Email aziendale con il tuo dominio: perché serve e come attivarla

Un'email aziendale con il tuo dominio, cioè un indirizzo come nome@tuaazienda.it invece di «tuaazienda@gmail.com», serve a tre cose: ispira fiducia a clienti e fornitori, resta dell'azienda anche quando le persone cambiano, e si può proteggere con strumenti che riducono spam e truffe. Si attiva in due passaggi: scegliendo un servizio di posta adatto alle tue esigenze e configurando bene il DNS del dominio, dove si decide dove arriva la posta e chi può spedirla.

È uno dei primi lavori che faccio quando un'azienda mi affida il sito, perché sito, dominio e posta sono legati più di quanto sembri.

Perché non basta una casella gratuita?

La casella gratuita funziona, ma ha limiti che pesano sempre di più.

• Credibilità. Un preventivo da «idraulicorossi74@…» comunica poco professionismo. Peggio: i truffatori usano proprio caselle gratuite con nomi simili a quelli delle aziende vere, e i clienti attenti hanno imparato a diffidarne.
• Proprietà. Se l'account è personale di qualcuno, è suo. Quando un collaboratore se ne va con la casella su cui scrivevano i clienti, i problemi sono evidenti.
• Sicurezza e controllo. Con un dominio tuo puoi impostare SPF, DKIM e DMARC, che rendono più difficile a chiunque spedire email false a tuo nome, e puoi gestire centralmente accessi, password e doppio fattore.
• Continuità. Se cambi fornitore di posta, l'indirizzo resta lo stesso: cambia solo dove è ospitato.

Quali servizi di posta posso scegliere?

Le strade principali sono tre:

1. La posta inclusa nell'hosting del sito. È la soluzione più semplice, adatta a chi ha poche caselle e poco traffico. Il limite è che spesso spazio, filtri antispam e strumenti di gestione sono essenziali, e se il server del sito ha un problema può averlo anche la posta.
2. Le suite per la produttività dei grandi fornitori, che uniscono posta, calendario, documenti condivisi e videochiamate. Sono pratiche e ben protette, con abbonamenti per utente.
3. I servizi di posta professionale specializzati, anche europei, con server e società nell'Unione Europea, che offrono buone garanzie su privacy e conservazione.

Le domande che mi faccio con il cliente prima di scegliere:

• quante persone, e quante caselle condivise (info, amministrazione, prenotazioni)?
• serve anche il calendario condiviso, o solo la posta?
• dove si trovano i server, e cosa dice l'accordo sul trattamento dei dati?
• quanto spazio serve, considerando gli allegati e gli archivi?
• c'è il doppio fattore, e si può renderlo obbligatorio per tutti?
• come funzionano backup e recupero dei messaggi cancellati?
• quanto è semplice aggiungere e togliere utenti?

Come si attiva, tecnicamente?

Il cuore del lavoro è nel DNS del dominio, cioè l'elenco di istruzioni pubblicate che dicono a internet dove trovare i servizi collegati al tuo nome. Per la posta servono:

• i record MX, che indicano a quali server consegnare la posta in arrivo;
• il record SPF, con l'elenco dei server autorizzati a spedire per il dominio;
• la chiave DKIM, per firmare i messaggi in uscita;
• il record DMARC, che dice come trattare i messaggi falsi e manda i rapporti;
• eventuali record per la configurazione automatica dei programmi di posta sui telefoni e sui computer.

Ho spiegato i tre record di autenticazione in una guida dedicata a SPF, DKIM e DMARC. Il punto importante è che vanno configurati per tutti i servizi che spediscono a nome del dominio, compresi sito, e-commerce e gestionale, non solo per la casella.

Come sposto la vecchia posta senza perdere niente?

Il passaggio da una casella vecchia a una nuova va pianificato:

1. si creano le nuove caselle, prima di toccare il DNS;
2. si copiano i messaggi esistenti con strumenti di migrazione (di solito tramite il protocollo IMAP), cartella per cartella;
3. si abbassa la durata di memorizzazione dei record DNS qualche giorno prima, così il cambio si propaga in fretta;
4. si cambiano i record MX in un momento di poco traffico, ad esempio a fine giornata, quando qualcuno può controllare che tutto funzioni;
5. per qualche giorno si controlla anche la vecchia casella, che può ricevere messaggi ritardatari;
6. si configurano computer e telefoni, e si aggiornano firme e indirizzi su sito, scheda Google, fatture e documenti.

Se la vecchia casella era una gratuita, conviene tenerla attiva per un po' con una risposta automatica che indica il nuovo indirizzo.

Come organizzo gli indirizzi?

Qualche regola che rende la vita più semplice:

• indirizzi per ruolo (info@, amministrazione@, ordini@, prenotazioni@) per i contatti che non devono dipendere da una persona: si possono assegnare a più persone e passare a qualcun altro senza cambiare niente all'esterno;
• indirizzi personali (nome@ o nome.cognome@) per i rapporti diretti;
• alias invece di caselle in più, quando una persona deve ricevere su più indirizzi;
• un indirizzo dedicato agli invii automatici del sito e del gestionale, così si distinguono subito dai messaggi scritti dalle persone.

Cosa succede quando un collaboratore entra o esce?

È qui che una posta aziendale ben gestita fa la differenza. Quando una persona entra, le si crea la casella con il doppio fattore attivo dal primo giorno. Quando esce, non si cancella subito la casella: si blocca l'accesso, si inoltrano i nuovi messaggi a un collega o si imposta una risposta automatica, si conserva l'archivio per il tempo necessario e solo dopo si chiude.

Va fatto con attenzione anche dal punto di vista della privacy e dei rapporti di lavoro: le regole su accesso e conservazione della posta dei dipendenti vanno definite prima, in un regolamento interno, e non improvvisate al momento dell'uscita.

La PEC è la stessa cosa?

No. La posta elettronica certificata ha valore legale di raccomandata con ricevuta di ritorno, e per le imprese iscritte al registro delle imprese è il domicilio digitale obbligatorio. Si può avere anche con il proprio dominio, ma è un servizio diverso, fornito da gestori accreditati. La posta ordinaria resta lo strumento di lavoro quotidiano; la PEC si usa per le comunicazioni che devono avere valore legale.

Quali errori vedo più spesso?

• dominio e posta intestati a chi ha fatto il sito anni fa, non all'azienda;
• password condivise tra più persone sulla stessa casella;
• nessun doppio fattore;
• caselle piene che rifiutano i messaggi in arrivo senza che nessuno se ne accorga;
• modulo contatti del sito che spedisce senza autenticazione e finisce in spam.

Il primo punto è il più pericoloso: chi controlla il dominio controlla anche la posta. Ne parlo nella guida su come scegliere il dominio aziendale.

Come proteggo le caselle aziendali?

Una casella email è la chiave di quasi tutto il resto: con l'accesso alla posta si reimpostano le password di banca, gestionale, fornitori. Le protezioni minime che imposto:

• doppio fattore obbligatorio per tutti gli utenti, senza eccezioni per il titolare;
• password uniche, conservate in un gestore di password aziendale;
• avviso sugli accessi da nuovi dispositivi o da paesi insoliti;
• blocco dell'inoltro automatico verso l'esterno, un trucco usato da chi ha rubato una password per continuare a leggere la posta;
• filtri antispam e antimalware attivi e configurati;
• backup della posta presso un servizio indipendente, per recuperare messaggi cancellati per errore o da un attaccante.

Ne parliamo?

Se vuoi passare a una posta con il tuo dominio, o mettere ordine in quella che hai, scrivimi dalla pagina contatti. Scelgo con te il servizio più adatto, configuro DNS e sicurezza, sposto i messaggi e ti lascio una procedura chiara per gestire caselle e accessi, nell'ambito della manutenzione e dell'hosting o di una consulenza tecnica. Se la posta si collega a un nuovo sito, la configuriamo insieme al sito web aziendale.

Crediti delle immagini

• Copertina: foto di Vitaly Gariev su Unsplash