Consulenza tecnica software: cosa chiarire prima di investire

Una consulenza tecnica prima di investire in un software serve a rispondere a poche domande decisive: il progetto si può fare, quali parti costeranno di più, cosa esiste già pronto e conviene comprare, in che ordine costruire il resto e quali rischi tenere d'occhio. Il risultato non è un parere generico, ma un documento con priorità, scelte tecniche motivate e un piano a tappe, che ti permette anche di confrontare i preventivi in modo serio.

Quando serve una consulenza tecnica?

Le situazioni in cui la consiglio più spesso sono queste:

• hai un'idea di prodotto e non sai quanto costa realizzarla, né da dove partire;
• hai ricevuto preventivi molto diversi tra loro e non riesci a capire perché;
• devi scegliere tra un software pronto e uno su misura, e temi di sbagliare in entrambe le direzioni;
• hai un software che non regge più, e devi decidere se sistemarlo, sostituirlo o rifarlo;
• devi collegare sistemi diversi, come gestionale, e-commerce, pagamenti, e non sai se è possibile;
• stai per investire una cifra importante e vuoi un secondo parere indipendente.

In tutti questi casi, qualche ora di analisi costa molto meno di mesi di sviluppo nella direzione sbagliata.

Cosa si chiarisce durante una consulenza tecnica?

Il lavoro parte sempre dal problema, non dalla tecnologia. Le domande che affronto, più o meno in quest'ordine, sono:

1. chi userà il software e cosa deve poter fare il primo giorno;
2. quali processi sostituisce o modifica, e chi ne è coinvolto;
3. cosa esiste già: programmi in uso, dati da recuperare, servizi esterni che si possono collegare;
4. cosa comprare e cosa costruire: pagamenti, email, firma, mappe sono servizi da usare, non da reinventare;
5. dove sono i rischi: integrazioni con sistemi poco documentati, requisiti normativi, volumi di dati;
6. in che ordine procedere: la prima versione utile, poi le tappe successive.

Per chi lancia un prodotto nuovo, una parte importante è decidere cosa entra nella prima versione. Ne parlo nella guida su cos'è un MVP.

Come confrontare preventivi molto diversi?

È una delle richieste più frequenti. Due preventivi per lo stesso progetto possono differire molto, e non sempre il più caro è il migliore o il più economico è il più conveniente. Le differenze nascono quasi sempre da qui:

• perimetro diverso: uno dei due ha incluso funzioni che l'altro ha lasciato fuori, o viceversa;
• ipotesi non dette: chi carica i dati, chi scrive i testi, chi fa le prove;
• scelte tecniche diverse: una piattaforma pronta personalizzata contro uno sviluppo su misura;
• cosa succede dopo: manutenzione, aggiornamenti, hosting, assistenza, inclusi o no;
• proprietà del codice e dei dati: di chi sono alla fine del progetto.

Una consulenza ti aiuta a scrivere un documento di requisiti chiaro, da dare a tutti i fornitori, così i preventivi diventano confrontabili. Se il progetto è un prodotto da vendere in abbonamento, ti può servire anche la guida su cos'è una piattaforma SaaS.

Da cosa dipende il costo di un software?

Non posso dare una cifra valida per tutti, ma posso dirti cosa la fa crescere. I fattori principali sono:

• il numero di ruoli e di permessi diversi;
• le integrazioni con altri sistemi, soprattutto quelli vecchi o poco documentati;
• le regole di calcolo: prezzi, turni, scadenze, eccezioni;
• i dati esistenti da importare e ripulire;
• i requisiti di sicurezza e di privacy, più severi in alcuni settori;
• i dispositivi: solo computer, anche telefono, anche fuori connessione.

Spesso basta spostare una funzione dalla prima versione alla seconda per ridurre molto il costo iniziale senza togliere valore. È uno dei risultati più utili di una consulenza.

Cosa ricevi alla fine di una consulenza tecnica?

Il risultato deve essere concreto e utilizzabile anche senza di me. Di solito comprende:

• una descrizione del progetto con utenti, processi e funzioni, divise per priorità;
• le scelte tecniche consigliate, con il motivo di ciascuna;
• i rischi principali e come ridurli;
• un piano a tappe, con cosa entra in ogni tappa;
• una stima dei costi per tappa, oppure i criteri per valutare i preventivi altrui.

Se poi decidi di affidarmi lo sviluppo, quel documento diventa la base del preventivo scritto voce per voce. Se scegli un altro fornitore, lo porti con te.

Un caso tipico: tre preventivi per lo stesso gestionale

Ti racconto una situazione tipica, costruita come esempio e senza riferimenti a clienti reali. Un'azienda chiede un gestionale per seguire ordini, produzione e consegne, e riceve tre preventivi molto lontani tra loro. Leggendoli con attenzione emerge che:

• il primo prevede di adattare un software pronto, con poche personalizzazioni e un canone annuale;
• il secondo prevede uno sviluppo su misura, ma esclude l'importazione dei dati storici e il collegamento con la fatturazione;
• il terzo comprende tutto, compresa l'assistenza per due anni, ma su una tecnologia che l'azienda non potrà far mantenere ad altri.

Nessuno dei tre è sbagliato in assoluto: rispondono a domande diverse, perché la domanda iniziale non era scritta. Dopo la consulenza, l'azienda ha un documento unico con le funzioni divise per priorità, e i preventivi successivi diventano confrontabili voce per voce.

Come prepararsi alla consulenza?

Non serve un documento tecnico. Serve sapere bene come lavori oggi. Prima del primo incontro ti chiedo di raccogliere:

1. una descrizione, anche a voce, dei processi che il software deve seguire;
2. i fogli, i moduli e i programmi che usate oggi, anche se sono imperfetti;
3. le persone che useranno il software e cosa fanno ogni giorno;
4. eventuali scadenze, per esempio una stagione o un bando;
5. un'idea, anche ampia, del budget che sei disposto a investire.

Il budget non serve per riempirlo, ma per scegliere la strada giusta: con risorse diverse, il piano a tappe cambia.

Consulenza e sviluppo: meglio affidarli alla stessa persona?

Ci sono vantaggi in entrambi i casi. Affidare tutto alla stessa persona evita di spiegare due volte il progetto e garantisce continuità tra le scelte e la loro realizzazione. Tenere separate le due cose dà un controllo indipendente. Nel mio caso, il documento che consegno è scritto in modo da poter essere usato anche da altri: sei libero di scegliere.

La consulenza serve anche per un software che esiste già?

Sì, ed è un caso frequente. Un software scritto anni fa, che funziona ma nessuno osa toccare, o un gestionale cresciuto per aggiunte successive, può essere analizzato per capire dove sono i rischi: dipendenze non più aggiornate, dati duplicati, parti che solo una persona conosce. Il risultato è un piano che dice cosa sistemare subito, cosa rifare e cosa lasciare com'è, con un ordine che non blocchi il lavoro quotidiano.

La consulenza può riguardare anche l'intelligenza artificiale?

Sì, ed è una richiesta sempre più frequente. Prima di inserire l'intelligenza artificiale in un processo, conviene chiarire quale compito deve svolgere, con quali dati, con quale margine di errore accettabile e chi controlla il risultato. Spesso la risposta è che serve prima ordinare i dati, e solo dopo ha senso parlare di automazione intelligente.

Come si svolge in pratica?

Il percorso che propongo è semplice. Una prima chiamata per capire il progetto, poi uno o più incontri, anche a distanza, con le persone che conoscono i processi. Se esistono già software o dati, li guardo. Alla fine preparo il documento e lo discutiamo insieme, punto per punto, finché le scelte non sono chiare.

Lavoro da Sava, in provincia di Taranto, e la consulenza si può svolgere anche a distanza: per questo seguo progetti in tutta Italia.

Ne parliamo?

Se stai per investire in un software, una piattaforma o un'app e vuoi decidere con più elementi, scrivimi e raccontami il progetto. Ti dico subito se una consulenza ti è utile o se ti basta una chiacchierata. Qui trovi come lavoro sulla consulenza tecnica, sulle piattaforme SaaS e sui gestionali su misura.

Crediti delle immagini

• Copertina: foto di Kaleidico su Unsplash