Check-in online: cosa si può fare dopo il Consiglio di Stato

Il check-in online permette all'ospite di inserire i suoi dati e quelli dei compagni di viaggio prima di arrivare, da un link, senza scaricare app. È ancora lo strumento migliore per non perdere tempo all'arrivo e per avere le schedine pronte. Quello che è cambiato riguarda l'identificazione: secondo il Consiglio di Stato, il gestore deve verificare che la persona corrisponda al documento, di persona o con un sistema che permetta la verifica in tempo reale.

Le regole su questo tema sono cambiate più volte in pochi mesi. Ti riassumo come stanno le cose a ottobre 2026; prima di riorganizzare gli arrivi, soprattutto se usi keybox o serrature a codice, confrontati con un professionista.

Cos'è il check-in online e cosa non è?

Il check-in online è la raccolta anticipata dei dati: l'ospite riceve un link personale, compila nome, data di nascita, cittadinanza, documento, e aggiunge le persone che viaggiano con lui. Può caricare anche la foto del documento, se la struttura lo prevede.

Il check-in online non è, da solo, l'identificazione. Raccogliere i dati è una cosa, verificare che chi entra sia davvero la persona del documento è un'altra. È proprio su questa distinzione che si è concentrato il dibattito degli ultimi due anni.

Cosa ha deciso il Consiglio di Stato sul self check-in?

Ricostruisco i passaggi principali:

1. novembre 2024: una circolare del Ministero dell'Interno ha chiarito che i gestori devono identificare gli ospiti de visu, cioè vedendoli, mettendo in discussione le procedure di arrivo completamente da remoto;
2. maggio 2025: il TAR del Lazio ha annullato la circolare, e per qualche mese il self check-in con keybox è tornato a essere usato come prima;
3. 21 novembre 2025: il Consiglio di Stato, con la sentenza n. 9101 della terza sezione, ha riformato la decisione del TAR e ha confermato l'impostazione della circolare.

Secondo la lettura prevalente della sentenza, l'identificazione deve avvenire de visu, ma questo non significa per forza di persona: può avvenire anche con strumenti tecnologici che consentano di verificare in tempo reale la corrispondenza tra documento e persona, come un collegamento video al momento dell'arrivo. Quello che non basta è il percorso «codice, keybox, ingresso», in cui il gestore non vede mai l'ospite.

Allora il check-in online serve ancora?

Sì, e direi che serve più di prima. Se all'arrivo devi vedere l'ospite, di persona o in video, quel momento deve durare poco. Con il check-in online fatto prima:

• i dati sono già inseriti e controllati, compresi quelli dei compagni di viaggio;
• al momento dell'arrivo confronti solo documento e persona, senza trascrivere niente;
• la schedina per Alloggiati Web è pronta da inviare;
• hai già le informazioni per imposta di soggiorno e dati ISTAT.

In pratica, il check-in online sposta la burocrazia prima dell'arrivo, e lascia all'arrivo solo la verifica.

Come organizzare gli arrivi in modo pratico?

Le soluzioni che vedo funzionare meglio nelle piccole strutture sono tre, da scegliere in base alla presenza del gestore:

• accoglienza di persona: il check-in online prepara tutto, all'arrivo bastano pochi minuti per guardare il documento e consegnare le chiavi;
• videochiamata all'arrivo: l'ospite, davanti alla porta, avvia una videochiamata; il gestore confronta volto e documento e poi comunica il codice o apre da remoto;
• sistema di videocitofono o videocollegamento all'ingresso, che permetta la verifica in tempo reale prima dell'accesso.

In tutti i casi conviene tenere traccia di quando e come è avvenuta l'identificazione, collegandola alla prenotazione. Se arriva un controllo, è la tua documentazione.

Cosa chiedere all'ospite nel modulo di check-in online?

Il modulo deve chiedere tutto quello che serve e niente di più. Per le schedine servono generalità, cittadinanza, luogo e data di nascita, e per il titolare (o il capofamiglia e il capogruppo) i dati del documento. Alcuni dettagli che fanno la differenza:

• un link per prenotazione, non un modulo generico sul sito, così i dati finiscono nella prenotazione giusta;
• campi guidati per luoghi e cittadinanze, con elenchi da cui scegliere invece di testo libero;
• promemoria automatici se l'ospite non ha ancora compilato a pochi giorni dall'arrivo;
• lingua dell'ospite, perché un turista straniero davanti a un modulo in italiano sbaglia;
• informativa privacy chiara, che spieghi per cosa usi i dati e per quanto li conservi.

Sul trattamento dei dati vale il GDPR: chiedi solo quello che serve per gli obblighi di legge e per il soggiorno, e conserva le copie dei documenti solo se hai una ragione precisa per farlo.

Quando inviare il link del check-in online?

Il momento conta quanto il modulo. Se il link arriva subito dopo la prenotazione, magari tre mesi prima del viaggio, l'ospite lo rimanda e lo dimentica. Se arriva la sera prima, chi viaggia in gruppo non ha i documenti di tutti a portata di mano. Lo schema che funziona meglio, nella mia esperienza, è:

1. un primo invio qualche giorno prima dell'arrivo, insieme alle informazioni pratiche;
2. un promemoria il giorno prima, solo a chi non ha ancora compilato;
3. una possibilità di completare all'arrivo, per chi proprio non ci è riuscito.

Il messaggio deve spiegare in una riga perché glielo chiedi: è un obbligo di legge, e compilandolo prima l'arrivo sarà più veloce.

E se l'ospite non compila il check-in online?

Succede, e non è un problema se il processo lo prevede. All'arrivo i dati si raccolgono comunque, insieme alla verifica del documento, e la schedina parte entro i termini. L'importante è che il gestionale ti segnali, la mattina dell'arrivo, quali prenotazioni hanno dati incompleti, così sai in anticipo con chi servirà qualche minuto in più.

Le serrature elettroniche sono ancora utili?

Sì, se fanno parte di un processo in cui l'identificazione avviene. Una serratura che si apre con un codice, o da remoto, resta comoda per gli arrivi a tarda sera o per non dover consegnare chiavi fisiche. Il punto non è lo strumento, ma la sequenza: prima la verifica dell'identità, poi l'accesso.

Se stai valutando di collegare il gestionale a un sistema di accesso, per esempio per inviare il codice solo dopo la verifica, è un lavoro di integrazione tra sistemi che va progettato in base al dispositivo che usi.

Il check-in online serve anche ai gruppi e alle famiglie?

Soprattutto a loro. Quando arriva una famiglia di cinque persone o un gruppo di amici, trascrivere tutti i dati all'ingresso richiede tempo, e spesso qualcuno ha il documento in valigia. Con il check-in online, chi ha prenotato può inserire anche i compagni di viaggio, oppure inoltrare il link perché ciascuno compili i propri dati. All'arrivo la verifica riguarda tutti, ma la trascrizione è già fatta.

Quanto tempo conservare i dati raccolti?

I dati servono per gli obblighi di legge e per la gestione del soggiorno, e vanno conservati solo per il tempo necessario a quegli scopi. Le copie dei documenti, in particolare, non dovrebbero restare nelle chat o nelle email: se il sistema le raccoglie, deve conservarle in modo protetto e cancellarle secondo regole definite nell'informativa.

Come funziona il check-in online in ROOMIO?

In ROOMIO, il gestionale che ho sviluppato per le strutture ricettive, ogni prenotazione ha un link personale per il check-in online, senza app, con cui l'ospite inserisce i suoi dati e quelli di chi viaggia con lui. Quei dati alimentano la trasmissione delle schedine al Portale Alloggiati, dopo il collegamento dell'account della struttura, e se manca un dato la schedina non parte. Trovi le altre funzioni nella pagina di ROOMIO.

Ne parliamo?

Se vuoi riorganizzare gli arrivi dopo la sentenza, senza tornare a trascrivere documenti a mano, scrivimi. Partiamo da come accogli gli ospiti oggi e costruiamo un percorso che tenga insieme check-in online, verifica dell'identità e schedine. Qui trovi come lavoro con le strutture ricettive.

Fonti

• Giustizia amministrativa, ricerca delle sentenze del Consiglio di Stato
• Portale Alloggiati Web, Polizia di Stato

Crediti delle immagini

• Copertina: foto di Sebastian Scholz (Nuki) su Unsplash