 4 del decreto legislativo n. 23 del 2011, consente di istituirla ai comuni capoluogo di provincia, alle unioni di comuni e ai comuni inclusi negli elenchi regionali delle località turistiche o delle città d'arte, entro limiti massimi stabiliti dalla legge.

Dentro questi limiti, ogni comune decide con il suo regolamento:

• la tariffa per persona e per notte, spesso diversa per tipo di struttura o per categoria;
• eventuali differenze tra alta e bassa stagione;
• le esenzioni, per esempio per i bambini sotto una certa età;
• il numero massimo di notti consecutive su cui si paga;
• le scadenze di versamento e le eventuali comunicazioni periodiche.

Due strutture in comuni vicini possono quindi avere regole molto diverse. Per questo un calcolo «a occhio» porta facilmente a errori.

Che ruolo ha il gestore della struttura?

Con l'articolo 180 del decreto-legge n. 34 del 2020, il gestore della struttura ricettiva è responsabile del pagamento dell'imposta, con diritto di rivalsa sull'ospite. Significa che l'imposta va versata al comune anche quando l'ospite non l'ha pagata, e poi eventualmente recuperata.

Nelle locazioni brevi, la responsabilità può spettare anche a chi incassa il canone o interviene nel pagamento, come alcuni portali o agenzie. Se un portale riscuote e versa l'imposta per tuo conto, devi sapere esattamente per quali prenotazioni lo fa, per non contarle due volte o dimenticarle.

Come si calcola l'imposta su una prenotazione?

Il calcolo, in sé, è semplice: tariffa per notte, moltiplicata per le persone soggette all'imposta, moltiplicata per le notti, fino al tetto massimo. La difficoltà sta nelle eccezioni.

Prendiamo un esempio di fantasia, con regole inventate solo per mostrare il ragionamento. Il comune applica 2 euro a persona per notte, fino a un massimo di 5 notti, ed esenta i minori di 12 anni. Una famiglia di due adulti e due bambini di 8 e 14 anni si ferma 7 notti:

• le persone soggette sono tre: i due adulti e il ragazzo di 14 anni;
• le notti tassabili sono cinque, per il tetto;
• l'imposta dovuta è 3 persone per 5 notti per 2 euro, cioè 30 euro.

Basta cambiare una regola, come il tetto di notti o l'età dell'esenzione, perché il risultato sia diverso. E se nel frattempo il comune aggiorna la tariffa dal 1° gennaio, le prenotazioni prese prima con la tariffa vecchia vanno controllate.

Quando si versa e quando si dichiara?

I versamenti seguono le scadenze del regolamento comunale: alcuni comuni chiedono di versare ogni mese, altri ogni trimestre, spesso con una comunicazione periodica delle presenze sul portale del comune.

Oltre ai versamenti, c'è la dichiarazione annuale: il gestore la presenta in via telematica entro il 30 giugno dell'anno successivo a quello in cui ha riscosso l'imposta, secondo il modello approvato a livello nazionale. Le dichiarazioni dell'anno in corso, quindi, andranno presentate entro il 30 giugno 2027.

Cosa si rischia in caso di errori?

Le sanzioni previste dall'articolo 180 sono amministrative:

• per la dichiarazione omessa o infedele, dal 100 al 200 per cento dell'importo dovuto;
• per il versamento omesso, ritardato o parziale, la sanzione amministrativa prevista per i tributi non versati.

A queste si aggiungono le eventuali sanzioni previste dal regolamento comunale per le comunicazioni periodiche. Il modo migliore per non correre rischi è avere sempre un riepilogo affidabile: chi ha pagato, chi era esente e perché, quanto è stato riscosso in ogni periodo.

Come si comporta l'imposta con le prenotazioni dai portali?

È una delle fonti di confusione più comuni. In alcuni comuni, alcuni portali riscuotono l'imposta direttamente dall'ospite e la versano al comune, sulla base di accordi o di obblighi specifici. In altri casi il portale si limita a indicare all'ospite che l'imposta va pagata in struttura.

Per non sbagliare, conviene tenere per ogni prenotazione un'informazione semplice: l'imposta è stata incassata dal portale, da te, oppure è dovuta in struttura? A fine periodo, il totale da versare è quello che hai riscosso tu, mentre per le prenotazioni gestite dal portale servono i suoi rendiconti. Se manca questa distinzione, il rischio è versare due volte o non versare affatto.

Come comunicare l'imposta all'ospite?

La trasparenza evita discussioni al check-out. Le pratiche che consiglio sono:

• indicarla già nel prezzo mostrato sul sito, come voce separata, con l'importo calcolato sulla prenotazione;
• spiegare le esenzioni, per esempio l'età dei bambini, nella pagina delle condizioni;
• raccogliere le dichiarazioni previste dal regolamento quando un ospite è esente, conservandole con la prenotazione;
• rilasciare la ricevuta dell'imposta, se il comune la richiede.

Un ospite informato prima dell'arrivo paga senza sorprese, e tu hai la documentazione in ordine.

Come si tengono i conti senza fogli Excel?

Il problema tipico che vedo nelle strutture è che l'imposta viene calcolata in un posto (il foglio Excel), incassata in un altro (il contante al check-out, la carta, il portale) e dichiarata partendo da un terzo (le schedine). Mettere d'accordo questi tre numeri a fine anno porta via giornate.

La soluzione è calcolare l'imposta dove nasce la prenotazione:

1. le regole del comune vengono impostate una volta: tariffe, esenzioni, tetto di notti;
2. ogni prenotazione calcola la sua imposta, tenendo conto di età e notti;
3. l'imposta compare nel totale mostrato all'ospite, così non ci sono sorprese all'arrivo;
4. a fine periodo il gestionale prepara i totali per il versamento e per la dichiarazione.

Se vuoi approfondire come un gestionale toglie questi conti dalle tue serate, ho scritto una guida sul gestionale per B&B e case vacanza. Per esigenze particolari, come più strutture in comuni diversi, lavoro anche su report e cruscotti su misura.

E se gestisci strutture in comuni diversi?

Chi gestisce appartamenti in più comuni deve applicare regolamenti diversi, con tariffe, esenzioni e scadenze proprie, e presentare dichiarazioni e versamenti separati per ciascun comune. Il calcolo deve quindi partire dall'unità prenotata, non da una regola unica. Tenere tutto in un solo foglio porta quasi sempre a scambiare una tariffa o una scadenza; tenere le regole di ogni comune nel gestionale, collegate alle unità, rende i totali per comune un risultato automatico.

Cosa conservare in caso di controllo?

Per ogni periodo conviene avere a portata di mano l'elenco delle prenotazioni con le notti tassabili, le esenzioni applicate con la relativa documentazione, le ricevute dei versamenti e le comunicazioni inviate al comune. Se questi documenti nascono dal gestionale, si recuperano in pochi minuti invece di ricostruirli da estratti conto e quaderni.

Come lo gestisce ROOMIO?

In ROOMIO, il gestionale per strutture ricettive che ho sviluppato, imposti tariffa, esenzioni e tetto di notti secondo il regolamento del tuo comune. Il sistema calcola l'imposta per ogni prenotazione e prepara i totali per i versamenti e per la dichiarazione. Le altre funzioni, comprese schedine e check-in online, sono descritte nella pagina di ROOMIO.

Sugli altri adempimenti delle strutture ricettive puoi leggere la guida su Alloggiati Web.

Ne parliamo?

Se a fine mese passi ore a ricostruire l'imposta di soggiorno da prenotazioni, portali e contanti, scrivimi. Guardiamo insieme il regolamento del tuo comune e come lavori oggi, e ti mostro come far quadrare i conti da soli. Trovi anche come lavoro con le strutture ricettive.

Fonti

• Decreto legislativo 14 marzo 2011, n. 23, art. 4 (Normattiva)
• Decreto-legge 19 maggio 2020, n. 34, art. 180 (Normattiva)

Crediti delle immagini

• Copertina: foto di Aaron Lefler su Unsplash