Un programma che parte dai tuoi dati
Studio il file com'è, scheda per scheda, e importo quello che contiene. Il primo giorno ritrovi i tuoi clienti e i tuoi ordini al loro posto.
Dal foglio Excel al software
Trasformo fogli Excel difficili da gestire in applicazioni con dati centralizzati, controlli automatici e accessi per ogni collaboratore.
Il file che sa tutto, finché qualcuno non lo rompe
All'inizio era un foglio solo. Poi sono arrivate le schede, le formule copiate da una riga all'altra, le colonne colorate che solo chi le ha create sa leggere. Oggi quel file contiene clienti, ordini e scadenze, e se due persone lo aprono insieme una delle due perde le modifiche.
Quando chi lo ha costruito è in ferie, nessuno osa toccarlo. Basta una formula cancellata per sbagliare un totale, e te ne accorgi a fine mese.
Esempi di funzionalità
Le funzionalità vengono definite in base alle tue esigenze, agli strumenti già in uso e alla fattibilità dei collegamenti necessari. La proposta iniziale specifica cosa è incluso nel progetto e cosa può essere aggiunto in seguito.
Schermate pensate per chi le usa
Per esempio, chi inserisce gli ordini vede il modulo degli ordini e chi fa la contabilità vede i totali. Ognuno lavora sulla sua parte senza scorrere cento colonne.
Controlli al posto delle formule fragili
I calcoli li può fare il programma, sempre allo stesso modo. Se manca un dato obbligatorio o una data è impossibile, te lo segnala prima di salvare.
Più persone insieme, ognuna col suo accesso
Ogni collaboratore può entrare con il suo account e vedere solo ciò che gli serve. Resta traccia di chi ha modificato cosa e quando.
Esportazioni quando servono
Se il commercialista vuole ancora un file Excel, si può prevedere un'esportazione già ordinata e con le colonne giuste.
Come lavoriamo
Partiamo da come lavori oggi
In videochiamata mi mostri il file e mi racconti una giornata tipo. Mi interessa sapere cosa fai a mano, cosa ricopi due volte e dove nascono gli errori.
Ti propongo cosa trasformare per primo
Non serve rifare tutto insieme. Spesso conviene partire dalla parte che fa perdere più tempo e lasciare il resto sul foglio ancora per un po'.
Sviluppo a tappe e tu provi
Ogni tappa la usi con dati veri. Quello che non torna lo correggo subito, finché il programma non copre il lavoro che faceva il file.
Il passaggio, senza fermarti
Importo i dati definitivi e ti mostro come si usa il programma. Il file di prima resta come riferimento finché non ti fidi del nuovo.
Dal foglio Excel al software: cosa sapere prima di partire
Quando conviene fare il passaggio
Un foglio di calcolo va benissimo finché lo usa una persona sola e i dati stanno in poche righe. Il momento di passare a un programma arriva prima di quanto si pensi: quando lo aprono in tre, quando devi chiedere a un collega «qual è la versione giusta?», quando passi la mattina del lunedì a ricopiare dati da un file all'altro.
Un altro segnale sono le formule che nessuno capisce più. Se un totale sbagliato ti costa un ordine o una fattura, il rischio è già più alto del costo di un programma fatto bene.
Cosa resta uguale
Cerco di lasciare uguale il modo in cui lavori. Le colonne che usi diventano i campi del programma, i colori che usavi per gli stati diventano etichette, i filtri che rifai ogni settimana diventano viste salvate. Chi usava il file riconosce subito le sue cose, e smette di dover ricordare dove stanno.
Domande frequenti
Posso continuare a usare Excel per alcune cose?
Sì. Il programma può importare ed esportare file Excel, quindi le parti che funzionano bene sul foglio possono restare lì finché lo vuoi.
I miei dati sono in più file diversi. È un problema?
No, succede quasi sempre. Unisco i file durante l'importazione e ti segnalo i doppioni e le righe incomplete, così decidi tu come sistemarli.
Quanto costa passare da Excel a un software su misura?
Dipende da quante schede ha il file, da quante persone lo usano e da quali calcoli deve fare. Dopo la prima chiamata ricevi una proposta con attività, tempi e costi, prima di iniziare.
Serve installare qualcosa sui computer?
No. Il programma si apre dal browser, sul computer dell'ufficio come sul telefono, e i dati stanno su un server con le copie di backup.
Cosa succede se poi serve aggiungere una funzione?
Si aggiunge. Anche dopo la consegna puoi contattarmi per modifiche e nuove funzionalità, secondo quanto concordato.
Quando Excel non basta più?
Quando il file lo aprono in tanti e le versioni si moltiplicano, quando un errore in una formula resta nascosto per settimane, quando servono permessi diversi per persone diverse o quando devi sapere chi ha cambiato cosa. Sono i segnali che i dati hanno bisogno di un programma vero.
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