Agenda per operatore e per stanza
Ogni persona può avere la sua colonna, e anche stanze e attrezzature possono avere la loro. Il gestionale impedisce di prenotare due volte la stessa stanza nello stesso orario.
Agenda e prenotazioni
Gestisco appuntamenti, disponibilità, conferme e promemoria in un'agenda condivisa, adattata agli orari e alle esigenze della tua attività.
L'agenda di carta sta sul bancone, e il telefono squilla mentre lavori
Rispondi al telefono con le mani occupate, sfogli l'agenda e cerchi un buco tra due appuntamenti. Intanto un cliente scrive su WhatsApp per spostare quello di domani, e un altro non si presenta senza avvisare. Un gestionale appuntamenti mette tutto nella stessa agenda, visibile a chi lavora con te.
Per esempio, uno studio di fisioterapia con più terapisti e due stanze deve far combaciare gli orari delle persone con quelli delle stanze. Basta un appuntamento segnato sulla pagina sbagliata per trovarsi in due nella stessa stanza.
Esempi di funzionalità
Le funzionalità vengono definite in base alle tue esigenze, agli strumenti già in uso e alla fattibilità dei collegamenti necessari. La proposta iniziale specifica cosa è incluso nel progetto e cosa può essere aggiunto in seguito.
Servizi con durata e pause
Per esempio, un trattamento dura cinquanta minuti più dieci per riordinare e una visita di controllo ne dura venti. L'agenda propone solo gli orari in cui il servizio ci sta per intero.
Prenotazioni dal sito
Il cliente può scegliere servizio e orario tra quelli liberi, e l'appuntamento entra in agenda. Decidi tu quali servizi si prenotano da soli e quali aspettano la tua conferma.
Promemoria ai clienti
Il giorno prima può partire un messaggio per email o SMS con data e ora, e un link per disdire. Il posto liberato torna disponibile.
Scheda cliente e storico
Ogni cliente può avere lo storico degli appuntamenti e le note che lasci. Chi lo riceve sa cosa è stato fatto l'ultima volta.
Acconto alla prenotazione, se lo vuoi
Per i servizi lunghi si può chiedere un acconto al momento della prenotazione. Il pagamento passa da un servizio di pagamento online, scelto dopo aver verificato la compatibilità, e l'appuntamento si conferma quando arriva.
Come lavoriamo
Partiamo dalla settimana tipo
Mi racconti quanto dura ogni servizio e quali orari fa ciascun operatore, comprese le eccezioni come il sabato a turno. Da qui nascono le regole dell'agenda.
Prima l'agenda interna
Comincio dall'agenda che usate in sede, perché deve funzionare prima di aprirla ai clienti. Per qualche giorno può stare accanto a quella di carta.
Poi le prenotazioni online
Quando le regole reggono, apro le prenotazioni dal sito, anche su pochi servizi all'inizio. Poi guardiamo insieme come le usano i clienti, e si allarga ad altri servizi.
Promemoria e acconti
Per ultimi arrivano promemoria e acconti, che servono quando l'agenda è piena di appuntamenti veri.
Lavori realizzati
Progetti del portfolio in cui c'era anche questo servizio, con le schermate e le funzioni costruite.
Noleggio auto di lussoItalia, sette sedi
StarServiceRent
Dalla city car alla supercar in sedi di tutta Italia, con una Ferrari in 3D in apertura e la disponibilità di ogni auto sulle date scelte.
Agenda e prenotazioni: cosa sapere prima di partire
Le regole che rendono l'agenda affidabile
Un'agenda condivisa funziona se rispetta i vincoli che oggi tieni a mente. Per esempio il tempo da lasciare tra due clienti, o l'operatore che il martedì esce prima. Scritte nel gestionale, queste regole valgono per tutti, anche per chi prenota dal sito alle undici di sera.
Le eccezioni restano possibili. Chi lavora in sede può forzare un appuntamento fuori orario, e il gestionale lo segna in modo che resti visibile a tutti.
Le disdette e chi non si presenta
Un appuntamento saltato lascia un'ora vuota in agenda. Il promemoria del giorno prima, con il link per disdire, spinge chi non può venire ad avvisare in tempo. Il posto torna libero e qualcun altro può prenotarlo.
Per chi salta spesso, la scheda cliente può tenere il conto delle assenze. Decidi tu se chiedere a quelle persone un acconto, o se confermare a mano le loro prenotazioni. Se lavori con una lista d'attesa, il gestionale può avvisare il primo della lista quando un posto si libera.
Domande frequenti
Posso importare gli appuntamenti già fissati?
Sì, da un file o da un'agenda online che permette l'esportazione. Se oggi usi la carta, si inseriscono a mano solo le prossime settimane.
I clienti devono registrarsi per prenotare?
Non per forza. Si può chiedere solo il nome e un recapito, oppure dare un accesso a chi prenota spesso.
Gli operatori vedono gli appuntamenti nel calendario del telefono?
Di solito si può fare, dopo aver verificato quale calendario usa ciascuno. Il gestionale resta l'unico posto dove l'agenda si modifica, così non nascono doppioni.
I promemoria via SMS hanno un costo?
Gli SMS passano da un servizio di invio esterno, che si paga a messaggio. Il costo lo trovi nella proposta, così decidi se usarli o restare sulle email.
Quanto costa un gestionale per gli appuntamenti?
Dipende da quanti operatori e stanze devi gestire e da quali parti ti servono, come le prenotazioni online o gli acconti. Dopo la prima chiamata ricevi una proposta voce per voce.
Il cliente può spostare o disdire l'appuntamento da solo?
Sì, se lo vuoi: dal link nel messaggio di conferma sceglie un altro orario libero o disdice, entro il limite di tempo che decidi tu. L'orario si libera subito per qualcun altro.
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