Lettura dei documenti
Il programma può leggere i PDF che ricevi, come fatture o documenti di trasporto, e proporti i campi che ti servono. Tu vedi il documento accanto ai dati estratti e confermi.
Intelligenza artificiale nei processi
Integro l'intelligenza artificiale nei processi in cui può ridurre il lavoro manuale, per esempio nella lettura dei documenti, nella classificazione delle richieste e nella preparazione delle risposte.
Ore passate a leggere e ricopiare
Vorresti integrare l'intelligenza artificiale in azienda e non sai da dove cominciare. Intanto qualcuno passa le giornate a leggere documenti e a ricopiarne i dati nel gestionale. Per esempio, un'impresa di trasporti che riceve ogni giorno decine di documenti di trasporto in PDF e li registra a mano, uno per uno.
Hai provato a incollare qualche documento in un chatbot, e a volte la risposta era giusta. Però non sai quando fidarti, e ti chiedi dove finiscono i dati dei clienti che ci carichi.
Esempi di funzionalità
Le funzionalità vengono definite in base alle tue esigenze, agli strumenti già in uso e alla fattibilità dei collegamenti necessari. La proposta iniziale specifica cosa è incluso nel progetto e cosa può essere aggiunto in seguito.
Smistamento delle richieste
Per esempio, le email che arrivano a un indirizzo generico possono essere classificate per argomento e passate alla persona giusta. Quelle dubbie finiscono in una coda da guardare a mano.
Risposte dai tuoi documenti
Posso preparare un assistente che risponde alle domande interne usando i tuoi manuali e le tue procedure, citando il documento da cui ha preso la risposta. Così chi legge può controllarla alla fonte.
Bozze da rivedere
Le risposte ai clienti e i riepiloghi si possono preparare in bozza a partire dai dati che hai. Prima che partano, li rilegge una persona.
Un registro di ogni risultato
Si può registrare ogni lavoro svolto dall'intelligenza artificiale, con il risultato e il nome di chi l'ha approvato. Così misuri quanto sbaglia e su cosa.
Come lavoriamo
Scegliamo un compito preciso
Partiamo da un compito ripetitivo e ben delimitato, per esempio registrare i documenti di trasporto. Deve essere chiaro cosa vuol dire farlo bene.
La prova sui tuoi documenti
Prendo un campione dei tuoi documenti e misuro quanti campi vengono estratti correttamente. Ti mostro anche gli errori, perché sono loro a dire quanto controllo serve.
Decidiamo dove serve il controllo
Dove un errore costa caro, una persona conferma ogni risultato. Dove il sistema si dimostra affidabile nel tempo, il controllo può diventare a campione.
I dati si trattano con attenzione
Scelgo servizi che per contratto non usano i dati inviati per addestrare i loro modelli, e mando solo quello che serve. Quando si può, tolgo i dati personali prima dell'invio.
Intelligenza artificiale nei processi: cosa sapere prima di partire
Cosa fa bene oggi, e cosa no
L'intelligenza artificiale dà buoni risultati su compiti delimitati, come leggere un documento e trovarne i campi o assegnare una richiesta a una categoria. Va bene anche per rispondere partendo da testi che le fornisci tu. Funziona peggio quando deve sapere cose che non stanno nei documenti, o quando deve fare calcoli di cui ti devi fidare.
Per questo lascio i calcoli al programma, con regole normali. Per esempio, il modello legge l'importo da una fattura e il programma controlla che la somma delle righe corrisponda al totale.
A cosa fare attenzione
I dati personali vanno trattati con cura. Scelgo un servizio con condizioni chiare e gli mando solo quello che serve, e l'informativa privacy va rivista con il tuo consulente.
I risultati vanno controllati, soprattutto all'inizio. Un sistema che estrae bene quasi tutti i campi qualche volta sbaglia comunque. Il controllo serve a trovare quegli errori prima che arrivino in contabilità. Conviene anche tenere da parte qualche documento difficile, da usare come prova ogni volta che il servizio cambia versione.
Domande frequenti
L'intelligenza artificiale sbaglia?
Sì, e va messo in conto. Per questo i risultati si controllano, almeno all'inizio, e dove possibile il sistema segnala i casi incerti. Su compiti ripetitivi e ben definiti sbaglia meno che su domande aperte.
Dove finiscono i dati dei miei clienti?
Dipende dal servizio scelto, e lo decidiamo prima di iniziare. Esistono servizi con server in Europa e condizioni che escludono l'addestramento sui tuoi dati. Va aggiornata anche l'informativa privacy, insieme al tuo consulente.
Sostituisce le persone?
Toglie a una persona la parte ripetitiva del lavoro, come ricopiare i dati da un documento. Il controllo e le decisioni restano a lei.
Basta un abbonamento a ChatGPT?
Per scrivere o riassumere a mano un testo può bastare. Per far leggere i documenti dentro i tuoi programmi, collego il servizio al tuo software attraverso una API, cioè un collegamento diretto tra programmi. Così posso aggiungere anche i controlli e il registro.
Quanto costa integrare l'intelligenza artificiale in azienda?
Le voci sono due. Lo sviluppo lo trovi nella proposta, voce per voce. Il costo d'uso del servizio dipende da quanti documenti elabori, e lo misuro nella prova iniziale per dirti quanto aspettarti.
Cosa può fare l'intelligenza artificiale in una piccola azienda?
Lavori di lettura e smistamento: estrarre i dati da fatture e documenti, classificare le email in arrivo, preparare bozze di risposta da controllare, cercare nei documenti interni. Funziona meglio dove una persona controlla il risultato prima che diventi definitivo.
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