Gestionale su misura o software pronto: come scegliere

Scegliere fra un gestionale su misura o software pronto dipende da una domanda sola: il tuo modo di lavorare è uguale a quello di tutti, oppure ha passaggi che nessun programma in commercio prevede? Se è uguale, un software pronto in abbonamento (SaaS) costa meno e parte prima. Se i passaggi importanti restano fuori dal programma e vivono su fogli Excel e messaggi, il su misura comincia a convenire.

Sono i criteri che uso quando un'azienda mi chiede quale strada prendere. Li accompagno con esempi concreti e con i costi che di solito non si vedono all'inizio, perché sono quelli che spostano la decisione.

Che differenza c'è tra un software pronto e un gestionale su misura?

Un software pronto è un prodotto fatto per migliaia di aziende diverse. Lo usi così com'è, con le impostazioni che il produttore ha previsto, e paghi un canone o una licenza. Gli aggiornamenti arrivano da soli e decide il produttore cosa cambia.

Un gestionale su misura nasce dal tuo modo di lavorare. Si parte dai tuoi documenti, dai tuoi passaggi e dalle persone che li fanno, e il programma segue quelli. Chi lo costruisce scrive solo le funzioni che ti servono.

Fra i due estremi c'è una via di mezzo: un prodotto modulare personalizzato, oppure un software pronto collegato a pezzi costruiti apposta. Spesso è la scelta più sensata.

Quando conviene un software pronto?

Il software pronto conviene quando il processo è standard e non ti distingue dai concorrenti. La contabilità, la fatturazione elettronica, le buste paga e la posta sono processi regolati dalla legge o uguali per tutti. Rifarli da zero raramente ha senso.

Conviene anche quando:

• hai bisogno di partire in pochi giorni;
• le persone che lo useranno sono poche e il lavoro è lineare;
• trovi un prodotto che copre quasi tutto senza costringerti a giri strani;
• ti va bene adattare il tuo modo di lavorare a quello del programma.

Per esempio, uno studio professionale con tre persone che deve emettere fatture e tenere un'agenda trova prodotti pronti ottimi. Costruire un programma apposta sarebbe una spesa fuori misura.

Quando conviene un gestionale su misura?

Il su misura conviene quando il pezzo di lavoro che conta di più non entra in nessun programma. Te ne accorgi da un segnale preciso: il software pronto c'è, ma accanto a lui vivono fogli Excel, quaderni e gruppi WhatsApp che fanno il lavoro vero.

Alcuni casi tipici:

• un'impresa di noleggio attrezzature che deve sapere dove si trova ogni macchina e quando rientra;
• un'azienda di infissi che segue ogni commessa dal sopralluogo al montaggio, con misure, ordini ai fornitori e squadre;
• un laboratorio artigiano che calcola i preventivi con regole sue, fatte di materiali, lavorazioni e scarti;
• una struttura ricettiva che deve tenere insieme prenotazioni, pulizie e comunicazioni obbligatorie.

In tutti questi casi il programma pronto copre la parte comune e lascia scoperta quella che distingue l'azienda. Quando costruisco un gestionale su misura, la prima cosa che chiedo è proprio di vedere questi fogli paralleli: lì c'è il lavoro che il software deve fare.

Quali costi nascosti ha un software in abbonamento?

Il canone mensile è il costo che vedi. Ci sono però altre voci che conviene mettere sul tavolo prima di firmare.

• Il canone cresce con gli utenti. Un prezzo comodo per due persone può diventare pesante per dieci.
• Le funzioni utili stanno spesso nel piano superiore.
• Le personalizzazioni fatte da un consulente esterno possono rompersi al primo aggiornamento del prodotto.
• Le ore spese a fare a mano ciò che il programma non fa non compaiono in nessuna fattura, ma le paghi ogni mese.
• Se un giorno vuoi cambiare, devi capire in che formato puoi esportare i tuoi dati e quanto lavoro serve a portarli altrove.

L'ultimo punto merita attenzione. Prima di scegliere un SaaS, chiedi sempre come si esportano clienti, documenti e storico, e in quale formato.

Quali rischi ha un gestionale su misura?

Il su misura ha rischi diversi, e vanno detti con la stessa onestà.

Il primo è la dipendenza da chi lo costruisce. Se lo sviluppatore sparisce e nessun altro capisce il codice, il programma diventa un problema. Per questo conta che il codice sia scritto con tecnologie diffuse, documentato e consegnato secondo quanto scritto nel contratto. Ne parlo nella guida sulla proprietà del codice sorgente.

Il secondo è l'investimento iniziale, più alto rispetto al primo canone di un abbonamento. Il terzo sono i tempi: un programma su misura non si accende domani mattina.

Il quarto rischio è voler mettere tutto dentro dal primo giorno. Un gestionale che prova a sostituire ogni cosa insieme diventa lungo da fare e difficile da adottare. Di solito conviene partire dal processo che fa perdere più tempo e allargarsi dopo.

Come faccio a capire quale strada fa per me?

Ti propongo un esercizio pratico, che puoi fare con un foglio e mezz'ora di tempo.

1. Elenca i processi della tua azienda: dall'arrivo di una richiesta all'incasso.
2. Segna accanto a ciascuno se è uguale a quello dei concorrenti o se è fatto a modo tuo.
3. Per ogni processo scrivi dove vive oggi: programma, Excel, carta, chat.
4. Cerchia quelli fatti a modo tuo che vivono fuori dal programma.

Se i cerchi sono pochi e marginali, un software pronto fatto bene ti basta. Se i cerchi stanno sui processi che ti fanno guadagnare, vale la pena valutare un programma costruito su quelli.

C'è anche un criterio economico grezzo ma utile. Somma le ore che ogni settimana le persone passano a ricopiare dati, cercare informazioni e correggere errori. Moltiplicale per un anno. È il costo che stai già pagando per un programma che non c'è.

Si possono usare insieme, software pronto e su misura?

Sì, ed è la combinazione che propongo più spesso. Il programma di fatturazione resta quello che usi, perché fa bene il suo lavoro ed è aggiornato alle regole fiscali. Il gestionale su misura gestisce commesse, magazzino o prenotazioni, e passa i dati al programma di fatturazione attraverso un collegamento.

Questi collegamenti si fanno con le API, cioè le porte da cui due programmi si scambiano dati. Se il programma che usi le mette a disposizione, l'integrazione tra i software evita di riscrivere le stesse informazioni due volte. Prima di promettere un collegamento verifico sempre cosa permette il programma dall'altra parte.

Cosa chiedere prima di decidere?

Che tu scelga un prodotto pronto o uno sviluppatore, ci sono domande che fanno risparmiare brutte sorprese.

A chi vende un software pronto:

• come si esportano tutti i dati, e in che formato;
• cosa succede al prezzo se raddoppiano gli utenti;
• dove sono conservati i dati e chi è il responsabile del trattamento ai fini del GDPR;
• se esistono API documentate per collegarlo ad altri programmi.

A chi propone un gestionale su misura:

• con quali tecnologie lo costruisce e perché;
• a chi resta il codice dopo il saldo, e se viene consegnato;
• come si gestiscono assistenza e modifiche dopo la consegna;
• se si può partire da una prima versione ridotta e allargarla.

Se vuoi un riferimento concreto, nel mio portfolio trovi ROOMIO, il gestionale per strutture ricettive che ho costruito e che offro in abbonamento. È un esempio di software nato su un settore preciso, dove i programmi generici lasciavano fuori troppi passaggi.

Quali errori vedo più spesso al momento della scelta?

Il primo errore è scegliere guardando l'elenco delle funzioni. Un software pronto con trecento funzioni sembra più completo di un programma su misura che ne ha trenta. Ma conta solo se quelle trenta sono le tue, e se le trecento ti obbligano a passaggi in più.

Il secondo è far scegliere solo il titolare. Chi userà il programma ogni giorno vede problemi che dall'ufficio non si vedono: il magazziniere con i guanti, il tecnico in un locale senza rete, la segretaria che riceve venti telefonate all'ora. Una prova pratica con loro vale più di dieci presentazioni commerciali.

Il terzo è sottovalutare l'importazione dei dati. Che tu scelga un SaaS o un programma su misura, i clienti, gli articoli e lo storico vanno portati dentro. Se nessuno se ne occupa, il nuovo programma parte vuoto e le persone continuano a guardare il vecchio file.

Il quarto è non decidere chi segue il progetto dalla tua parte. Serve una persona che risponda alle domande, provi le versioni intermedie e raccolga i dubbi dei colleghi. Senza di lei anche il programma migliore arriva in ritardo e viene usato poco.

Ne parliamo?

Se hai un software che ti sta stretto o un foglio Excel che regge mezza azienda, raccontami come lavori. Ti dico con franchezza se ti basta un prodotto pronto o se ha senso costruire qualcosa sui tuoi processi. Scrivimi dalla pagina contatti oppure leggi come lavoro sul gestionale su misura.

Crediti delle immagini

• Copertina: foto di Mario Gogh su Unsplash