Una pagina con i numeri che contano
Si scelgono insieme pochi indicatori, quelli su cui prendi decisioni. Ognuno ha una definizione scritta, così tutti in azienda leggono lo stesso numero allo stesso modo.
Dashboard e report
I numeri che ti servono in una pagina sola, aggiornati da soli e presi dai programmi che usi già.
Il report del lunedì costa una mattina
Ogni lunedì scarichi le vendite dal gestionale, i costi dalla banca e le ore dal foglio dei turni. Poi incolli tutto in un file per capire com'è andata la settimana. Una dashboard aziendale personalizzata farebbe questi conti al posto tuo, mentre oggi ogni programma ti mostra solo i suoi numeri.
Quando il file è pronto, i dati sono già vecchi di qualche giorno. E se un numero non torna, resta il dubbio che sia un errore di incolla e non un problema vero.
Cosa si costruisce
Dati letti dai programmi che usi
La dashboard prende i dati dal gestionale e dal programma di fatturazione e li aggiorna da sola. Nessuno deve più esportare file a mano.
Dal totale al dettaglio
Se un numero ti sorprende, ci clicchi sopra e vedi le righe che lo compongono. Così capisci se dietro c'è un errore di inserimento o qualcosa da approfondire.
Una vista per ogni ruolo
Tu vedi i margini, il responsabile del magazzino vede gli articoli sotto scorta. Ognuno apre la sua pagina e trova quello che gli serve.
Report che arrivano per email
Il riepilogo della settimana arriva nella posta il lunedì mattina, già pronto. Puoi scaricarlo in PDF, o in Excel per il commercialista.
Come si lavora
Si parte dalle decisioni
Beyond Studio ti chiede quali decisioni prendi ogni settimana e quali numeri guardi per prenderle. La dashboard nasce da lì, prima ancora di aprire i dati.
Lo studio controlla da dove vengono i dati
Verifica in quali programmi stanno i dati e se sono completi. Capita di trovare campi compilati in modi diversi da persone diverse, e vanno sistemati prima di fare i grafici.
Una prima versione con dati veri
Lo studio ti mostra la dashboard con i numeri dei mesi passati, da confrontare con quelli che conosci. Se non coincidono, si cerca il motivo prima di andare avanti.
Ritocchi dopo qualche settimana
Dopo un po' di uso si vede quali grafici guardi e quali no. Quelli inutili si tolgono, perché in una pagina affollata i numeri importanti si perdono.
Più nel dettaglio
Quali numeri mettere in una dashboard
Conviene metterci pochi numeri, ognuno legato a una decisione. Per esempio, un'azienda di distribuzione potrebbe guardare ogni mattina gli ordini da evadere e le giacenze sotto la scorta minima. I margini per cliente, invece, bastano una volta al mese.
Se un indicatore non cambia mai quello che fai, toglierlo alleggerisce la pagina. Vale anche il contrario: se una domanda torna spesso nelle riunioni, quella è la prossima cosa da aggiungere.
Cosa serve per partire
Servono gli accessi ai programmi dove stanno i dati, oppure qualche esportazione recente per cominciare a lavorare. Serve anche una persona che conosca i numeri dell'azienda e sappia dire quando uno non torna.
I grafici non vanno decisi in anticipo. Si scelgono insieme partendo dalle domande che ti fai ogni settimana, e il formato più adatto viene di conseguenza. Se oggi qualcuno prepara il report a mano, il suo file è il punto di partenza migliore, perché contiene già le domande giuste.
Domande frequenti
Non bastano Power BI o Looker Studio?
In molti casi vanno bene, e se bastano lo studio te lo dice. Una dashboard personalizzata serve quando i dati stanno in programmi difficili da collegare. Serve anche quando i calcoli seguono regole tue, che con quegli strumenti diventano complicate da mantenere.
Ogni quanto si aggiornano i dati?
Dipende da cosa permettono i programmi da cui legge la dashboard. Alcuni dati si possono aggiornare a pochi minuti di distanza, altri una volta al giorno. Si sceglie in base a quanto ti serve fresco quel numero.
E se i miei dati sono disordinati?
Succede spesso. Si sistemano prima con regole scritte, e la dashboard segnala i dati che mancano o non tornano, invece di nasconderli dentro un totale.
Posso guardarla dal telefono?
Sì, si apre dal browser anche sul telefono. Per lo schermo piccolo si scelgono i due o tre numeri più importanti, perché un grafico affollato lì non si legge.
Quanto costa?
Dipende da quanti programmi bisogna collegare e da quanto sono in ordine i dati. Prima di iniziare ricevi un preventivo scritto voce per voce.
Spesso va insieme a
Integrazioni e collegamenti tra programmi
I programmi che usi già si passano i dati da soli. Ogni informazione si inserisce una volta e arriva dove serve.
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