Quanto costa un gestionale su misura e da cosa dipende il prezzo

Quanto costa un gestionale su misura dipende soprattutto dalle ore di lavoro necessarie per costruirlo, e le ore dipendono da cose che si possono elencare: quanti processi deve seguire, quante eccezioni hanno, quanti ruoli e permessi servono, con quali programmi deve collegarsi, quanti dati vanno importati e quali documenti deve generare. A questo si aggiungono i costi nel tempo: server, assistenza, aggiornamenti ed evoluzioni. Una cifra seria si può dare solo dopo aver visto come lavori.

Non pubblico prezzi, e diffiderei di un listino a pacchetti per un programma su misura. Posso però spiegarti da cosa dipende il costo, così da leggere qualsiasi preventivo con gli occhi giusti.

Perché non esiste un prezzo fisso per un gestionale su misura?

Perché due gestionali con lo stesso nome possono essere progetti diversissimi. «Un gestionale per il magazzino» può voler dire un elenco di articoli con carichi e scarichi, oppure un sistema con più sedi, lotti, scadenze, lettura dei codici a barre dal telefono e collegamento al negozio online.

Il costo segue il lavoro. E il lavoro dipende da quante cose deve fare il programma e da quanto sono intricate. Per questo il preventivo arriva dopo l'analisi.

Quali voci pesano di più sul costo?

Le voci che incidono di più, nella mia esperienza, sono queste.

• Il numero di processi. Ogni processo, come preventivi, ordini, magazzino, fatturazione, ha schermate, regole e prove sue.
• Le eccezioni. Un processo lineare costa poco. Un processo con dieci casi particolari costa molto di più, perché ogni caso va costruito e provato.
• Ruoli e permessi. Un programma usato da tutti allo stesso modo è più semplice di uno in cui ogni ruolo vede e fa cose diverse.
• I collegamenti con altri programmi. Ogni integrazione richiede di studiare le API dell'altro programma, gestire gli errori e provare tutti i casi.
• L'importazione dei dati. Portare dentro dati ordinati è un lavoro contenuto, recuperare dati da un vecchio programma senza documentazione no.
• I documenti generati. PDF di preventivi, ordini e rapporti, con la tua grafica e le tue regole.
• L'uso dal telefono e senza rete. Un programma che deve funzionare in cantiere o in magazzino senza connessione richiede lavoro in più.

Ci sono poi voci che non si vedono ma pesano: la sicurezza degli accessi, i registri delle operazioni, le copie dei dati, le prove automatiche che proteggono il programma dagli errori quando lo si modifica.

Cosa costa dopo la consegna?

Un gestionale su misura ha costi che continuano nel tempo, e un preventivo onesto li dice prima.

• Il server o l'hosting dove il programma gira, con le copie di sicurezza.
• Gli aggiornamenti di sicurezza dei componenti su cui il programma si appoggia.
• L'assistenza: risposte, piccole correzioni, aiuto alle persone.
• Le evoluzioni: nuove funzioni quando l'azienda cambia.
• I servizi esterni a consumo, come l'invio di email o messaggi, l'intermediario per la fattura elettronica o un servizio di intelligenza artificiale.

L'hosting può stare su un server mio o su uno intestato a te, e la manutenzione si concorda su misura in base a quanto il programma è critico per l'azienda. Trovi come funziona nella pagina su manutenzione e hosting.

Come si confronta il costo con quello di un software in abbonamento?

Su più anni, mettendo tutte le voci in colonna. Per il software in abbonamento: canone per utente, piani superiori per le funzioni che servono, personalizzazioni fatte da consulenti, ore spese a fare a mano ciò che il programma non fa. Per il gestionale su misura: costo di costruzione, hosting, assistenza, evoluzioni.

Il confronto spesso sorprende in entrambe le direzioni. A volte il software pronto conviene nettamente, e lo dico. Altre volte il canone per tante persone, sommato al lavoro manuale che resta, supera in pochi anni il costo di un programma costruito sul tuo lavoro. Trovi i criteri completi nella guida su gestionale su misura o software pronto.

Come si legge un preventivo per un software?

Un preventivo serio per un software su misura è scritto voce per voce. È il modo in cui preparo i miei: cosa si costruisce, in quanto tempo, a quale costo. Prima di firmare, controlla queste cose.

1. Le funzioni sono descritte in modo concreto, comprensibile anche a chi non è tecnico.
2. Il lavoro è diviso in tappe, con cosa viene consegnato a ogni tappa.
3. È chiaro cosa è escluso, per esempio l'importazione dei dati storici o un certo collegamento.
4. Sono indicati i costi dopo la consegna: hosting, assistenza, servizi esterni.
5. È scritto a chi resta il codice e se viene consegnato.
6. È scritto come si gestiscono le modifiche richieste durante il lavoro.

L'ultimo punto evita molte discussioni. Le piccole modifiche, come colori o dimensioni dei testi, rientrano di solito nel lavoro. Quelle che cambiano funzioni e regole cambiano anche le ore, e quindi il prezzo, e se ne parla prima di farle.

Meglio un prezzo a corpo o a ore?

Ci sono due modi principali di pagare lo sviluppo. A corpo, cioè un prezzo fisso per un insieme di funzioni definite. A tempo, cioè in base alle ore effettivamente lavorate.

Il prezzo a corpo dà certezza sul costo, a patto che le funzioni siano descritte bene: qualsiasi cosa non scritta diventa una modifica da quotare. Il prezzo a tempo dà flessibilità, utile quando le idee sono ancora in movimento, ma richiede fiducia e controlli periodici.

Una via di mezzo che funziona bene è dividere il progetto in tappe a corpo. Ogni tappa ha funzioni e prezzo definiti, e dopo ogni tappa si decide la successiva con le informazioni raccolte usando il programma.

Come si contiene il costo senza rinunciare alla qualità?

Con alcune scelte di metodo.

• Partire da una prima versione con le sole funzioni indispensabili, e allargare dopo averla usata.
• Lasciare ai programmi pronti ciò che fanno già bene, come la contabilità, e collegarli.
• Preparare in anticipo dati, documenti e risposte, così da ridurre le ore di analisi e attesa.
• Rinunciare alle eccezioni rare: un caso che succede due volte l'anno si può gestire a mano.
• Riutilizzare componenti già collaudati per le parti comuni, come accessi, permessi e documenti.

L'ultimo punto conta. Quando costruisco un gestionale, le parti che non distinguono la tua azienda, come l'accesso con password o la generazione dei PDF, partono da componenti che ho già usato e provato. Il tempo si concentra sulle funzioni che riguardano il tuo lavoro. Ne parlo anche nella pagina sull'MVP.

Quali segnali indicano un preventivo troppo basso?

Un prezzo molto più basso degli altri ha quasi sempre una spiegazione, e conviene trovarla prima. Le più comuni: l'analisi è stata saltata, le prove sono minime, l'importazione dei dati non è inclusa, l'assistenza dopo la consegna non è prevista, oppure il programma è un prodotto generico adattato in superficie.

Chiedi cosa è incluso e cosa no, punto per punto. Un preventivo basso che lascia fuori metà del lavoro diventa caro alla prima modifica. I tempi incidono sul costo quanto le funzioni, come spiego nella guida sui tempi di sviluppo di un software su misura.

Perché l'analisi iniziale pesa così tanto sul costo finale?

Perché è la parte che riduce di più il rischio del progetto. Un'analisi fatta bene produce un documento con processi, funzioni divise per priorità e casi di collaudo, che diventa la base del preventivo e del lavoro. Ogni malinteso chiarito in questa fase è una modifica in meno a metà strada, quando costa di più.

Per i progetti piccoli l'analisi si fa insieme al preventivo, in un paio di incontri. Per quelli grandi può diventare una tappa a sé, con un risultato concreto da guardare insieme prima di decidere il resto.

Ne parliamo?

Se vuoi capire quanto potrebbe costare il tuo gestionale, raccontami cosa deve fare e quale problema vuoi risolvere per primo. Dopo un'analisi del tuo lavoro ricevi una proposta scritta voce per voce, divisa per tappe, con i costi dopo la consegna. Trovi come lavoro nella pagina sul gestionale su misura, nella consulenza tecnica e mi scrivi dalla pagina contatti.

Crediti delle immagini

• Copertina: foto di Beatriz Cattel su Unsplash