Motore di prenotazione per il sito: cos'è e come sceglierlo

Un motore di prenotazione, o booking engine, è il sistema che sul sito di una struttura ricettiva fa tre cose: mostra le sistemazioni libere per le date scelte, calcola il prezzo totale e incassa il pagamento o la caparra. Senza motore, il sito è una brochure con un modulo di contatto. Con il motore, il sito diventa un canale di vendita come i portali, ma senza commissioni.

Cosa fa esattamente un motore di prenotazione?

Il motore prende i dati dal calendario della struttura e li trasforma in una prenotazione confermata. Il percorso tipico ha quattro passaggi:

1. l'ospite sceglie arrivo, partenza e numero di persone;
2. il sistema mostra solo le camere o gli appartamenti liberi in quelle date, con il prezzo calcolato notte per notte;
3. l'ospite aggiunge eventuali servizi, inserisce i suoi dati e accetta le condizioni;
4. paga l'intero importo o una caparra, e riceve subito la conferma.

Dietro questi passaggi ci sono regole che il motore deve rispettare: soggiorno minimo, giorni di arrivo consentiti, prezzi diversi per periodo, supplementi per persona in più, culle, animali. Se il motore non le conosce, la struttura finisce per correggere a mano le prenotazioni, e si torna al punto di partenza.

Che differenza c'è tra un modulo di richiesta e un motore di prenotazione?

Il modulo raccoglie una richiesta, il motore chiude una vendita. Con il modulo l'ospite scrive «avete posto dal 12 al 15?», poi aspetta. Se la risposta arriva dopo qualche ora, in quel tempo ha già guardato altre strutture e spesso ha prenotato su un portale.

Il modulo ha senso solo in casi particolari: gruppi numerosi, eventi, soggiorni lunghi con condizioni da concordare. Per le prenotazioni normali, l'ospite si aspetta di poter fare tutto da solo, come sui portali.

Cosa deve avere un buon motore di prenotazione?

Quando valuto un motore per il sito di un cliente, lo provo prima di tutto da telefono, come farebbe un ospite. Poi controllo questi punti:

• disponibilità in tempo reale, letta dallo stesso calendario che usano i portali;
• prezzo totale prima del pagamento, con imposta di soggiorno, pulizie ed extra spiegati voce per voce;
• pagamenti moderni: carta, Apple Pay, Google Pay, con incasso sul conto della struttura;
• caparra e saldo: la possibilità di incassare una parte subito e il resto più avanti;
• lingue: il percorso nella lingua di chi prenota, compresi email e conferme;
• inserimento nel sito: un pulsante o un riquadro che vive dentro le pagine, con i colori del sito;
• dati della struttura in vista, compreso il codice CIN, che deve comparire anche nelle comunicazioni.

Un dettaglio che fa molta differenza è il calendario. Se il motore mostra un calendario con le date già occupate in grigio, l'ospite capisce subito dove ha margine. È l'approccio scelto per il sito di Masseria Petra, dove la prenotazione parte proprio dal calendario.

Il motore di prenotazione deve essere collegato ai portali?

Sì, se vendi anche su Booking.com, Airbnb o altri portali. Altrimenti rischi di vendere due volte la stessa notte. Il collegamento passa da un channel manager, che tiene allineati disponibilità e prezzi su tutti i canali: quando arriva una prenotazione dal sito, la notte si chiude anche sui portali, e viceversa.

Ho spiegato come funziona in modo semplice nella guida su cos'è un channel manager. La regola pratica è che il motore del sito e il channel manager devono leggere lo stesso calendario. Due calendari separati, sincronizzati a intervalli, prima o poi producono un overbooking.

Meglio un motore di prenotazione integrato nel sito o una pagina esterna?

Dipende da cosa vuoi controllare. Le due strade più comuni sono:

• pagina di prenotazione esterna, con il nome e le foto della struttura, a cui il sito rimanda con un pulsante. È veloce da attivare e funziona anche con un sito vecchio;
• riquadro integrato, cioè il motore inserito dentro le pagine del sito. L'ospite non ha la sensazione di uscire, e la grafica resta coerente.

Nei siti che realizzo per le strutture ricettive cerco di far partire la prenotazione dal punto in cui nasce l'interesse: la pagina della camera, la galleria, il calendario. Per il sito di Apulia Houses & Flats prezzi e preventivo vengono calcolati dal motore di prenotazione, così quello che vede l'ospite coincide sempre con quello che verrà incassato.

Quanto incide la velocità del motore sulle prenotazioni?

Incide molto, anche se è difficile misurarlo a priori. Ogni passaggio in più, ogni caricamento lento, ogni campo inutile è un'occasione per abbandonare. I punti dove vedo perdere più ospiti sono sempre gli stessi:

• un calendario che da telefono non si riesce a usare con il pollice;
• un prezzo che cambia nell'ultimo passaggio perché compaiono costi non spiegati;
• moduli con troppi campi obbligatori, come indirizzo completo o codice fiscale, che servono solo dopo;
• pagine che si ricaricano e azzerano le scelte fatte.

I dati per le schedine alla Questura servono, ma non devono stare nel percorso di acquisto: si raccolgono dopo, con il check-in online.

Come si prova un motore di prenotazione prima di sceglierlo?

Le schede tecniche dicono poco. Il modo più affidabile è fare una prova completa, come se fossi un ospite, con un elenco preciso di verifiche:

1. prenota da telefono, con la connessione dati e non con il wifi di casa;
2. prova date che violano le regole, per esempio una sola notte in un periodo con soggiorno minimo di tre, e guarda come lo spiega;
3. aggiungi una persona in più e un servizio extra, e controlla che il totale cambi in modo comprensibile;
4. completa il pagamento in modalità di prova e leggi l'email di conferma: chiara, nella lingua giusta, con i dati della struttura;
5. verifica che la notte venduta risulti chiusa anche sui portali collegati;
6. annulla la prenotazione e controlla cosa succede a disponibilità e rimborso.

Se uno di questi passaggi richiede un intervento manuale, consideralo un costo nascosto: quel lavoro lo farai tu, ogni volta.

Cosa succede dopo che l'ospite ha prenotato?

Un buon motore non si ferma alla conferma. Dopo la prenotazione servono altre comunicazioni, che è meglio partano da sole:

• il promemoria del saldo, se l'ospite ha pagato solo la caparra;
• il link per il check-in online qualche giorno prima dell'arrivo;
• le informazioni pratiche su come arrivare, parcheggio e orari;
• il messaggio dopo la partenza, con un ringraziamento.

Tutte queste comunicazioni partono dalla stessa prenotazione, senza ricopiare nomi e date.

Quanto costa un motore di prenotazione?

Non esiste una cifra unica, perché dipende dal modello. Alcuni motori chiedono una percentuale su ogni prenotazione, altri un canone fisso, altri ancora sono compresi in un gestionale più ampio. Per confrontarli conviene fare il conto su un anno intero, sommando canone, eventuali commissioni del motore e costi del circuito di pagamento, che ci sono sempre.

Nel caso di un motore costruito su misura, il costo dipende da quante regole tariffarie servono, da quante lingue, dal tipo di pagamento e dai collegamenti con gli altri sistemi. Lo metto nero su bianco in un preventivo scritto, voce per voce, prima di iniziare.

Il motore di prenotazione di ROOMIO

ROOMIO, il gestionale che ho sviluppato per le strutture ricettive, include una pagina di prenotazione con il nome e le foto della struttura. Mostra solo le sistemazioni libere, con le tariffe impostate nel gestionale e nella lingua di chi prenota, e permette di aggiungere servizi extra come colazione, transfer o pulizie. Il pagamento arriva sul conto Stripe della struttura, completo o con caparra e saldo alla scadenza, e su queste prenotazioni ROOMIO non trattiene percentuali.

La stessa prenotazione si inserisce anche dentro il sito, con un pulsante o un riquadro, WordPress compreso. Dettagli e demo sono nella pagina di ROOMIO.

Ne parliamo?

Se hai già un sito e vuoi capire se il percorso di prenotazione regge da telefono, oppure stai valutando un motore nuovo, scrivimi e lo proviamo insieme dal punto di vista dell'ospite. Ti dico cosa cambierei e cosa invece funziona già. Qui trovi come imposto prenotazioni e pagamenti sul sito.

Crediti delle immagini

• Copertina: foto di Sincerely Media su Unsplash