Gestione del magazzino in una piccola azienda: guida pratica

Una buona gestione del magazzino in una piccola azienda regge su tre abitudini: ogni movimento si registra nel momento in cui succede, gli articoli importanti hanno una scorta minima che fa scattare il riordino e almeno una volta l'anno si conta tutto a mano e si confronta col programma. Il software aiuta se è veloce da usare fra gli scaffali, anche dal telefono. Se registrare un movimento richiede di tornare in ufficio, le giacenze smettono presto di essere vere.

Il segnale che qualcosa non va è sempre lo stesso: il foglio dice che c'è, lo scaffale dice di no.

Perché le giacenze sul foglio non coincidono con lo scaffale?

Quasi sempre per un movimento non registrato o registrato in ritardo. Il pezzo uscito al volo per un cliente che aspettava al banco, il reso rimesso a scaffale senza dirlo a nessuno, il materiale preso per un lavoro interno.

Ci sono poi gli errori di inserimento: un codice simile a un altro, una quantità in pezzi scritta come confezioni, un carico registrato due volte. E ci sono le perdite vere, dalla merce danneggiata a quella che sparisce.

Un buon sistema di magazzino rende visibili queste cause. Ogni movimento ha una data, una persona e un motivo, così quando i conti non tornano sai dove cercare.

Quali informazioni deve avere ogni articolo?

Poche, ma sempre compilate. Quando imposto un magazzino parto da queste:

• un codice interno unico, e se esiste il codice a barre del produttore;
• una descrizione chiara, scritta sempre nello stesso modo;
• l'unità di misura, e la conversione se compri a confezioni e vendi a pezzi;
• l'ubicazione, cioè scaffale e ripiano, anche solo indicativa;
• il fornitore abituale e il suo codice articolo;
• la scorta minima e la quantità da riordinare;
• il costo d'acquisto e il prezzo di vendita.

Per alcuni settori servono campi in più. Nell'alimentare e nella cosmetica contano lotto e data di scadenza, per poter rintracciare un prodotto e far uscire prima quello che scade prima. Nell'elettronica conta spesso il numero di serie del singolo pezzo.

Servono i codici a barre in un piccolo magazzino?

Servono quando gli articoli sono tanti o si somigliano. Leggere un codice evita di scegliere la riga sbagliata in un elenco, ed è più veloce che scrivere.

La buona notizia è che oggi non servono per forza lettori dedicati. La fotocamera di un telefono legge i codici a barre e i codici QR, e una web app di magazzino può usarla direttamente dal browser. Per volumi alti un lettore professionale resta più rapido e resistente.

Gli articoli senza codice del produttore si etichettano con un codice interno. Una stampante di etichette e un'ora di lavoro per scaffale bastano a partire.

Come si decide la scorta minima?

Si parte da due numeri che conosci già: quanto vendi o consumi di quell'articolo in una settimana, e quanti giorni impiega il fornitore a consegnare. La scorta minima deve coprire il consumo durante l'attesa della consegna, più un margine per gli imprevisti.

Per esempio, se di un raccordo ne usi venti a settimana e il fornitore consegna in dieci giorni lavorativi, ti servono circa quaranta pezzi per coprire l'attesa. Aggiungi un margine, e la soglia sotto cui riordinare diventa una cinquantina di pezzi.

Non serve farlo per tutto. Di solito pochi articoli fanno gran parte dei movimenti, e su quelli conviene essere precisi. Per gli altri basta un controllo periodico.

Come si fa l'inventario senza fermare l'azienda?

Ci sono due strade. L'inventario annuale conta tutto in una volta, di solito a fine anno, e richiede di fermare i movimenti per qualche ora o un giorno. È quello che serve anche al commercialista per valorizzare le rimanenze in bilancio.

La seconda strada è l'inventario a rotazione: ogni settimana si contano pochi scaffali, e in qualche mese si è passato tutto il magazzino. Gli articoli più movimentati si contano più spesso. Si scoprono gli errori prima, e la conta di fine anno diventa più veloce.

In entrambi i casi il programma deve permettere di registrare la conta dal telefono, mostrare la differenza con la giacenza teorica e chiedere un motivo per ogni rettifica.

Sul metodo di valorizzazione delle rimanenze, come costo medio o FIFO, la scelta spetta a te e al tuo commercialista. Il gestionale deve solo saperlo calcolare in modo coerente.

Il magazzino deve parlare con il negozio online?

Se vendi anche online, sì. Altrimenti rischi di vendere sul sito un articolo che hai appena venduto al banco.

Il collegamento fa due cose: aggiorna la disponibilità sul negozio online quando il magazzino cambia, e scarica le giacenze quando arriva un ordine dal sito. Per cataloghi grandi, come il negozio di arredo bagno e pavimenti di Mabri con oltre mille prodotti, tenere i numeri allineati a mano non è pensabile.

Il collegamento si fa con le API dei programmi coinvolti, dopo aver verificato cosa permettono. Ne parlo nella guida su come collegare e-commerce e gestionale.

Quando conviene un gestionale di magazzino su misura?

Un programma pronto va bene per magazzini lineari: compri, metti a scaffale, vendi. Il su misura conviene quando il magazzino ha regole tue.

Alcuni esempi:

• un'impresa di noleggio, dove lo stesso articolo esce e rientra, e conta sapere dov'è e in che stato torna;
• un'impresa di installazioni con materiale caricato sui furgoni, dove ogni furgone è un piccolo magazzino;
• un laboratorio che produce, dove le materie prime si trasformano in prodotti finiti con una distinta base;
• un negozio con più punti vendita, dove si spostano articoli da un punto all'altro.

In questi casi il programma su misura segue i movimenti come avvengono nella tua azienda. Nella pagina sul gestionale per magazzino e ordini trovi come lo imposto.

Come si gestiscono resi e merce danneggiata?

Con movimenti dedicati, separati dalle vendite e dai carichi. Un reso ha un motivo, un cliente e un documento di riferimento, e la merce che rientra non sempre torna vendibile.

Per questo conviene avere almeno una ubicazione speciale, per esempio «resi da controllare». La merce resa ci entra subito, così le giacenze restano giuste. Dopo il controllo passa a scaffale se è integra, oppure a un'ubicazione «danneggiata» o viene restituita al fornitore. Ogni passaggio è un movimento registrato.

Lo stesso vale per la merce rotta in magazzino o usata per lavori interni. Se esce senza un movimento, a fine anno diventa una differenza inventariale senza spiegazione.

Chi deve vedere cosa nel programma di magazzino?

Non tutti hanno bisogno di vedere tutto. Il magazziniere deve trovare in fretta articolo, ubicazione e quantità, e registrare i movimenti. Il commerciale deve sapere cosa è disponibile e cosa è in arrivo. Il titolare e l'amministrazione vedono anche costi d'acquisto, margini e valore del magazzino.

Separare le viste per ruolo rende il programma più semplice per chi lo usa fra gli scaffali. Meno campi sullo schermo vuol dire meno errori, soprattutto dal telefono.

Come si organizzano le ubicazioni in un piccolo magazzino?

Con un codice semplice, scritto sugli scaffali e nel programma. Di solito basta una lettera per la corsia, un numero per lo scaffale e uno per il ripiano: A-03-2 vuol dire corsia A, scaffale 3, secondo ripiano. Chi arriva in magazzino per la prima volta trova un articolo senza chiedere.

Gli articoli che escono più spesso vanno messi vicino alla zona di preparazione, ad altezza d'uomo. Quelli lenti possono stare in alto o in fondo. Un programma che registra i movimenti può suggerire questa disposizione, perché sa quali articoli si muovono di più.

Le ubicazioni servono anche all'inventario: si conta uno scaffale alla volta, e il programma mostra cosa dovrebbe esserci in quel punto preciso.

Da dove partire domani mattina?

Anche senza un nuovo software puoi fare tre cose subito.

1. Decidi chi registra i movimenti, e che si registrano quando succedono.
2. Scegli gli articoli più importanti e scrivi per ognuno la scorta minima.
3. Programma una conta a rotazione di uno scaffale a settimana.

Dopo un mese saprai quanto si discostano i numeri dalla realtà, e quanto ti costa. È il dato migliore per decidere se e quale programma ti serve.

Ne parliamo?

Se in magazzino i numeri non tornano e gli ordini ai fornitori partono quando qualcuno nota lo scaffale vuoto, raccontami come entra ed esce la merce oggi. Ti propongo il modo più semplice per avere giacenze affidabili. Trovi come lavoro nella pagina magazzino e ordini, gli esempi per il commercio e le web app installabili per lavorare dal telefono. Mi scrivi dalla pagina contatti.

Crediti delle immagini

• Copertina: foto di CHUTTERSNAP su Unsplash