Piattaforma SaaS: cos'è e cosa serve per crearne una

Una piattaforma SaaS (software as a service, cioè software come servizio) è un programma che i clienti usano dal browser, pagando un abbonamento, senza installare nulla. Chi la crea la ospita sui suoi server, la aggiorna per tutti nello stesso momento e la vende a molte aziende o persone. Per costruirne una non basta il programma in sé: servono account e permessi, piani e pagamenti ricorrenti, dati separati per ogni cliente e strumenti per capire come viene usata.

Che differenza c'è tra un software SaaS e un software tradizionale?

Il software tradizionale si compra, si installa sul computer o sul server dell'azienda e si aggiorna quando esce una nuova versione. Il SaaS invece si usa e basta: il cliente accede con le sue credenziali, e tutto il resto (server, backup, aggiornamenti, sicurezza) è a carico di chi fornisce il servizio.

Questo cambia anche il modello economico:

• per il cliente: un canone periodico invece di un acquisto una tantum, nessuna installazione, accesso da qualsiasi dispositivo;
• per chi lo crea: ricavi ricorrenti, un solo prodotto da mantenere per tutti, ma anche la responsabilità continua di farlo funzionare.

Esempi quotidiani sono i programmi di fatturazione online, i gestionali in cloud, gli strumenti di email marketing. Anche ROOMIO, il gestionale per strutture ricettive che ho sviluppato, funziona così: si usa dal browser, anche da telefono, con un abbonamento mensile.

Quali parti servono per creare una piattaforma SaaS?

Quando aiuto qualcuno a progettare un SaaS, divido il lavoro in due: la funzione per cui i clienti pagano, e tutto ciò che serve per venderla. La seconda parte viene spesso sottovalutata. Comprende:

• registrazione e accesso, con recupero password e, quando serve, l'autenticazione a due fattori;
• organizzazioni e utenti: un'azienda cliente ha più persone, con ruoli e permessi diversi;
• piani e abbonamenti: prova gratuita, piani diversi, passaggio da un piano all'altro;
• pagamenti ricorrenti e gestione dei pagamenti falliti;
• separazione dei dati: ogni cliente vede solo i suoi;
• pannello di amministrazione per chi gestisce la piattaforma: clienti, piani, assistenza;
• email automatiche: benvenuto, scadenze, ricevute, avvisi;
• monitoraggio, backup e aggiornamenti senza interrompere il servizio.

Sui pagamenti ho scritto una guida specifica, dedicata ai pagamenti ricorrenti con Stripe. Sulla separazione dei dati tra clienti diversi torno più avanti, perché è una delle scelte da fare all'inizio.

Da dove si parte per creare un SaaS?

Dalle persone che pagheranno, non dalle funzioni. La domanda che faccio sempre all'inizio è: chi userà il prodotto il primo giorno, e quale problema gli risolve così bene da fargli pagare un abbonamento? Se la risposta è vaga («tutte le PMI», «chiunque gestisca un'attività»), il prodotto rischia di fare un po' di tutto e niente abbastanza bene.

Il percorso che propongo è a tappe:

1. definire il cliente e il problema, con alcune conversazioni reali con potenziali utenti;
2. costruire una prima versione con la funzione principale e il minimo indispensabile per venderla;
3. farla usare a pochi clienti veri, osservando cosa fanno e cosa chiedono;
4. aggiungere funzioni in base all'uso reale, non alle ipotesi.

La prima versione si chiama spesso MVP, e ne parlo nella guida su cos'è un MVP e come validare un'idea.

Quanto costa creare una piattaforma SaaS?

Non c'è una cifra valida per tutti. Il costo dipende da quanto è complessa la funzione principale, da quante integrazioni servono con altri sistemi, dai requisiti di sicurezza e dal settore. A questo si aggiungono i costi ricorrenti: server, servizi esterni, commissioni del gestore di pagamenti, assistenza e manutenzione.

Il consiglio pratico è non partire dal preventivo della versione completa, ma da quello della prima versione utile. Nel preventivo che preparo ogni voce è separata, così si vede cosa serve per partire e cosa può aspettare.

Come si decide il prezzo di un SaaS?

Il prezzo di un software in abbonamento non si decide partendo dai costi, ma dal valore che il cliente percepisce. I costi servono a capire il prezzo minimo sotto cui non scendere; il valore dice quanto il cliente è disposto a pagare. I modelli più usati sono:

• piani a livelli, con funzioni crescenti, per esempio base, completo e avanzato;
• prezzo per utente, quando il valore cresce con il numero di persone che usano il software;
• prezzo per volume, legato a qualcosa che il cliente misura facilmente, come il numero di sedi, di camere o di documenti;
• moduli aggiuntivi, attivabili solo da chi ne ha bisogno.

La cosa più importante è che il cliente capisca subito quanto pagherà, e che il prezzo cresca insieme al beneficio che ottiene. Un consiglio pratico: progetta il sistema in modo che cambiare i piani sia semplice, perché nei primi mesi li cambierai quasi certamente.

Quali obblighi ha chi vende un software in abbonamento?

Oltre al software, servono alcuni elementi formali da preparare con un legale e con il commercialista:

1. condizioni d'uso chiare, con durata, rinnovo, disdetta e limiti di responsabilità;
2. informativa privacy e, se i clienti inseriscono dati di terzi, un accordo sul trattamento dei dati come previsto dall'articolo 28 del GDPR;
3. fatturazione elettronica degli abbonamenti, collegata ai pagamenti;
4. sicurezza e continuità: backup, aggiornamenti, misure adeguate al tipo di dati trattati.

Molti di questi aspetti hanno un riflesso tecnico, e conviene pensarci all'inizio. Per esempio, la scelta di come separare i dati dei clienti, che nel gergo si chiama architettura multi-tenant e su cui lavoro nelle piattaforme multi-cliente, influenza sia la sicurezza sia gli accordi con i clienti.

Quali errori vedo più spesso?

Gli errori più comuni nei progetti SaaS non sono tecnici:

• costruire troppo prima di vendere: mesi di sviluppo su funzioni che nessuno ha chiesto;
• trascurare l'inserimento dei clienti: il prodotto è buono, ma il primo accesso è confuso e il cliente si arrende;
• prezzi decisi a caso: piani che non corrispondono al valore percepito, o che rendono difficile crescere;
• ignorare l'assistenza: un SaaS è un servizio, e chi paga un abbonamento si aspetta risposte;
• architettura improvvisata: separare i dati dei clienti dopo è molto più difficile che farlo all'inizio.

Come si fa entrare un nuovo cliente nella piattaforma?

Il primo accesso decide molto. Un cliente che si registra e si trova davanti a una schermata vuota, senza sapere da dove cominciare, spesso non torna. Le soluzioni che funzionano sono semplici: una breve procedura guidata che chiede le informazioni essenziali, dati di esempio da cui partire, un elenco di primi passi con il punto in cui si è arrivati, e la possibilità di chiedere aiuto a una persona. Nei software per settori specifici, l'attivazione accompagnata, con l'importazione dei dati esistenti, è spesso il servizio più apprezzato.

Meglio un'app per telefono o una web app?

Per la maggior parte dei SaaS rivolti alle aziende, una web app che funziona bene anche da telefono è il punto di partenza giusto: un solo prodotto da mantenere, nessuna approvazione degli store, aggiornamenti immediati per tutti. L'app nativa ha senso quando servono funzioni del telefono che il browser gestisce male, o quando gli utenti la usano molte volte al giorno.

Serve un'azienda strutturata per avere un SaaS?

No, ma serve qualcuno che se ne occupi nel tempo. Un SaaS non si consegna e si chiude: va mantenuto, aggiornato, protetto. Chi lo avvia da solo, magari partendo dalla propria esperienza in un settore, può farlo bene se si affida a chi segue la parte tecnica anche dopo il lancio. Nel mio lavoro, la fase dopo il lancio comprende aggiornamenti, backup, sicurezza e assistenza.

Ne parliamo?

Se hai un'idea di software da vendere in abbonamento, magari nata dal lavoro che fai ogni giorno, scrivimi. Partiamo da chi la userà e da cosa deve fare il primo giorno, e costruiamo un piano a tappe con un preventivo voce per voce. Qui trovi come lavoro sulle piattaforme SaaS e sull'MVP, e puoi vedere un esempio concreto nel progetto ROOMIO.

Crediti delle immagini

• Copertina: foto di Carlos Muza su Unsplash