Lettura dei documenti
Il programma legge i PDF che ricevi, come fatture o documenti di trasporto, ed estrae i campi che ti servono. Tu vedi il documento accanto ai dati estratti e confermi.
Intelligenza artificiale nei processi
Modelli di intelligenza artificiale dentro i tuoi programmi, per leggere documenti e smistare richieste, con una persona che controlla.
Ore passate a leggere e ricopiare
Vorresti integrare l'intelligenza artificiale in azienda e non sai da dove cominciare. Intanto qualcuno passa le giornate a leggere documenti e a ricopiarne i dati nel gestionale. Per esempio, un'impresa di trasporti che riceve ogni giorno decine di documenti di trasporto in PDF e li registra a mano, uno per uno.
Hai provato a incollare qualche documento in un chatbot, e a volte la risposta era giusta. Però non sai quando fidarti, e ti chiedi dove finiscono i dati dei clienti che ci carichi.
Cosa si costruisce
Smistamento delle richieste
Le email che arrivano a un indirizzo generico vengono classificate per argomento e passate alla persona giusta. Quelle dubbie finiscono in una coda da guardare a mano.
Risposte dai tuoi documenti
Un assistente risponde alle domande interne usando i tuoi manuali e le tue procedure, e cita il documento da cui ha preso la risposta. Così chi legge può controllarla alla fonte.
Bozze da rivedere
Le risposte ai clienti e i riepiloghi si preparano in bozza a partire dai dati che hai. Prima che partano, li rilegge una persona.
Un registro di ogni risultato
Ogni lavoro svolto dall'intelligenza artificiale resta registrato, con il risultato e il nome di chi l'ha approvato. Così misuri quanto sbaglia e su cosa.
Come si lavora
Si sceglie un compito preciso
Si parte da un compito ripetitivo e ben delimitato, per esempio registrare i documenti di trasporto. Deve essere chiaro cosa vuol dire farlo bene.
La prova sui tuoi documenti
Beyond Studio prende un campione dei tuoi documenti e misura quanti campi vengono estratti correttamente. Ti mostra anche gli errori, perché sono loro a dire quanto controllo serve.
Si decide dove serve il controllo
Dove un errore costa caro, una persona conferma ogni risultato. Dove il sistema si dimostra affidabile nel tempo, il controllo può diventare a campione.
I dati si trattano con attenzione
Lo studio sceglie servizi che per contratto non usano i dati inviati per addestrare i loro modelli, e manda solo quello che serve. Quando si può, i dati personali si tolgono prima dell'invio.
Più nel dettaglio
Cosa fa bene oggi, e cosa no
L'intelligenza artificiale dà buoni risultati su compiti delimitati, come leggere un documento e trovarne i campi o assegnare una richiesta a una categoria. Va bene anche per rispondere partendo da testi che le fornisci tu. Funziona peggio quando deve sapere cose che non stanno nei documenti, o quando deve fare calcoli di cui ti devi fidare.
Per questo lo studio lascia i calcoli al programma, con regole normali. Per esempio, il modello legge l'importo da una fattura e il programma controlla che la somma delle righe corrisponda al totale.
A cosa fare attenzione
I dati personali vanno trattati con cura. Si sceglie un servizio con condizioni chiare e gli si manda solo quello che serve, e l'informativa privacy va rivista con il tuo consulente.
I risultati vanno controllati, soprattutto all'inizio. Un sistema che estrae bene quasi tutti i campi qualche volta sbaglia comunque. Il controllo serve a trovare quegli errori prima che arrivino in contabilità. Conviene anche tenere da parte qualche documento difficile, da usare come prova ogni volta che il servizio cambia versione.
Domande frequenti
L'intelligenza artificiale sbaglia?
Sì, e va messo in conto. Per questo i risultati si controllano, almeno all'inizio, e dove possibile il sistema segnala i casi incerti. Su compiti ripetitivi e ben definiti sbaglia meno che su domande aperte.
Dove finiscono i dati dei miei clienti?
Dipende dal servizio scelto, e si decide prima di iniziare. Esistono servizi con server in Europa e condizioni che escludono l'addestramento sui tuoi dati. Va aggiornata anche l'informativa privacy, insieme al tuo consulente.
Sostituisce le persone?
Toglie a una persona la parte ripetitiva del lavoro, come ricopiare i dati da un documento. Il controllo e le decisioni restano a lei.
Basta un abbonamento a ChatGPT?
Per scrivere o riassumere a mano un testo può bastare. Per far leggere i documenti dentro i tuoi programmi, il servizio va collegato al tuo software attraverso una API, cioè un collegamento diretto tra programmi. Così si aggiungono anche i controlli e il registro.
Quanto costa?
Le voci sono due. La costruzione la trovi nel preventivo voce per voce. Il costo d'uso del servizio dipende invece da quanti documenti elabori, e si misura nella prova iniziale per sapere quanto aspettarti.
Spesso va insieme a
Automazione dei processi
I passaggi che fai a mano ogni giorno, sempre uguali, li fa il programma. A te restano le eccezioni e le decisioni.
ScopriIntegrazioni e collegamenti tra programmi
I programmi che usi già si passano i dati da soli. Ogni informazione si inserisce una volta e arriva dove serve.
ScopriPreventivi, ordini e documenti
Preventivi calcolati dal tuo listino in pochi passaggi, con il PDF pronto da mandare e l'ordine che nasce dal preventivo accettato.
ScopriRacconta cosa ti serve
Una videochiamata per capire come lavori oggi e cosa vorresti cambiare. La prima chiacchierata non ti impegna a niente.
