Preautorizzazione carta di credito: il deposito cauzionale online

La preautorizzazione della carta di credito è un blocco temporaneo di una somma sulla carta del cliente: i soldi non vengono incassati, ma non sono più disponibili per altre spese finché il blocco resta attivo. È lo strumento classico per il deposito cauzionale di un noleggio auto o di un alloggio. Online, con i principali circuiti, il blocco dura in genere circa sette giorni; se nel frattempo non lo incassi, la somma torna disponibile da sola.

Che differenza c'è tra preautorizzazione e pagamento?

Un pagamento normale ha due fasi che avvengono quasi insieme: l'autorizzazione, in cui la banca del cliente conferma che i fondi ci sono e li riserva, e l'acquisizione, in cui i soldi passano davvero al venditore. Con la preautorizzazione le due fasi vengono separate:

1. al momento della prenotazione o del ritiro, chiedi solo l'autorizzazione per l'importo del deposito;
2. la somma resta bloccata sulla carta del cliente;
3. alla riconsegna puoi annullare il blocco, se è tutto in ordine, oppure acquisire in tutto o in parte l'importo, se ci sono danni o costi da coprire.

Nei sistemi di pagamento come Stripe questa modalità si chiama acquisizione manuale. Gli hotel la usano da sempre, per esempio per autorizzare il soggiorno prima dell'arrivo e incassarlo alla partenza.

Quanto dura una preautorizzazione?

È il punto che crea più equivoci. La durata non la decide il venditore, ma i circuiti delle carte. Secondo la documentazione di Stripe, per i pagamenti online con carta un'autorizzazione resta valida in genere sette giorni; per alcune transazioni Visa avviate dall'esercente la finestra è più corta, circa cinque giorni. Per i pagamenti di persona con il terminale, le finestre sono spesso ancora più brevi.

Per alcune attività e alcune carte esistono autorizzazioni estese, con una validità più lunga, ma non sono disponibili in tutti i casi. Prima di progettare il flusso conviene verificare con il proprio gestore di pagamenti cosa è possibile per il proprio settore.

Cosa succede se il noleggio dura più di sette giorni?

È il caso tipico di chi noleggia un'auto per due settimane o affitta una casa per un mese. Se blocchi il deposito il primo giorno, il blocco scade prima della riconsegna. Le soluzioni più usate sono tre:

• bloccare il deposito più avanti, per esempio qualche giorno prima della fine del noleggio, se l'esigenza è coprire la riconsegna;
• salvare la carta del cliente con il suo consenso esplicito, e addebitare solo in caso di danni documentati, secondo le condizioni accettate al momento della prenotazione;
• incassare un deposito vero e proprio, da rimborsare alla riconsegna. Funziona sempre, ma il rimborso richiede qualche giorno per tornare sul conto del cliente, e alcuni clienti lo vivono come meno comodo.

La scelta dipende dalla durata media dei noleggi e da quanto è alto il deposito. In ogni caso, le condizioni vanno scritte in chiaro e accettate dal cliente prima del pagamento.

La preautorizzazione funziona con carte di debito e prepagate?

Tecnicamente spesso sì, ma con differenze che il cliente percepisce. Su una carta di credito il blocco riduce il fido disponibile; su una carta di debito o prepagata riduce il saldo reale del conto, e per il cliente è come se i soldi fossero già usciti. Inoltre alcune carte di debito e prepagate non accettano i blocchi, o li gestiscono in modo diverso.

Per questo molti noleggi chiedono una carta di credito per il deposito, e lo scrivono chiaramente nelle condizioni. Se accetti anche carte di debito, conviene spiegare bene al cliente cosa vedrà sul suo estratto conto, perché alcune banche non distinguono tra somme bloccate e somme addebitate.

Si può incassare meno del deposito bloccato?

Sì. Con l'acquisizione parziale incassi solo l'importo necessario, per esempio il costo di un pieno di carburante non fatto, e la parte restante del blocco viene rilasciata automaticamente. In genere l'acquisizione si può fare una volta sola: se incassi una parte, non puoi tornare a incassare il resto in un secondo momento. Per questo conviene fare la verifica dell'auto o dell'alloggio prima di acquisire.

Come si organizza tutto il flusso in pratica?

Ecco come lo imposto di solito per un noleggio con prenotazione online:

1. il cliente prenota e paga l'acconto o l'intero noleggio, con un pagamento normale;
2. accetta le condizioni sul deposito cauzionale, scritte in modo chiaro;
3. pochi giorni prima del ritiro, o al ritiro, il sistema blocca il deposito sulla carta;
4. alla riconsegna, l'operatore registra lo stato del veicolo e, se è tutto in ordine, annulla il blocco con un clic;
5. se ci sono danni o costi, acquisisce solo l'importo dovuto, con la documentazione allegata alla prenotazione.

Tutto questo si può fare da una schermata sul telefono dell'operatore, senza entrare nel pannello del gestore di pagamenti. Ho descritto il resto del percorso nella guida sul sito per noleggio auto.

Cosa scrivere nelle condizioni sul deposito?

Le condizioni sul deposito sono il documento a cui farai riferimento se nasce una contestazione, quindi vanno scritte con cura e accettate dal cliente prima del pagamento. Gli elementi che non dovrebbero mancare sono:

• l'importo del deposito e il momento in cui verrà bloccato;
• il metodo di pagamento accettato, per esempio solo carta di credito intestata al conducente;
• i casi in cui l'importo può essere trattenuto, in tutto o in parte;
• come verranno documentati eventuali danni, per esempio con foto alla consegna e alla riconsegna;
• i tempi di rilascio del blocco, specificando che dipendono anche dalla banca del cliente.

Per la formulazione è bene farsi aiutare da un legale: il mio compito è fare in modo che il sistema registri l'accettazione delle condizioni, con data e ora, insieme alla prenotazione.

E se la prenotazione viene annullata?

Se il cliente annulla prima che il deposito sia stato bloccato, non c'è nulla da fare sul deposito. Se il blocco è già attivo, va annullato subito, così la somma torna disponibile il prima possibile. Un sistema ben fatto lo fa in automatico quando la prenotazione passa allo stato «annullata», ed evita al cliente di vedersi bloccati dei soldi per un noleggio che non farà.

Si può bloccare il deposito anche di persona?

Sì, con un terminale di pagamento al momento del ritiro. In questo caso valgono le regole dei pagamenti con carta presente, che per molti circuiti prevedono finestre di autorizzazione più brevi di quelle online. Per noleggi di più giorni, quindi, il blocco fatto al banco può scadere prima della riconsegna. È uno dei motivi per cui, quando il sistema lo consente, preferisco gestire il deposito online e collegarlo alla prenotazione.

Quanto deve essere alto il deposito?

È una scelta commerciale, ma con effetti pratici: un deposito troppo alto può superare il limite disponibile sulla carta del cliente e far fallire il blocco proprio al ritiro. Conviene indicarlo chiaramente già nella pagina del veicolo o dell'alloggio, così il cliente sa in anticipo quanto margine deve avere sulla carta.

E per le strutture ricettive?

Lo stesso meccanismo serve anche agli alloggi: case vacanza, ville, appartamenti di pregio che chiedono una cauzione. Anche qui vale il limite dei giorni, e per i soggiorni lunghi conviene valutare la carta salvata o il deposito con rimborso. Nei siti per strutture ricettive la scelta dipende dal tipo di ospiti e dal valore dell'immobile.

Ne parliamo?

Se vuoi gestire acconti e depositi online senza moduli cartacei e senza rincorrere i clienti, scrivimi. Partiamo dalla durata tipica dei tuoi noleggi o soggiorni e scegliamo insieme il flusso più adatto. Qui trovi come imposto i pagamenti online sul sito e i collegamenti con i sistemi di pagamento.

Fonti

• Stripe, Bloccare un metodo di pagamento (documentazione)

Crediti delle immagini

• Copertina: foto di Towfiqu barbhuiya su Unsplash