Documenti con una versione sola
Ogni documento può avere la versione in uso e lo storico delle precedenti. Quando lo aggiorni, chi deve leggerlo riceve un avviso.
Intranet e strumenti interni
Raccolgo procedure, documenti e richieste interne in un'unica area riservata, con permessi, storico degli aggiornamenti e strumenti dedicati ai collaboratori.
La versione giusta del documento ce l'ha sempre qualcun altro
Le procedure stanno in una cartella condivisa, con file che si chiamano «definitivo_v3_ok». Chi arriva in azienda impara chiedendo ai colleghi, e ogni richiesta interna, dal permesso al rimborso spese, passa per email. Un'intranet aziendale dà a tutti lo stesso punto di partenza.
Per esempio, una catena di cinque negozi manda le comunicazioni ai punti vendita su WhatsApp. Il listino delle promozioni cambia il lunedì, e il mercoledì un negozio usa ancora quello vecchio.
Esempi di funzionalità
Le funzionalità vengono definite in base alle tue esigenze, agli strumenti già in uso e alla fattibilità dei collegamenti necessari. La proposta iniziale specifica cosa è incluso nel progetto e cosa può essere aggiunto in seguito.
Procedure scritte e ritrovabili
Le istruzioni di lavoro possono stare in pagine divise per reparto, con una ricerca. Chi è appena arrivato trova lì le risposte che oggi chiede ai colleghi.
Comunicazioni con conferma di lettura
Per esempio, un avviso importante arriva a chi deve riceverlo, e vedi chi l'ha letto. Le comunicazioni restano archiviate e si ritrovano anche dopo mesi.
Moduli per le richieste interne
Le richieste di materiale e i rimborsi spese possono diventare moduli che arrivano alla persona giusta. Chi ha fatto la richiesta vede a che punto è.
I piccoli strumenti che oggi vivono su Excel
Spesso c'è un foglio che fa un lavoro preciso, come il registro delle manutenzioni o il calcolo di una fornitura. Posso trasformarlo in una pagina dell'intranet, con i suoi permessi.
Accesso per ruolo
Ognuno entra con il suo account e vede le sezioni del suo reparto. Quando qualcuno lascia l'azienda, disattivi l'account e l'accesso si chiude in un passaggio.
Come lavoriamo
Facciamo l'inventario di quello che usate
Guardo con voi le cartelle condivise e i gruppi che usate oggi per passarvi informazioni. Ne esce l'elenco di cosa spostare e di cosa si può archiviare.
Partiamo dalle domande ricorrenti
La prima versione contiene i documenti e le procedure su cui oggi si fanno più domande. Le altre sezioni arrivano quando questa è entrata nell'abitudine.
I moduli arrivano uno alla volta
Ogni richiesta interna che oggi passa per email diventa un modulo, a partire da quella più frequente. La prova il reparto che la usa, prima che diventi il canale per tutti.
I contenuti li curi tu
Documenti e pagine li aggiorni tu o le persone che indichi, senza chiamarmi. Per le funzioni nuove e l'assistenza puoi contattarmi, secondo quanto concordato.
Intranet e strumenti interni: cosa sapere prima di partire
Un'intranet che la gente apre
Un'intranet aziendale viene usata se contiene qualcosa che serve ogni giorno. Una bacheca di notizie, da sola, smette di essere aggiornata dopo poche settimane. I moduli di richiesta e le procedure di lavoro portano le persone dentro, e da lì leggono anche le comunicazioni.
Per questo scegliamo le prime sezioni guardando le domande che vi fate più spesso tra colleghi, in chat o alla macchinetta del caffè. Se in negozio si chiede sempre come si registra un reso, la procedura del reso è la prima pagina da scrivere.
Chi tiene aggiornati i contenuti
Ogni sezione ha un responsabile, indicato nella pagina stessa. Quando un documento non viene toccato da molto tempo, l'intranet può segnalarlo a chi lo cura. Così le procedure vecchie non restano in giro senza che nessuno se ne accorga.
Le pagine si modificano con un editor simile a quello della posta, e si possono allegare file. Chi cura una sezione la aggiorna da solo, senza conoscere il codice e senza dover passare da me.
Domande frequenti
Si può entrare con l'account Microsoft o Google che usiamo già?
Spesso sì. L'accesso si può collegare all'account aziendale, così nessuno deve ricordare un'altra password. Prima verifico come è configurato il vostro.
Possiamo tenere le cartelle condivise che abbiamo?
Dopo aver verificato la compatibilità, si può collegare l'intranet a servizi come Google Drive o SharePoint, oppure spostare i documenti al suo interno. La scelta dipende da dove lavorate oggi e da chi aggiorna i file.
Funziona anche dal telefono?
Sì. Si apre dal browser, e chi lavora in negozio o in magazzino trova le stesse cose che vede l'ufficio.
Possiamo partire con un reparto solo?
Sì, e spesso conviene. Un reparto la usa per qualche settimana, sistemo quello che non funziona e poi si allarga agli altri.
Quanto costa un'intranet aziendale su misura?
Dipende da quante sezioni e moduli servono e dal collegamento con gli account aziendali. Dopo la prima chiamata ricevi una proposta scritta voce per voce.
A cosa serve un'intranet aziendale?
A dare a tutti i collaboratori lo stesso posto dove trovare procedure, moduli, documenti aggiornati e avvisi, e dove fare le richieste interne come ferie, acquisti o segnalazioni. Ognuno vede quello che lo riguarda, in base al ruolo.
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